Como se organizar para uma viagem de negócios?

As viagens a trabalho são uma excelente oportunidade para estabelecer novos negócios. Muitos profissionais viajam com frequência para visitar clientes, realizar reuniões, prospectar novos parceiros ou participar de treinamentos e especializações.

Além disso, estamos falando de um mercado em constante crescimento. Segundo dados internos da VOLL, em 2024, o número de passagens emitidas para viagens corporativas nacionais cresceu 72% em relação ao ano anterior.

Nesse processo, muitas dúvidas podem surgir para quem viaja. Por isso, desenvolvemos um guia completo para viajantes corporativos, reunindo as principais informações e respondendo as dúvidas mais comuns sobre viagens de negócios. Confira!

Como organizar uma viagem de negócios?

Ao perceber a necessidade de realizar uma viagem, você deve começar a preparação e organização. Os passos podem variar de acordo com a gestão e as políticas da sua empresa, mas, de forma geral, são eles:

1. Definir os objetivos da viagem

O primeiro passo é identificar com clareza os objetivos da viagem. Eles irão nortear todas as próximas decisões, como a definição da logística, da agenda e dos recursos necessários. Além disso, objetivos claros facilitam a aprovação da viagem, ajudando a justificar sua realização no lugar de uma videoconferência, por exemplo.

2. Alinhar a duração da viagem

Com objetivos claros, defina a duração necessária da viagem. Caso tenha um volume maior de reuniões, por exemplo, um único dia pode não ser o suficiente, e será necessário estender a estadia.

3. Criar um roteiro

Liste todos os compromissos e deslocamentos necessários para a realização da viagem. Dessa forma, será mais fácil compreender melhor a logística envolvida e, então, criar um roteiro detalhado, garantindo que todos os objetivos sejam cumpridos na duração definida.

4. Pedir a aprovação da viagem

Tendo em mãos os objetivos que justifiquem a viagem e o roteiro pré-definido, solicite a aprovação da viagem para os responsáveis dentro da sua empresa  — podem ser seus líderes, a equipe de compras ou o gestor de viagens interno, por exemplo.

5. Solicitar as reservas de transporte e hospedagem

Com a aprovação da viagem, é hora de solicitar as reservas de transporte, como passagens aéreas, e hospedagem, caso a viagem tenha duração maior que um dia. Para isso, busque compreender detalhadamente o processo de solicitação, que pode ser através de um portal online ou por e-mail, por exemplo. Essas informações devem constar na política de viagens da sua empresa. 

Principais regras para sua viagem corporativa

Com a viagem aprovada e definida, é hora de seguir até seu destino. Para isso, é fundamental entender as principais regras e boas práticas que irão impactar o deslocamento do começo ao fim. 

Confira abaixo as principais informações sobre bagagem, documentação e pagamentos que você precisa levar em consideração na sua viagem.

Documentação

Para embarcar sem problemas, confira se os documentos obrigatórios estão dentro do prazo de validade, em bom estado de conservação e com a foto visível para a identificação do viajante.

Documentos exigidos para voos nacionais:

• Documento de identificação civil com foto, como Carteira de Identidade Civil (RG), Carteira Nacional de Habilitação (CNH), Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS); ou

• Cópia autenticada do documento de identificação civil; ou

• Boletim de ocorrência, em caso de furto, roubo ou extravio do documento.

Alguns documentos de identificação eletrônicos são aceitos em voos domésticos, como CNH-e ou e-Título. Porém, devem ser apresentados dentro do próprio aplicativo, pois capturas de tela não são válidas.

Documentos exigidos para voos internacionais:

• Passaporte brasileiro válido; ou

• Carteira de Identidade Civil (RG), caso seu destino seja um dos países-membros do Mercosul (Argentina, Uruguai, Paraguai, Bolívia, Chile, Peru, Equador, Colômbia e Venezuela).

Em caso de furto, roubo ou extravio do documento, o boletim de ocorrência não é suficiente, sendo necessário retirar uma nova via. Se estiver em território estrangeiro, a orientação do Governo Federal é procurar a embaixada do Brasil ou outra representação diplomática brasileira no local.

Alguns países têm exigências específicas de alguns documentos, como vistos, comprovantes de vacinação, apólice de seguro viagem, comprovante de hospedagem e passagem de retorno. Lembre-se de pesquisar as regras do seu destino com antecedência para evitar transtornos.

Pagamentos

É necessário ter muito cuidado no gerenciamento de pagamentos e despesas durante a viagem. Antes de embarcar, entenda a fundo a política de reembolsos da sua empresa, verificando quais gastos podem ou não ser reembolsados, e se há limites para cada categoria de despesa, como alimentação e transporte urbano.

Algumas empresas fornecem cartões corporativos para realizar os pagamentos durante a viagem, enquanto outras reembolsam as despesas posteriormente. 

O cartão corporativo é uma excelente opção, pois permite que a empresa acompanhe e pague as despesas diretamente, facilitando a gestão financeira interna sem afetar as finanças pessoais do colaborador. Afinal, podem ocorrer situações nas quais os gastos excedem o orçamento pessoal ou o limite do cartão do viajante, e nada disso é problema com o uso do cartão corporativo.

Caso sua empresa trabalhe com o reembolso posterior, lembre-se de solicitar as notas fiscais das compras, guardar todos os recibos e fotografar cada um para evitar problemas em caso de extravio do comprovante. 

Manter o registro de todos os pagamentos, seja em formato impresso ou digital, é importante para a sua segurança e para o controle geral de despesas. 

Se a viagem for internacional, fique atento às taxas de câmbio e, sempre que possível, pague usando a moeda local para evitar tarifas adicionais. Nesse contexto, o uso de cartões corporativos internacionais é muito benéfico, evitando flutuações do câmbio.

Bagagem

Antes de arrumar sua mala, consulte a reserva para conferir se você tem direito a uma bagagem despachada. Normalmente, para viagens corporativas mais curtas, apenas a bagagem de mão é suficiente. 

Para voos nacionais, segundo as regras da ANAC, as malas de mão:

• Devem medir no máximo 55 cm x 35 cm x 25 cm, incluindo as rodas;

• Não podem ultrapassar o peso de 10 kg;

• São gratuitas, desde que respeitem as duas restrições acima.

Para voos internacionais, as regras são variáveis. Trouxemos uma média feita com as principais companhias aéreas:

• As dimensões máximas variam de 115 cm a 158 cm lineares (soma de altura, largura e profundidade);

• O peso varia de 8 kg a 10 kg;

• Em algumas companhias, é permitido levar mais de uma bagagem de mão, dependendo da classe.

É preciso estar atento, pois as companhias são bastante rigorosas. Por isso, consulte as regras específicas da empresa e, então, meça e pese a mala depois de pronta.

Além da bagagem de mão, todo passageiro tem direito de levar um item pessoal, como uma mochila, bolsa, pasta de notebook, etc.

Sobre o artigo pessoal, as regras e orientações costumam ser semelhantes para companhias nacionais e internacionais:

• Geralmente, esse item deve respeitar as dimensões aproximadas de 45 cm x 35 cm x 20 cm.

• Caso extrapole, será considerada uma mala de mão – e é permitido apenas uma. Ou seja: o passageiro correrá o risco de precisar despachar uma de última hora, gerando imprevistos e transtornos.

• É sempre recomendado, e muitas vezes até exigido, que o artigo pessoal seja dobrável, ou seja, confeccionado em material não-rígido.

Para saber quais itens não podem ficar de fora da sua bagagem em uma viagem corporativa, confira o tópico a seguir.

Checklist de bagagem: o que levar em uma viagem de negócios? 

Precisa de dicas práticas para organizar sua mala? Desenvolvemos um checklist com itens essenciais para sua viagem de negócios:

• Documentos pessoais, como passaporte, RG ou CNH;

• Bilhetes do voo e cartões de embarque;

• Comprovantes de hospedagem, vacinação e seguro viagem (se necessário);

• Cartões de crédito ou débito corporativos ou pessoais;

• Roupas formais para os compromissos profissionais;

• Roupas casuais para momentos de descanso;

• Roupas íntimas e sapato extra;

• Produtos de higiene pessoal;

• Medicamentos básicos e de uso contínuo;

• Materiais e documentos da empresa, brindes e cartões de visita;

• Equipamentos: notebook ou tablet, carregadores, Power bank, fones de ouvido, adaptadores de tomada, pen drive ou HD externo, projetor portátil ou outros dispositivos de apresentação.

Dicas extras para garantir o sucesso da sua viagem

Tudo pronto para embarcar! Para garantir uma jornada mais segura e confortável, confira algumas dicas extras que preparamos:

1. Faça um resumo da política de viagens da empresa, destacando os principais pontos para consultar durante a viagem com facilidade;

2. Confira a previsão do tempo do destino e ajuste as roupas e acessórios de acordo;

3. Depois de pronta, meça e pese sua bagagem para garantir que está dentro das regras da companhia aérea;

4. Acesse o site SeatGuru para descobrir as melhores opções de assento de acordo com o modelo da aeronave;

5. Insira cartões de embarque e outras reservas na carteira digital do celular para facilitar o acesso e o acompanhamento de informações;

6. Verifique se o seu cartão de crédito dá direito a uma sala VIP no aeroporto, tornando sua viagem ainda mais confortável;

7. Leve um pouco de dinheiro em espécie, assim, não ficará "na mão" caso tenha problemas com outros meios de pagamento;

8. Busque ser flexível diante de imprevistos, buscando compreender mudanças feitas pelo gestor de viagens da empresa, caso sejam necessárias.

Organizar viagens corporativas pode ser muito mais simples contando com as tecnologias certas. Se você quer centralizar toda a gestão de viagens, mobilidade e despesas corporativas em um único app, conheça a VOLL: a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina. Acesse agora e conheça nossas soluções!