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11/05/2020
Por: VOLL

Quais são as fases de estruturação de um plano de mobilidade corporativa?

Muitas empresas já possuem uma política, normativa ou um plano de mobilidade corporativa. Neste documento, constam as informações e orientações que norteiam o uso de transporte pelos colaboradores, enquanto estão em atividades que exigem trânsito, viagem ou deslocamentos.

Estes planos normalmente incluem as respostas para as perguntas:

  • Posso utilizar o transporte pela empresa? (Quem)
  • Em que situações posso utilizar o transporte pela empresa? (Quando)
  • De que maneira devo solicitar o transporte pela empresa? (Como)
  • Em caso de dúvidas ou necessidades de esclarecimentos, a quem devo recorrer? (Suporte)

Naturalmente, uma política estruturada em múltiplas ferramentas para solicitar, acompanhar e gerenciar os custos com a mobilidade de funcionários amplia o campo de visão de quem administra estes investimentos, prejudicando análises e tomadas de decisão assertivas.

Na visão do colaborador, ter que se orientar para uma operação de mobilidade difusa dificulta o uso de transporte — o qual, no entendimento estratégico de gestão administrativa, precisa ser algo simples, eficiente e com o menor custo possível.

Se a sua empresa ainda não tem um normativa estruturada para o uso de transporte por seus colaboradores, sugerimos estruturar um plano de mobilidade. A tarefa envolve muitas ações e análises; por este motivo, nossa sugestão é estruturá-la em etapas. Assim, você consegue dar a atenção e manter o foco para cada item do projeto.

Para colocar em prática a gestão da mobilidade de forma efetiva, sugerimos que alguns passos sejam seguidos. As principais fases do seu plano de mobilidade corporativa são apresentadas e detalhadas aqui, neste artigo.

Cada uma é de suma importância para o projeto e deve ser configuradas em ordem, para êxito da implantação e entregas. São elas: Preparação, Diagnóstico, Elaboração, Implementação e Monitoramento.

Parte integral desta estruturação, a Comunicação do plano deve ser transversal e estar presente em todas as cinco fases.

 

 

Fase 1: Preparação

A primeira fase do plano de mobilidade corporativa tem como objetivo mapear as necessidades, condições de aplicação e interesses envolvidos na implantação e na execução do planejamento. Desta forma, é importante percorrer as seguintes ações, neste momento da estruturação do seu plano de mobilidade corporativa:

  • Identificar necessidades.
  • Sensibilizar a diretoria.
  • Mapear atores envolvidos.
  • Formar comitê gestor.
  • Definir gestor de mobilidade e equipe técnica envolvida.

Nesta etapa, a Comunicação exerce um papel importante no início do processo. Seus principais objetivos, neste momento, devem ser:

  • Mostrar para a diretoria (ou para os tomadores de decisão envolvidos na gestão de transporte, viagens ou mobilidade da sua empresa) a importância do engajamento dos colaboradores envolvidos na estruturação do plano de mobilidade.
  • Definir responsáveis pela comunicação.

Fase 2: Diagnóstico

Sua empresa pertence a um segmento de negócio específico, e também tem uma cultura e perfil próprios. Não é porque você trabalha em uma organização do segmento bancário que necessariamente você irá se comportar, no que tange a mobilidade de seus colaboradores, da mesma maneira como os demais bancos do mercado.

Variações de localização da matriz, perfil de abordagem comercial, estruturação do organograma e, inclusive, o momento de mercado (expansão, consolidação, recuperação etc.) impactam diretamente no raio-x de sua gestão de mobilidade, que precisa ser apurado nesta etapa do plano de mobilidade corporativa.

Por estes motivos, esta fase é de extrema importância, pois ela irá ditar as prioridades e pontos de atenção das próximas.

  • Levantar ações realizadas.
  • Conhecer estrutura e políticas da empresa.
  • Análise da dados (big e small data).
  • Levantar oferta de transporte e de serviços no entorno.
  • Realizar pesquisa com colaboradores.

A Comunicação desta fase, igualmente com na anterior, tem um papel estratégico e precisa se atentar às ações que estimulem o engajamento iterativo dos envolvidos:

  • Comunicar a importância da pesquisa aos colaboradores.
  • Divulgar os resultados do diagnóstico.

Fase 3: Elaboração

Com o diagnóstico elaborado, esta fase destina-se ao planejamento de mobilidade da empresa. Neste momento, é muito importante garantir que as variáveis envolvidas neste plano tenham sido consideradas (e.g. perfil de uso de transporte, motivos de uso de transporte, localizações — não se esqueça de considerar se sua empresa faz uso de transporte fora do país — e necessidades de deslocamento de diferentes equipes da organização).

  • Analisar resultados do diagnóstico.
  • Definir objetivos, estratégias, ações, metas e indicadores.
  • Levantar orçamento disponível.
  • Elaborar plano de ação com prazos.

As ações de comunicação nesta etapa são também importantes, pois compartilham o objetivo mais latente de engajamento de todos os administradores, gestores e utilizadores de transporte pela empresa. Lembre-se de:

  • Definir plano de comunicação.
  • Elaborar materiais de comunicação.
  • Sensibilizar funcionários sobre a importância da mobilidade para os negócios da empresa.

Fase 4: Implementação

A definição dos objetivos, atrelada às necessidade apuradas nas primeiras fases do projeto, precisam sair do papel. E é nesta fase em que o estudo, planejamento e expectativas tomam forma.

Na implementação, é comum que ajustes de percurso precisem ser realizados. Não se preocupe se alguma modificação precisar ser feita; neste momento, adaptações que beneficiem a entrega final do projeto e seus resultados e entregas são muito bem-vindas.

Seus objetivos, neste momento, devem ser:

  • Estabelecer parcerias com especialistas em implantação de planos de mobilidade corporativa.
  • Implementar plano de ação.
  • Realizar a gestão da implementação.

Novamente, todo o envolvimento e engajamento estimulados nas fases anteriores deve tomar forma neste momento. Mesmo durante a implementação do plano de mobilidade corporativa, é preciso evidenciar as pequenas vitórias; cada passo dado é de suma importância para a entrega maior e assim os colaboradores envolvidos precisam enxergá-lo.

  • Comunicar ações implementadas.
  • Divulgar e premiar bons resultados.

Fase 5: Monitoramento

O monitoramento contempla a análise de metas, indicadores e efetividade das ações implantadas, além de possíveis revisões do plano. Após a completa implantação das medidas do plano, a empresa pode criar um programa permanente de Gestão da Mobilidade Corporativa — ou Gestão da Demanda de Viagens (GDV).

  • Analisar medidas implantadas.
  • Acompanhar metas e indicadores.
  • Verificar necessidade de revisão do plano.
  • Elaborar relatório/report.
  • Criar um programa permanente.

Os objetivos da Comunicação, neste momento, devem ser:

  • Divulgar indicadores e metas alcançadas.
  • Informar eventuais revisões e alterações no plano.

 

Precisa de ajuda para criar o seu plano de gestão de mobilidade? Entre em contato com a VOLL, para te auxiliarmos: contato@govoll.com.

 

Este artigo foi criado a partir da referência de um material produzido pela EY em parceria com a Mobilize Brasil, disponível na íntegra neste link.

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