Qual é a importância da gestão de viagens e mobilidade?

De que adianta ter todas as opções de transporte urbano disponíveis para os seus colaboradores se eles não forem bem geridos? Provavelmente, serão todos mal utilizados.

A gestão de todas as etapas de uma viagem corporativa é essencial para garantir o bem estar dos colaboradores, manter a saúde financeira do caixa e assegurar que todos os processos estão correndo conforme o planejado.

O gestor de viagens, ou travel manager (em inglês), é um profissional importantíssimo para os colaboradores que viajam com frequência, afinal, é uma figura estratégica que responde por um dos maiores custos das grandes corporações.

Diante de tanta responsabilidade, a função do gestor de viagens passa por diversas atividades e ações estratégicas para o negócio. Algumas de suas atribuições são:

• Manter e procurar novos fornecedores de viagens e de mobilidade;
• Providenciar serviços de mobilidade urbana para os colaboradores;
• Trazer melhorias na experiência do viajante corporativo (desde o planejamento da viagem até a fase de prestação de contas);
• Centralizar e organizar todas informações relacionadas ao tema (políticas, normas, procedimentos);
• Continuamente analisar dados para uma gestão mais eficiente.

Como ser um gestor realmente eficaz?

É importante que o gestor de viagens atue como um ponto de apoio em todos os assuntos pertinentes à mobilidade.

Esclarecer dúvidas e intermediar as relações entre a empresa (além de seus times que viajam) e companhias aéreas, hotéis, locadoras de veículos, meios de pagamentos, plataformas de gestão de viagens online, sistemas de expense management, etc.

Além disso, este profissional também precisa estar presente como um apoio nas questões de segurança dos viajantes. É uma função que ganha destaque e relevância, por ser estratégica.

Outros pontos fundamentais

1️⃣ Conhecer bem o perfil dos funcionários (e suas viagens)

As empresas não são iguais e, consequentemente, seus colaboradores também não.

Alguns terão mais facilidade em lidar com as ferramentas tecnológicas, outros, menos; alguns terão mais disponibilidade para viagens longas e cansativas, outros preferirão conversar com os clientes através de outros meios.

Um bom gestor deve se perguntar sempre “quais são as necessidades do meu colaborador? Como eu posso trabalhar para que elas sejam atendidas da forma mais inteligente e assertiva possível?”

Com essa noção, é possível delimitar as melhores opções de transporte, a duração da viagem, como serão feitos os deslocamentos e demais processos.

• Ah, é importante se atentar também ao fato de que a aviação deixou de ser o único ponto de atenção de um gestor; faz alguns anos que vai muito além.

A mobilidade está presente em todos os níveis hierárquicos na empresa. Assim, ao conhecer bem o perfil específico dos seus funcionários que viajam, o gestor poderá atendê-los de forma adequada.

2️⃣ Conhecimento de processos eletrônicos

O gerente de viagens também precisa saber operar os programas utilizados para realizar a administração das viagens.

Cada função — emissão de passagem, reserva de hotel, controle financeiro etc. — pode ser realizada por um diferente tipo de software que o profissional precisa conhecer bem.

3️⃣ Saber interpretar números e dados

É essencial ter a capacidade de bater o olho em gráficos e conseguir extrair informações úteis.

Conectar pontos distantes, de diversas fontes, perguntas e respostas. Antecipar tendências e alertar seus superiores, pares e stakeholders. Interesse e gosto por números, leitura rápida de potenciais erros de base de dados.

Olhar relatórios e analisar tendências faz parte de uma estratégia de sucesso! Redefinir novos passos devem ser feito olhando para erros e acertos do passado, sempre observando as novas tecnologias e as oportunidades de levar inovação para dentro da empresa.

Quais características um bom gestor precisa ter em 2023?

1️⃣ Atenção ao Duty of Care: o dever de cuidar dos seus colaboradores vai muito além de situações imprevistas, acidentes ou problemas de saúde.

O Duty of Care perpassa cada detalhe de uma viagem, como o reembolso de um almoço na rua, ou o valor pago por km — que precisa acompanhar as altas da gasolina.

2️⃣ Capacidade de buscar oportunidades: é importante tirar um momento para se distanciar dos processos e procurar, “de fora”, oportunidades de melhorá-los, facilitando a vida dos seus colaboradores e gerando economia para a empresa.

3️⃣ Educar seus viajantes: ter colaboradores que aprenderam a ter autonomia para resolver problemas de baixa e média complexidade pode ser muito positivo para a empresa, pois evita a sobrecarga do gestor.

Para chegar a este ponto, é preciso desenvolver um esquema de trabalho com muito apoio aos viajantes e dedicação em ensinar, além de buscar ferramentas de viagem que prezam pela autonomia e o autosserviço.

Como deu para perceber, gestão de mobilidade é um assunto bem complexo, pelo qual somos apaixonados. 😍