Viagem a trabalho: direitos do colaborador e passos para uma experiência segura e eficiente

A mobilidade corporativa é um motor essencial para o crescimento de qualquer organização que busca expandir sua atuação e consolidar novos negócios.

Mas planejar uma viagem a trabalho exige um equilíbrio entre o cumprimento rigoroso das obrigações legais e o bem-estar do profissional em trânsito.

Uma gestão estratégica de viagens corporativas transforma o simples deslocamento em uma vantagem competitiva, capaz de aumentar a produtividade e fortalecer a retenção de talentos.

Para isso, o desafio vai além da logística básica e envolve também garantir que cada viagem esteja totalmente alinhada às políticas de viagens, ao mesmo tempo em que zela pela experiência do viajante. 

Neste conteúdo, você verá como estruturar uma viagem corporativa eficiente do ponto de vista legal, operacional e estratégico, entendendo:

• O que é uma viagem a trabalho;

• O que a CLT diz sobre viagens a trabalho;

• Quais são os direitos do colaborador durante viagens corporativas;

• Como funciona a jornada de trabalho durante a viagem;

• Documentos necessários em uma viagem corporativa;

• Boas práticas para proporcionar uma boa viagem a trabalho;

• Boas práticas para reembolso e prestação de contas;

• Duty of Care em viagens corporativas.

O que é uma viagem a trabalho?

Uma viagem a trabalho é todo deslocamento a serviço realizado pelo colaborador fora de sua base habitual, com o objetivo de atender demandas profissionais da empresa.

Isso inclui visitas a clientes, participação em eventos, treinamentos, reuniões estratégicas ou operações em outras unidades.

É um período em que o profissional representa a imagem da empresa, exigindo que a organização ofereça todo o suporte necessário para o pleno exercício de suas funções.

Diferentemente de um deslocamento comum para o escritório, essa jornada envolve uma logística complexa que abrange passagens aéreas, hospedagem, transporte local e alimentação.

O crescimento desse mercado reforça sua relevância estratégica: segundo a Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas (ABRACORP), o setor atingiu um faturamento recorde de R$ 13,7 bilhões em 2025.

Isso mostra que as viagens corporativas continuam sendo um investimento relevante e, por isso, precisam ser bem geridas.

Para o gestor de viagens, o ponto-chave é entender que ela não começa no embarque, mas na decisão de viajar. Da solicitação à prestação de contas, cada etapa impacta diretamente o controle de despesas, a experiência do colaborador e os resultados da empresa.

Quando bem estruturada, a viagem corporativa deixa de ser apenas um custo necessário e se transforma em uma operação controlada, mensurável e alinhada à estratégia do negócio.

O que a CLT diz sobre viagens a trabalho?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não possui um capítulo exclusivo sobre viagens a trabalho, mas regula os efeitos desse deslocamento dentro da relação trabalhista.

Por isso, viagens corporativas exigem reembolso total de despesas (hospedagem, transporte, alimentação), contabilização do tempo de deslocamento e trabalho como jornada oficial, e pagamento ou compensação de horas extras se excederem o limite diário.

Sempre que o colaborador estiver em deslocamento a serviço, ele pode ser considerado à disposição da empresa, dependendo do contexto. Isso impacta principalmente o cálculo de horas extras, períodos de descanso e eventuais compensações.

Segundo o artigo 457 da CLT:

“As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.”

Essa diretriz reforça a importância de uma política de viagens e de compliance bem estruturada, que defina critérios de reembolso e limites de gastos.

Além disso, o tempo à disposição da empresa deve ser devidamente controlado e registrado, especialmente para evitar passivos trabalhistas relacionados a horas extras.

A transparência nessas regras não apenas protege a empresa juridicamente, mas também promove a segurança do colaborador em trânsito.

Quais são os direitos do colaborador CLT durante viagens corporativas?

Durante uma viagem a trabalho, o colaborador continua integralmente amparado pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e demais normas aplicáveis. Isso significa que a empresa deve cuidar de pontos como:

• Cobertura de despesas durante a viagem;

• Diárias de viagem;

• Reembolso ou adiantamento de despesas;

• Jornada de trabalho e descanso;

• Segurança e dever de cuidado (duty of care).

Além disso, surgem algumas particularidades importantes relacionadas ao deslocamento a serviço, que exigem atenção da empresa para garantir conformidade legal e boa gestão.

Veja os principais pontos:

1. Cobertura de despesas durante a viagem

A legislação trabalhista não detalha todas as despesas de viagem, mas estabelece que o empregado não pode arcar com custos necessários à execução do trabalho. Assim, é responsabilidade da empresa custear ou reembolsar despesas essenciais, como:

• Transporte (aéreo, terrestre, etc.);

• Hospedagem;

• Alimentação;

• Deslocamentos locais vinculados à atividade.

Caso o empregado arque com esses custos sem reembolso, pode-se caracterizar transferência indevida de ônus ao trabalhador, com risco de passivo trabalhista.

Isso exige uma política clara de despesas e controles consistentes para evitar inconsistências e disputas.

2. Diárias de viagem

A diária de viagem a trabalho é um valor pago pela empresa ao colaborador que precisa se deslocar para realizar atividades profissionais fora do seu local habitual de trabalho.

A antiga regra do limite de 50% da remuneração foi alterada pela Reforma Trabalhista (Lei nº 13.467/2017). Atualmente, as diárias de viagem não integram o salário, independentemente do valor, desde que efetivamente destinadas a custear despesas do trabalho.

Ou seja: não há mais limite legal fixo de 50%, porém, se houver desvirtuamento (pagamento habitual sem vínculo com despesas reais), pode haver questionamento judicial.

Para evitar riscos, sempre vincule diárias a viagens reais e mantenha critérios claros, evitando o uso como complemento salarial disfarçado.

3. Reembolso ou adiantamento de despesas

Além das diárias, muitas empresas adotam modelos de adiantamento de despesas, reembolso posterior ou uma abordagem híbrida.

Independentemente do modelo, é essencial haver um processo claro de prestação de contas durante a viagem a trabalho, com uma política formal de despesas e critérios objetivos de aprovação e apresentação de documentos comprobatórios.

Sem esse controle, a empresa perde visibilidade sobre os gastos e compromete sua eficiência operacional e savings.

4. Jornada de trabalho e descanso

Mesmo fora da empresa, o colaborador deve ter condições adequadas para desempenhar suas atividades. Isso inclui hospedagem apropriada, tempo de descanso e uma agenda compatível com a jornada.

O tempo de viagem pode ser considerado como jornada de trabalho, dependendo do contexto e do grau em que o empregado esteja à disposição da empresa, conforme previsto na Consolidação das Leis do Trabalho.

Em geral:

• Deslocamentos dentro da jornada são considerados tempo de trabalho;

• Deslocamentos fora da jornada podem gerar horas extras, especialmente quando houver atividade ou exigência de disponibilidade por parte do empregador.

A análise depende de fatores como a existência de atividades durante o trajeto e o grau de disponibilidade exigido.

Em relação às condições de trabalho e descanso, a empresa deve assegurar condições adequadas de hospedagem e o respeito ao intervalo interjornada (mínimo de 11 horas consecutivas de descanso) e intrajornada (normalmente sendo o mínimo de 1 hora e máximo de 2 horas, durante o período de trabalho).

O descumprimento dessas regras pode gerar o pagamento de horas extras e a criação de passivos trabalhistas.

5. Segurança e dever de cuidado (duty of care)

Embora o termo “duty of care” não esteja explicitamente na Consolidação das Leis do Trabalho, ele decorre de obrigações legais do empregador, como as previstas no art. 157, que estabelece o dever de zelar pela segurança e pela saúde dos trabalhadores, além do cumprimento das normas de segurança do trabalho.

Isso implica a adoção de práticas como a escolha de fornecedores seguros, a avaliação de riscos do destino, a oferta de suporte em situações de emergência e a orientação prévia ao colaborador.

Lembre-se de que, se ocorrer um acidente durante a viagem a trabalho, ele pode ser caracterizado como acidente de trabalho, dependendo do nexo com a atividade profissional, com as devidas consequências legais.

Como funciona a jornada de trabalho durante a viagem corporativa?

A jornada de trabalho durante uma viagem corporativa depende diretamente do nível de atividade, disponibilidade e subordinação do colaborador ao longo do deslocamento.

Isso significa que nem todo o tempo fora da base é automaticamente considerado como hora trabalhada.

O tempo de deslocamento, como trajeto até o aeroporto, embarques, conexões ou períodos de espera, não é automaticamente considerado jornada de trabalho.

Contudo, esse período pode ser enquadrado como tempo à disposição do empregador (art. 4º da CLT) quando houver exigência de atuação profissional ou restrição relevante da liberdade do colaborador.

O período em viagem pode ser considerado jornada de trabalho quando o colaborador:

• Está executando atividades profissionais (e-mails, relatórios, reuniões online);

• Está dirigindo a serviço da empresa;

• Está em regime de sobreaviso com restrição relevante de disponibilidade.

Nesses casos, o tempo da viagem a trabalho pode ser caracterizado como tempo à disposição, podendo gerar remuneração ou compensação.

Por outro lado, não configura jornada de trabalho quando o colaborador:

• Está apenas como passageiro em deslocamento;

• Não realiza atividades profissionais durante o trajeto;

• Não está formalmente em regime de sobreaviso.

Ainda assim, cada situação deve ser analisada conforme o contexto da viagem e a exigência do empregador.

Horas extras e banco de horas em viagens

Quando há extrapolação da jornada habitual durante a viagem, as horas devem ser tratadas de acordo com a legislação trabalhista:

• Pagamento de horas extras, quando aplicável;

• Compensação via banco de horas, quando houver acordo válido.

O banco de horas deve estar previsto em acordo individual ou coletivo, conforme a CLT.

Por isso, mesmo em deslocamento, a empresa deve manter controle de jornada dos colaboradores que não se enquadram nas exceções legais.

Uso de ponto eletrônico ou sistemas digitais e registro claro das atividades realizadas ajudam a garantir o controle adequado.

Isso reduz riscos trabalhistas e aumenta a previsibilidade na gestão de horas.

Viagens em finais de semana e feriados

Viagens a trabalho realizadas durante o final de semana podem ser consideradas como horas trabalhadas quando houver efetiva prestação de serviços ou exigência de disponibilidade por parte do empregado.

Nos domingos e feriados, o trabalho deve ser compensado com folga em outro dia da semana ou remunerado em dobro, conforme previsto na legislação e na Consolidação das Leis do Trabalho, além de eventuais disposições em convenções coletivas.

Em relação aos sábados, o tratamento varia conforme a jornada contratual. Em regimes em que o sábado é considerado dia útil de trabalho, as horas prestadas seguem a jornada normal.

Já quando há extrapolação da jornada semanal ou previsão em acordo/convenção coletiva, pode haver pagamento de horas extras, geralmente com adicional de 50%.

Quais documentos são necessários em uma viagem corporativa?

A organização documental é um dos pilares que garantem a fluidez da logística de viagens empresariais e evitam interrupções desnecessárias. Além dos documentos básicos, é preciso considerar algumas particularidades dos deslocamentos a trabalho:

1. Documentos pessoais obrigatórios

O colaborador deve portar documentos válidos e atualizados, como RG, CNH ou passaporte, dependendo do destino. Em viagens internacionais, também podem ser exigidos vistos e permissões específicas.

2. Comprovantes de reserva e itinerário

Ter acesso fácil às informações de voo, hospedagem e transporte é essencial. Isso inclui passagens aéreas e hospedagem, horários, localizadores e contatos dos fornecedores.

3. Apólice de seguro-viagem

A segurança do colaborador em trânsito é reforçada pela apólice de seguro-viagem, contendo os contatos de emergência da seguradora.

Em determinados destinos, certificados internacionais de vacinação (como o da febre amarela) são exigências sanitárias fundamentais para a entrada no país.

4. Vouchers de mobilidade e locação

Caso a jornada inclua o aluguel de veículos, o colaborador deve portar a reserva e uma habilitação compatível com a categoria do carro.

5. Meios de pagamento corporativos

Cartões corporativos, carteiras digitais ou sistemas de pagamento integrados facilitam o controle e reduzem a necessidade de reembolsos posteriores à viagem a trabalho.

Esse ponto está diretamente ligado ao controle de despesas e à visibilidade dos gastos em tempo real.

6. Contatos de emergência e suporte

O colaborador precisa saber exatamente a quem recorrer em caso de problemas. Isso inclui contatos internos, suporte da agência e canais de atendimento.

Esse cuidado reforça o conceito de segurança do colaborador em trânsito e faz parte de uma estratégia mais ampla de duty of care.

Como proporcionar uma boa viagem a trabalho? Práticas essenciais

Na VOLL, acreditamos que uma boa viagem corporativa não começa no check-in do hotel, mas sim no exato momento da reserva.

Oferecer uma excelente experiência ao colaborador não é um luxo, mas uma estratégia de eficiência operacional, cuidado e geração de savings.

Uma jornada fluida reduz o estresse do viajante, permitindo que ele foque exclusivamente nos objetivos de negócio da empresa.

Veja abaixo algumas práticas fundamentais para transformar a logística em um diferencial competitivo para a sua gestão:

1. Planejamento eficiente

A qualidade de uma viagem corporativa é, em grande parte, definida no momento da reserva. As escolhas feitas nessa etapa impactam diretamente o custo total da viagem, o conforto do colaborador e até a produtividade durante o deslocamento.

Compras realizadas com antecedência aumentam as chances de acesso a tarifas mais competitivas, gerando savings relevantes.

Além disso, permitem selecionar horários mais adequados, evitando voos muito cedo ou conexões longas, que podem impactar o desempenho do viajante.

Para isso, utilizar uma plataforma que permita reservar bilhetes aéreos e hospedagem em um único sistema, como a VOLL, elimina a fricção inicial do processo.

Outro fator importante é o uso inteligente de acordos corporativos. Quando bem aplicados, eles garantem melhores condições em bilhetes aéreos e hospedagem, mantendo equilíbrio entre economia e experiência.

Sem esse cuidado, a empresa perde competitividade e previsibilidade nos gastos.

Preencha o formulário abaixo e nossa equipe entrará em contato em alguns minutos. 

2. Política de viagens clara, objetiva e aplicável

A política de viagens e compliance é o principal instrumento de governança do programa. No entanto, ela só funciona quando é simples, objetiva e facilmente aplicável no dia a dia.

Políticas muito complexas geram dúvidas, aumentam o número de exceções e dificultam a adesão. Já políticas claras permitem decisões rápidas e alinhadas, mesmo sem intervenção do gestor.

Além disso, uma boa política deve prever cenários reais de viagem, incluindo exceções e diferentes perfis de colaboradores. Isso evita improvisos e reduz riscos operacionais e jurídicos, especialmente em situações de pressão ou urgência.

O uso de ferramentas como o Farol de Compliance da VOLL, que sinaliza instantaneamente se uma reserva está dentro dos parâmetros permitidos, evita o desconforto de uma solicitação negada posteriormente, criando um ambiente de confiança e transparência entre as partes.

3. Política integrada para garantir compliance automático

Ter uma política bem definida não é suficiente se sua aplicação depender de validação manual. Esse modelo é lento, suscetível a erros e difícil de escalar.

O ideal é que as regras estejam integradas ao processo de reserva. Isso permite que o próprio sistema direcione o colaborador para opções dentro da política, eliminando desvios antes que eles aconteçam.

Essa abordagem aumenta a conformidade, reduz o retrabalho e fortalece a auditoria de gastos com viagens, já que todas as decisões ficam registradas e justificadas dentro da plataforma.

A solução da VOLL foi desenvolvida a partir do conceito de compliance by design, embutindo as regras desde o momento da pesquisa inicial.

4. Gestão centralizada

A descentralização é uma das principais causas de ineficiência em programas de viagens. Quando cada área atua de forma independente, a empresa perde visibilidade sobre gastos, comportamento e oportunidades de economia.

Centralizar a gestão de viagens a trabalho permite consolidar dados, padronizar processos e melhorar o poder de negociação com fornecedores.

Além disso, essa centralização facilita o acompanhamento em tempo real, melhora o controle de despesas de viagem e permite análises mais estratégicas, fundamentais para a evolução do programa.

"A falta de integração entre sistemas, dados imprecisos e plataformas engessadas são gargalos que atravessam as empresas de todos os portes e setores. O papel do gestor de viagens evoluiu de operacional para estratégico, mas o ecossistema ao redor ainda não acompanhou esse movimento de forma plena. Por isso, unir tecnologia confiável, processos fluidos e uma governança colaborativa será o próximo grande passo para transformar a dor recorrente em valor percebido." - Luiz Moura - Cofundador e Diretor de Negócios da VOLL, para a Panrotas

5. Experiência do viajante no centro da estratégia

A experiência do viajante impacta diretamente a produtividade e o engajamento do colaborador.

Processos burocráticos, falta de autonomia e dificuldade no acesso a informações geram frustração e aumentam a chance de desvios da política.

Por outro lado, uma experiência fluida facilita a adesão às regras e reduz a necessidade de intervenção do gestor. Isso inclui permitir que o colaborador faça escolhas dentro de limites definidos, garantindo autonomia com controle.

Empresas que priorizam a experiência conseguem não apenas melhorar a satisfação, mas também aumentar a eficiência operacional do programa.

6. Atendimento de suporte e segurança 24/7

A segurança do colaborador em trânsito deve ser a prioridade máxima de qualquer travel manager que preze pela excelência.

Saber que existe uma equipe pronta para atuar em casos de emergência eleva o padrão de cuidado da empresa com sua equipe.

A VOLL oferece suporte humano especializado, disponível 24 horas por dia e em diversos canais, garantindo tranquilidade ao profissional.

Esse amparo constante reflete diretamente no desempenho do colaborador, que se sente seguro para enfrentar os desafios da viagem.

7. Gestão de mobilidade urbana no destino

Muitas empresas focam apenas no deslocamento principal da viagem a trabalho e negligenciam a etapa local. No entanto, a gestão de mobilidade urbana no destino é essencial para garantir eficiência e previsibilidade.

Sem planejamento, o colaborador pode enfrentar dificuldades com transporte, gerar custos extras ou comprometer compromissos importantes. Isso impacta diretamente o resultado da viagem.

Integrar opções de transporte local à política e aos sistemas da empresa permite maior controle, melhor experiência e redução de imprevistos.

8. Processos digitalizados

Processos manuais são lentos, suscetíveis a erros e difíceis de escalar. Isso inclui aprovações, reservas e, principalmente, a prestação de contas e reembolso.

A digitalização permite automatizar fluxos, reduzir retrabalho e acelerar a operação. Isso melhora a experiência do colaborador e libera o gestor para atuar de forma mais estratégica.

Além disso, a automação aumenta a precisão dos dados, o que é essencial para relatórios e tomada de decisão.

9. Gestão de despesas inteligente

A VOLL elimina o acúmulo de recibos físicos para a posterior prestação de contas e reembolso por meio da digitalização instantânea de notas fiscais, modernizando a relação empresa-colaborador.

Tecnologias de OCR+ (reconhecimento de caracteres) da plataforma permitem que o colaborador fotografe o recibo e o sistema preencha os dados automaticamente.

Isso acelera o fechamento do Relatório de Despesas de Viagem (RDV) e reduz drasticamente o tempo de espera pelo ressarcimento financeiro.

Para a empresa, essa prática garante uma auditoria de gastos muito mais precisa, evitando fraudes e erros de digitação.

10. Bleisure

O conceito de "Bleisure" (Business + Leisure) vem ganhando força como uma ferramenta poderosa de retenção e saúde mental.

Permitir que o colaborador estenda sua viagem a trabalho para aproveitar o destino no final de semana humaniza o deslocamento a serviço.

Políticas que permitem o bleisure, desde que os custos extras sejam arcados pelo colaborador, mostram que a empresa respeita o equilíbrio entre vida e trabalho.

Isso reduz o esgotamento físico do viajante e transforma a obrigação profissional em uma oportunidade de descoberta cultural.

11. Comunicação clara

Garantir que todas as informações da jornada estejam centralizadas em um único itinerário digital é essencial para a organização.

O colaborador deve receber atualizações em tempo real sobre status de voos ou mudanças de portão diretamente no seu dispositivo móvel.

Uma comunicação proativa reduz a ansiedade do viajante e permite que ele se sinta no controle de sua agenda profissional.

Além disso, disponibilizar a política da empresa de forma fácil e consultável evita dúvidas recorrentes durante o deslocamento.

A VOLL centraliza tudo isso em um único sistema, garantindo informações acessíveis e padronizadas.

12. Inteligência Artificial para otimização de tarifas

Os agentes de IA exclusivos da VOLL analisam padrões de preços e sugerem o momento ideal para a reserva, garantindo o menor custo possível sem perda de qualidade.

Destaque em veículos como Valor Econômico, os agentes transformam a gestão de viagens e despesas reduzindo custos em até 40%.

Para o viajante, isso se traduz em voos com melhores horários e hotéis melhor localizados que ainda respeitam o orçamento corporativo.

A IA também ajuda a evitar o chamado "bill shock", prevendo gastos extras e sugerindo alternativas mais econômicas para a logística de viagens empresariais.

Essa camada de inteligência remove a carga cognitiva do gestor, que passa a contar com um sistema que trabalha proativamente para gerar savings.

13. Dados e tecnologia para evolução contínua do programa

A maturidade da gestão de viagens a trabalho está diretamente ligada à capacidade de usar dados para tomada de decisão.

O acompanhamento de indicadores, a análise de comportamento de compra e a comparação de histórico são fundamentais para identificar oportunidades de melhoria.

Com tecnologia, é possível transformar dados em insights acionáveis, aumentando a eficiência operacional e os savings. Isso permite que o gestor deixe de atuar de forma reativa e passe a conduzir o programa de forma estratégica.

Reembolso e prestação de contas de viagens a trabalho: quais as melhores práticas?

O reembolso de despesas é o processo pelo qual uma empresa devolve ao colaborador valores que ele precisou pagar do próprio bolso para realizar atividades relacionadas ao trabalho (neste caso, durante a viagem).

Essas despesas costumam estar relacionadas à alimentação, transporte local, deslocamentos, além de gastos operacionais, eventos e representação.

Essa é uma das etapas mais críticas da viagem a trabalho, pois impacta diretamente o financeiro e depende de diversas camadas de atuação e aprovação.

Além disso, a agilidade nesse processo é fundamental para a experiência do colaborador: segundo dados divulgados pela Global Business Travel Association, mais da metade (58%) dos funcionários se preocupam com o impacto do atraso no reembolso de despesas em suas finanças pessoais.

Por isso, algumas boas práticas são essenciais para otimizar o processo:

1. Defina regras claras e objetivas desde o início

O processo de reembolso começa antes mesmo da viagem.

É essencial que a empresa deixe claro quais despesas são reembolsáveis, quais limites devem ser respeitados e quais documentos comprobatórios são obrigatórios.

Essa clareza reduz inconsistências e melhora a adesão à política.

2. Padronize o Relatório de Despesas de Viagem (RDV)

O Relatório de Despesas de Viagem (RDV) deve ser simples, padronizado e fácil de preencher. Modelos complexos aumentam o risco de erros e atrasam o processo.

A padronização permite comparar dados, identificar padrões e melhorar o controle ao longo do tempo.

3. Priorize a digitalização

O uso de comprovantes físicos ainda é um dos maiores gargalos operacionais. Perda de documentos, baixa legibilidade e retrabalho são problemas comuns.

A digitalização permite registrar despesas em tempo real, reduzindo falhas e aumentando a confiabilidade das informações.

Esse processo também melhora o controle de despesas de viagem, já que os dados ficam centralizados e organizados.

“É comum ver empresas que ainda processam reembolsos manualmente, com pilhas de notinhas. Muitas vezes, a falta de avanço não é por resistência, mas porque a gestão de viagens depende de outra área interna responsável pelo pagamento.” - Luiz Moura - Cofundador e Diretor de Negócios da VOLL

4. Integre reembolso com sistemas de gestão e pagamentos

A integração entre sistemas é fundamental para garantir consistência e visibilidade. Quando reservas, pagamentos e reembolsos estão conectados, o controle se torna muito mais eficiente.

Isso permite acompanhar gastos em tempo real e evitar surpresas no fechamento financeiro.

5. Adote auditoria contínua e preventiva

A auditoria de gastos com viagens não deve acontecer apenas no final do processo. O ideal é que ela seja contínua e integrada ao fluxo.

Isso permite identificar desvios rapidamente e corrigir inconsistências antes que gerem impacto financeiro.

Auditorias preventivas também fortalecem o compliance e aumentam a confiabilidade do programa.

6. Defina regras para exceções

Situações excepcionais podem acontecer.

Por isso, a política deve prever como lidar com casos fora do padrão, como despesas emergenciais, gastos acima do limite por motivos justificados e ausência temporária de comprovantes.

Isso reduz atritos e evita decisões improvisadas.

7. Reduza reembolsos com meios de pagamento corporativos

Um dos caminhos mais eficientes é reduzir a necessidade de reembolso. Isso pode ser feito por meio de cartões corporativos ou sistemas de pagamento integrados.

Com isso, a empresa ganha visibilidade imediata sobre os gastos, eliminando etapas e simplificando o processo.

Essa abordagem melhora o controle, reduz fraudes e facilita a gestão.

8. Utilize tecnologia para automatizar a gestão de despesas

Plataformas de gestão de despesas permitem automatizar etapas importantes do processo, como registro dos gastos, leitura automática de comprovantes e aplicação automática de políticas.

A VOLL entrega tudo isso de maneira conectada à gestão de viagens, garantindo que todo o fluxo seja único e personalizado para uma experiência mais fluida e sem erros.

Duty of Care em viagens corporativas

O conceito de duty of care, ou dever de zelo, refere-se à responsabilidade legal e moral que uma organização possui de garantir a segurança e o bem-estar dos seus colaboradores.

No contexto das viagens a trabalho, essa responsabilidade se torna ainda mais crítica, já que o profissional está fora do seu ambiente habitual de trabalho e mais exposto a riscos.

Cabe à empresa antecipar possíveis ameaças, oferecer suporte em tempo real e garantir proteção em todas as etapas da jornada, desde a escolha de fornecedores confiáveis até a capacidade de resposta em situações críticas.

Ignorar o duty of care não apenas coloca em risco a integridade do colaborador, mas também expõe a organização a sérios riscos jurídicos e reputacionais.

Empresas resilientes são aquelas que se antecipam a crises e possuem protocolos claros para proteger seu capital humano em qualquer lugar do mundo.

Em um cenário de viagens frequentes, mudanças de rota, instabilidade logística e questões de saúde podem surgir a qualquer momento. Sem uma estrutura adequada, a empresa fica vulnerável tanto do ponto de vista humano quanto legal.

Por isso, um programa robusto de duty of care deve estar integrado à política de viagens e compliance da organização, garantindo que a segurança seja tratada como prioridade estratégica.

Isso inclui tanto a definição de diretrizes quanto o monitoramento contínuo de riscos que possam impactar o deslocamento.

Quais os deveres da empresa em caso de emergências durante uma viagem a trabalho?

Em situações de emergência, a empresa deve agir de forma rápida, coordenada e eficiente, garantindo suporte imediato ao colaborador.

Isso inclui assistência em casos de problemas de saúde, cancelamentos, mudanças de rota ou situações de risco no destino.

O suporte pode envolver:

• Remarcação de voos;

• Extensão de hospedagem;

• Apoio médico;

• Evacuação em cenários críticos.

O mais importante é garantir que o colaborador não esteja desassistido em nenhum momento.

A empresa também deve assegurar acesso a atendimento médico adequado, por meio de seguros robustos e da indicação de hospitais de referência no destino.

Em situações mais graves, é sua responsabilidade coordenar e custear a repatriação ou evacuação segura do profissional, priorizando sempre sua integridade física.

Além disso, manter um plano de gestão de crises atualizado é essencial para garantir rapidez e assertividade na tomada de decisão.

Sem esse preparo, o tempo de resposta aumenta e, com ele, os riscos.

A empresa pode monitorar o colaborador durante a viagem a trabalho?

Sim, a empresa pode monitorar o colaborador durante a viagem corporativa, desde que respeite os limites legais e de privacidade.

Esse é um tema sensível, que exige equilíbrio entre a proteção do profissional e o respeito à sua privacidade.

Do ponto de vista legal, a empresa pode (e deve) acompanhar o deslocamento do colaborador para fins de segurança, especialmente em regiões de risco ou durante a execução das atividades profissionais.

No entanto, o uso de tecnologias de geolocalização deve ser transparente e estar previsto na política de viagens e compliance, assim como nos termos acordados com o colaborador.

O objetivo desse monitoramento não é vigilância, mas proteção. A empresa pode acompanhar itinerários, reservas e localização aproximada para garantir suporte em caso de necessidade.

É fundamental que o colaborador saiba quais dados estão sendo coletados, com qual finalidade e em quais situações serão utilizados, garantindo que não haja invasão de privacidade fora do horário de trabalho.

Plataformas modernas permitem o rastreamento passivo, no qual a localização detalhada é acessada apenas em situações de alerta ou necessidade comprovada.

Essa abordagem equilibra segurança e confiança, mantendo o foco no suporte proativo e na mitigação de riscos reais.

Para o gestor de viagens, o acesso a dashboards e mapas de localização em tempo real permite respostas mais rápidas em caso de incidentes.

Dessa forma, o monitoramento deixa de ser uma ferramenta de controle e passa a ser um pilar estratégico da segurança do colaborador em trânsito.

VOLL: a melhor agência para a sua viagem a trabalho

Se a sua empresa busca mais controle, eficiência e uma melhor experiência do viajante, a escolha da agência faz toda a diferença, e a VOLL é a parceira ideal para transformar a viagem a trabalho em um processo estratégico e integrado.

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e oferece uma plataforma completa para gestão de viagens corporativas, mobilidade e despesas em um único ambiente.

Isso significa que todas as etapas da jornada, da reserva ao reembolso, são conectadas, automatizadas e controladas em tempo real.

Isso resolve os principais desafios enfrentados pelos gestores: a empresa ganha visibilidade total sobre os gastos, melhora o controle de despesas de viagem e garante aderência à política de viagens e compliance sem depender de processos manuais.

Outro diferencial importante é a aplicação da política diretamente no momento da reserva. Isso reduz desvios, elimina retrabalho e fortalece a governança.

Ao mesmo tempo, o colaborador tem acesso a uma experiência fluida, com autonomia para escolher dentro das regras definidas.

A plataforma também integra toda a prestação de contas e reembolso, permitindo que despesas sejam registradas e auditadas em tempo real.

Com isso, o uso do Relatório de Despesas de Viagem (RDV) se torna mais simples, rápido e confiável.

Além disso, a VOLL oferece suporte completo ao viajante, reforçando o conceito de duty of care.

Com atendimento 24/7 e visibilidade sobre toda a jornada, a empresa garante mais segurança e tranquilidade para quem está em deslocamento a serviço.

Do ponto de vista estratégico, o grande diferencial está no uso de dados. A plataforma disponibiliza relatórios e dashboards que permitem acompanhar indicadores, identificar oportunidades de economia e aumentar a eficiência operacional e savings.

O resultado é uma gestão mais inteligente, com menos esforço operacional e mais capacidade de tomada de decisão.

Com a VOLL, a Andrade Gutierrez, referência em engenharia de grande porte, elevou sua adesão à política de viagens de 60% para 80% em 2025 com a VOLL, garantindo maior padronização das operações.

Se hoje a sua operação ainda depende de processos descentralizados, controles manuais e baixa visibilidade, este é o momento de evoluir.

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Perguntas frequentes sobre viagens a trabalho

Confira mais dúvidas sobre o assunto.

Qual lei regulamenta a viagem a trabalho?

A viagem a trabalho não é regulamentada por uma lei específica. Ela é tratada dentro da CLT, principalmente em relação à jornada de trabalho, tempo à disposição e responsabilidades da empresa durante o deslocamento a serviço.

O tempo de deslocamento conta como horas extras?

Depende do contexto. Se o colaborador estiver apenas em deslocamento, sem realizar atividades profissionais, o tempo pode não ser considerado como jornada. No entanto, se estiver trabalhando ou à disposição, pode ser contabilizado como hora extra.

O colaborador pode recusar uma viagem a trabalho?

Em geral, não. A viagem pode fazer parte das atribuições do cargo. No entanto, o colaborador pode recusar em situações específicas, como riscos à saúde, segurança ou ausência de condições adequadas.

Qual a diferença entre diária de viagem e ajuda de custo?

A diária de viagem é um valor pago para cobrir despesas durante o deslocamento, como alimentação e transporte. Já a ajuda de custo é mais ampla e pode incluir outros tipos de despesas, nem sempre relacionadas diretamente à viagem.