Quais são as despesas corporativas mais reembolsadas pelas empresas?

As despesas corporativas são gastos realizados pelos funcionários de uma empresa no exercício de suas atividades profissionais. Essas despesas são geralmente reembolsadas pela companhia, seguindo suas políticas internas.

Por exemplo, em uma viagem a trabalho, os funcionários frequentemente enfrentam diversos custos adicionais. 

Entre eles estão o café consumido no aeroporto enquanto aguardam o embarque, o uso de internet a bordo para manter a produtividade e conexão durante o voo, almoços com clientes para discussões de negócios, ou até a necessidade de adquirir equipamentos e materiais de escritório. 

No entanto, é importante que as empresas tenham políticas claras e bem definidas sobre quais tipos de despesas são reembolsáveis e quais não são. Isso ajuda a evitar abusos e gastos desnecessários, além de garantir que todos os funcionários sejam tratados de forma justa e igualitária.

Vamos ver quais são as categorias de despesas mais comumente reembolsadas pelas empresas:

1. Viagens e hospedagem

Uma das categorias mais frequentes de reembolso são as despesas relacionadas a viagens corporativas. Quando um funcionário precisa se deslocar para outra cidade ou país a fim de participar de reuniões, eventos ou realizar qualquer outra atividade relacionada ao seu trabalho, a empresa geralmente cobre os custos envolvidos.

Esses custos incluem passagens aéreas, hospedagem em hotéis, aluguel de carros, transporte terrestre (como táxis, Uber e outros serviços de transporte), refeições e outras despesas relacionadas à viagem. É comum que as empresas tenham parcerias com companhias aéreas, redes de hotéis e locadoras de veículos para obter descontos e facilitar o processo de reserva e pagamento.

Algumas empresas também possuem políticas específicas para viagens internacionais, que podem incluir a necessidade de obter vistos, seguros de viagem e vacinas, dependendo do destino.

Nesses casos, é importante que o funcionário se informe sobre os requisitos e procedimentos necessários com antecedência, para evitar contratempos.

Além disso, muitas empresas estabelecem limites de gastos para cada categoria de despesa durante uma viagem, como hospedagem e alimentação. Esses limites visam a controlar os custos e garantir que os funcionários não gastem mais do que o necessário.

É fundamental que os colaboradores estejam cientes desses limites e os respeitem, para evitar problemas no momento de solicitar o reembolso.

2. Refeições e entretenimento

Gastos com refeições de negócios, seja com clientes, fornecedores ou mesmo entre colegas de trabalho, costumam ser reembolsados pelas empresas. Essas refeições podem ser realizadas em restaurantes, cafés ou até mesmo no próprio escritório, quando a empresa oferece serviços de alimentação.

O reembolso de despesas com refeições e entretenimento é uma forma de a empresa incentivar a interação entre seus funcionários e parceiros de negócios, fortalecendo os relacionamentos e facilitando a comunicação.

No entanto, é importante que essas despesas sejam realizadas com moderação e sempre com o objetivo de gerar valor para a empresa.

Algumas empresas estabelecem limites para os gastos com refeições e entretenimento, enquanto outras exigem que essas despesas sejam aprovadas previamente por um gestor.

É fundamental que os funcionários estejam cientes das políticas da empresa nesse sentido e as sigam à risca, para evitar problemas no momento de solicitar o reembolso.

Além das refeições, despesas com eventos e entretenimento corporativo também podem ser cobertas pela empresa. Isso inclui a participação em feiras, congressos, workshops e outros eventos relacionados ao setor de atuação da companhia.

Nesses casos, a empresa geralmente cobre os custos de inscrição, transporte, hospedagem e alimentação dos funcionários que participam desses eventos.

3. Materiais de escritório e suprimentos

Para desempenhar suas funções adequadamente, os funcionários precisam ter acesso a materiais de escritório e suprimentos diversos. Esses itens incluem papel, canetas, lápis, borrachas, clipes, grampeadores, pastas, envelopes, entre outros.

Além desses materiais básicos, alguns departamentos podem necessitar de suprimentos específicos, como toners para impressoras, cartuchos de tinta, papel fotográfico, entre outros. Esses itens também costumam ser reembolsáveis, desde que sejam utilizados para fins profissionais.

Muitas empresas possuem um almoxarifado ou departamento responsável por controlar e distribuir esses materiais aos funcionários. Nesses casos, os colaboradores podem solicitar os itens necessários diretamente a esse setor, sem precisar arcar com os custos.

No entanto, em algumas situações, pode ser necessário que o funcionário adquira esses materiais por conta própria e solicite o reembolso posteriormente.

É importante que os funcionários utilizem os materiais de escritório e suprimentos de forma consciente e evitem desperdícios. Além de ser uma questão de sustentabilidade, o uso adequado desses recursos também contribui para a redução de custos da empresa.

4. Treinamentos e eventos

Investir no desenvolvimento profissional dos funcionários é essencial para o crescimento e o sucesso de qualquer empresa. Por isso, muitas companhias oferecem treinamentos, workshops, conferências e outros eventos relacionados à capacitação de seus colaboradores.

Esses eventos podem ser realizados internamente, com instrutores da própria empresa, ou externamente, em instituições de ensino, centros de treinamento ou até mesmo em outras cidades ou países. Independentemente do formato, a empresa geralmente cobre os custos envolvidos, como inscrição, materiais didáticos, transporte, hospedagem e alimentação.

Além de aprimorar as habilidades e conhecimentos dos funcionários, esses eventos também são uma excelente oportunidade para networking e troca de experiências com profissionais de outras empresas e setores. Isso pode gerar insights e parcerias estratégicas para a companhia.

No entanto, é fundamental que os treinamentos e eventos sejam alinhados com os objetivos e necessidades da empresa.

Antes de aprovar a participação de um colaborador em um determinado evento, o gestor deve avaliar se o conteúdo é relevante para a função desempenhada e se trará benefícios concretos para a companhia.

5. Planos de celulares corporativos

Com o avanço da tecnologia, as despesas com telecomunicação se tornaram cada vez mais comuns no ambiente corporativo.

Muitos funcionários precisam utilizar telefones celulares, smartphones, tablets e outros dispositivos móveis para se comunicar com colegas, clientes e fornecedores, bem como para acessar e-mails, documentos e sistemas da empresa.

Para viabilizar essa comunicação, as empresas podem fornecer aos seus funcionários planos de telefonia móvel, pacotes de dados e outros serviços relacionados. Nesses casos, a companhia arca com os custos desses serviços, desde que sejam utilizados para fins profissionais.

Algumas empresas também reembolsam despesas com internet fixa, especialmente para funcionários que trabalham remotamente ou que precisam realizar atividades fora do escritório.

Nesses casos, é importante que o colaborador negocie com a empresa qual a melhor forma de contratação e pagamento desses serviços, para evitar problemas futuros.

É fundamental que os funcionários utilizem os recursos de telecomunicação de forma adequada e ética, evitando o uso excessivo para fins pessoais ou o compartilhamento de informações confidenciais da empresa. Além disso, os colaboradores devem estar cientes das políticas da companhia quanto ao uso desses serviços e seguir as orientações fornecidas.

6. Serviços de entrega e frete

Em muitas situações, os funcionários precisam enviar documentos, amostras de produtos, equipamentos ou outros itens relacionados ao trabalho para clientes, fornecedores ou mesmo para outras unidades da empresa.

Nesses casos, os serviços de entrega e frete são essenciais para garantir que esses itens cheguem ao seu destino de forma rápida e segura.

As despesas com esses serviços podem incluir a contratação de empresas de courier, transporte rodoviário, aéreo ou marítimo, dependendo da urgência e da distância a ser percorrida.

Além disso, pode ser necessário arcar com custos de embalagem, seguro e rastreamento das encomendas.

Geralmente, as empresas possuem contratos com prestadores de serviços de entrega e frete, o que facilita o processo de envio e o controle dos custos. No entanto, em algumas situações, os funcionários podem precisar contratar esses serviços por conta própria e solicitar o reembolso posteriormente.

7. Equipamentos e tecnologia

Com a crescente digitalização dos processos de trabalho, as despesas com equipamentos e tecnologia se tornaram cada vez mais comuns nas empresas.

Isso inclui a aquisição de computadores, laptops, tablets, smartphones, impressoras, scanners, projetores e outros dispositivos essenciais para o desempenho das atividades profissionais.

Além dos equipamentos em si, as empresas também podem arcar com os custos de softwares, licenças, assinaturas de serviços em nuvem e outros recursos tecnológicos necessários para o trabalho. Esses custos podem ser reembolsados aos funcionários ou pagos diretamente pela empresa, dependendo da política adotada.

É importante que a empresa estabeleça critérios claros para a aquisição e o uso desses equipamentos e recursos tecnológicos, levando em consideração as necessidades específicas de cada departamento e função.

Além disso, os funcionários devem ser orientados quanto à utilização adequada e segura desses dispositivos, bem como sobre a importância de manter os softwares e sistemas atualizados.

8. Vestuário e uniformes

Em algumas empresas, especialmente aquelas que exigem um dress code específico ou que fornecem uniformes aos seus funcionários, as despesas com vestuário também podem ser reembolsáveis.

Isso inclui a compra de roupas, sapatos e acessórios adequados para o ambiente de trabalho, bem como a manutenção e limpeza desses itens.

Nesses casos, é importante que a empresa estabeleça diretrizes claras sobre o que é considerado um vestuário adequado e quais são os limites de valor para essas despesas.

Além disso, os funcionários devem ser orientados quanto à importância de manter uma aparência profissional e alinhada com os valores e a imagem da empresa.

9. Despesas com veículos

Para funcionários que precisam utilizar veículos próprios para fins profissionais, como visitar clientes, participar de reuniões externas ou realizar entregas, as despesas relacionadas ao uso desses veículos podem ser reembolsáveis pela empresa.

No entanto, é fundamental que a empresa estabeleça critérios claros para o reembolso dessas despesas, como a necessidade de apresentar recibos e comprovantes, além de definir limites de valor e quilometragem.

Além disso, os funcionários devem ser orientados quanto à importância de utilizar os veículos de forma segura e responsável, respeitando as leis de trânsito e mantendo os documentos e seguros do veículo em dia.

10. Despesas com home office

Após a pandemia e a adoção do trabalho remoto por muitas empresas, as despesas relacionadas ao home office ganharam destaque. Isso inclui gastos com equipamentos (como computadores, monitores, teclados e mouses), mobiliário ergonômico (como cadeiras e mesas adequadas), internet, telefonia e até mesmo custos com energia elétrica.

Algumas empresas optam por fornecer esses equipamentos e recursos diretamente aos funcionários, enquanto outras preferem reembolsar os gastos realizados pelos colaboradores.

Independentemente da abordagem escolhida, é importante que a empresa estabeleça diretrizes claras sobre quais despesas são elegíveis para reembolso e quais são os limites de valor.

Além disso, é fundamental que os funcionários sejam orientados quanto à ergonomia e à organização do espaço de trabalho em casa, a fim de prevenir problemas de saúde e garantir a produtividade.

A empresa também deve oferecer suporte técnico aos colaboradores que enfrentam desafios na adaptação ao trabalho remoto.

Conclusão

O reembolso de despesas corporativas é uma prática comum nas empresas, que visa a garantir que os funcionários tenham os recursos necessários para desempenhar suas atividades profissionais sem precisar arcar com custos do próprio bolso.

No entanto, para que esse processo seja eficiente e justo, é fundamental que a empresa estabeleça políticas claras e bem definidas sobre quais tipos de despesas são reembolsáveis e quais não são.

Além disso, os funcionários devem ser orientados quanto à importância de utilizar esses recursos de forma consciente e responsável, evitando gastos desnecessários e priorizando a eficiência e a qualidade do trabalho.

A comunicação transparente entre a empresa e os colaboradores é essencial para garantir que todos estejam alinhados quanto às expectativas e responsabilidades relacionadas ao reembolso de despesas.

Por fim, é importante ressaltar que o reembolso de despesas não deve ser visto apenas como uma obrigação da empresa, mas também como um investimento no bem-estar e na produtividade dos funcionários. 

Ao fornecer os recursos necessários para que os colaboradores desempenhem suas atividades da melhor forma possível, a empresa está contribuindo para o crescimento e o sucesso do negócio como um todo.

Como ter reembolsos automáticos na sua empresa?

Com a VOLL Wallet, sua empresa pode fazer a gestão de despesas corporativas de forma dinâmica e inteligente através de carteiras digitais. Essa solução permite o controle total de todos os pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolso ou Pix.

Além disso, é possível administrar as faturas e criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.

Dessa forma, você terá controle efetivo dos gastos corporativos antes mesmo que eles aconteçam, evitando ultrapassar o orçamento.

Controle de orçamento em uma única plataforma

Com a VOLL Wallet, a sua empresa precisa apenas de uma plataforma. Personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com cargos, nível, departamento ou até mesmo por cada colaborador.

É possível bloquear ou exigir aprovação para gastos por categorias ou limites de valores específicos, garantindo o cumprimento das regras estabelecidas.

Além disso, a plataforma oferece fluxos de aprovação personalizados, proporcionando uma visibilidade clara para o colaborador do motivo de pagamentos fora da política.

Também conta com a tecnologia OCR+ para auditoria de comprovantes em tempo real, automatizando a gestão de despesas e aumentando a responsabilidade e compliance da empresa.

Cartão corporativo

Administre o uso de cartões corporativos de forma eficiente e integrada. É possível criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.

Isso proporciona um maior controle sobre as despesas corporativas, permitindo um controle detalhado dos gastos, evitando surpresas e garantindo o cumprimento do orçamento estabelecido.

Adiantamentos e reembolsos

Automatize o processo de adiantamentos e reembolsos. Essa funcionalidade elimina milhares de rotinas manuais de conferência, auditoria e pagamentos todos os meses, proporcionando mais eficiência e agilidade nos processos financeiros.

Dessa forma, os colaboradores podem solicitar adiantamentos de forma fácil e rápida e a empresa pode realizar os reembolsos de forma automática. Isso é possível porque o processo de prestação de contas acontece em tempo real, quando o colaborador está criando a solicitação.

Essa automação reduz erros e retrabalhos, além de garantir mais transparência e controle.

Política corporativas

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A inteligência artificial exclusiva da VOLL Wallet aplica automaticamente os controles personalizados antes e depois de todos os pagamentos, garantindo o cumprimento das políticas estabelecidas pela empresa.

Além disso, a plataforma torna as regras de despesas corporativas compreensíveis e acessíveis a cada pagamento, garantindo que os colaboradores estejam cientes das políticas e evitando gastos não autorizados.

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