Passo a passo para organizar uma viagem a trabalho

As viagens a trabalho são essenciais para realizar networking e potencializar oportunidades de negócios, além de desempenharem um papel estratégico dentro das empresas.

Organizar esse tipo de viagem a trabalho envolve uma série de desafios e responsabilidades, o que justifica a criação de cargos como o de gestores de viagens dentro das empresas.

Porém, contando ou não com a atuação desse profissional, é importante que os viajantes saibam quais são os passos essenciais para organizar uma viagem corporativa. Assim, será possível estar preparado para enfrentar possíveis imprevistos sem impactar os compromissos e objetivos.

Neste conteúdo, apresentamos os principais passos para organizar uma viagem a trabalho. Confira!

O que é e como funciona uma viagem corporativa?

A viagem corporativa é o deslocamento de funcionários a trabalho em nome da empresa, nacional ou internacionalmente. 

Existem diferentes tipos de viagens corporativas com objetivos variados, como intercâmbios, eventos ou viagens comerciais. Mas todos são fundamentais para fortalecer relações e ajudar no crescimento profissional dos colaboradores e da empresa.

A organização e a gestão da viagem são orientados pela política de viagens corporativas. Esse documento interno define as regras e padrões a serem seguidos antes, durante e depois do deslocamento, como diretrizes de solicitação, limites de despesas e reembolsos, meios de pagamento e boas práticas.

Como organizar uma viagem de trabalho? Veja as principais etapas

A política estabelece normas e padrões a serem seguidos, mas não apresenta um passo a passo simplificado para a organização da viagem.

Por isso, é importante que o viajante realize um planejamento detalhado para:

• Garantir eficiência e produtividade durante a viagem, cumprindo todas as agendas e atividades;

• Otimizar tempo equilibrando compromissos de trabalho e momentos de descanso

• Reduzir custos e manter os gastos dentro dos limites orçamentários;

• Assegurar a conformidade com as regras da empresa;

• Transmitir confiabilidade e profissionalismo;

• Antecipar alternativas em casos de imprevistos.

Confira a seguir um passo a passo para realizar sua viagem corporativa com tranquilidade e segurança.

1. Defina o destino e o objetivo da viagem

Ao perceber a necessidade de realizar uma viagem, defina qual é o propósito específico do deslocamento, qual objetivo você deve cumprir. 

Pode ser a realização de uma reunião de expansão com o cliente X, o fechamento de uma venda com o potencial cliente Y, ou a participação em um treinamento Z. 

Esses objetivos serão como um guia para os próximos passos.

2. Escolha as datas e duração

Determinar o tempo de duração da viagem depende dos seus objetivos. Então, com eles já traçados, defina as datas de ida e volta. Se houver um número elevado de compromissos, por exemplo, um único dia pode não ser suficiente.

3. Reserve passagens e hospedagem

Com as informações anteriores em mãos, é hora de comprar as passagens e selecionar a hospedagem. Essa deve ser uma escolha estratégica considerando localização e tempo de deslocamento na cidade.

Caso sua empresa conte com um gestor de viagens ou uma agência de viagens corporativas, o processo de pesquisa e reserva será muito mais simples e econômico, garantindo as melhores tarifas.

4. Crie um roteiro e agende os compromissos

Após realizar as reservas, agende seus compromissos no destino. Esse passo deve ser realizado apenas após a confirmação dos voos e hospedagem, para evitar possíveis mudanças e reagendamentos.

Para otimizar seu tempo e impedir atrasos, crie um cronograma detalhado incluindo endereços, horários e tempo de deslocamento entre as atividades.

5. Defina um orçamento 

Consulte a política de viagens da empresa para verificar quais gastos podem ou não ser reembolsados, e se há limites para cada categoria de despesa, como alimentação e Uber corporativo. Assim, poderá definir um orçamento para o período da viagem sem comprometer suas finanças pessoais.

6. Organize os documentos e materiais necessários

Com a viagem se aproximando, é hora de organizar os documentos. Verifique as regras do seu destino, especialmente se for um país estrangeiro, pois podem existir exigências específicas, como vistos e comprovantes de vacinação.

Focando no objetivo da viagem, verifique se todos os materiais, como relatórios, contratos e apresentações, estão prontos.

7. Prepare sua bagagem de acordo com as regras da companhia aérea

Confira se sua passagem inclui bagagem despachada ou apenas mala de mão e, então, verifique as regras da companhia aérea em relação ao tamanho da mala e itens proibidos. Assim, evitará transtornos e gastos extras.

8. Atente-se às informações de embarque

Nas horas que antecedem a viagem, realize o check-in e confirme o horário e o portão de embarque, para que não haja nenhum tipo de atraso. 

Essas informações podem mudar em cima da hora, então certifique-se de consultar a versão mais atualizada no aplicativo da companhia ou nos telões do aeroporto.

9. Crie o RDV e solicite reembolsos

Ao retornar, desenvolva seu Relatório de Despesas de Viagem (RDV). Esse documento reúne todos os gastos do colaborador durante a viagem de trabalho e é utilizado para solicitar reembolsos e para o controle financeiro da empresa.

O relatório permite que os gestores monitorem os custos das viagens corporativas, identificando padrões de gastos e ajustando o orçamento. 

Se necessário, solicite os reembolsos seguindo o processo definido na política da empresa. Para isso, é preciso ter todos os comprovantes de gastos efetuados durante a viagem.

Quais erros evitar no planejamento de viagens corporativas?

Como você viu até aqui, planejar uma viagem a trabalho demanda atenção e organização. Nesse processo, alguns erros comuns podem acontecer. Saiba quais são para, então, evitá-los:

• Organizar a viagem na última hora, dificultando a reserva de voos e hospedagens;

• Escolher um local de hospedagem longe dos compromissos;

• Desconsiderar tempo de descanso em viagens mais longas;

• Não pesquisar sobre o destino com antecedência para planejar os deslocamentos;

• Não verificar com antecedência a necessidade de documentos específicos;

• Adotar uma postura inflexível perante os imprevistos;

• Deixar de se informar sobre as condições climáticas ou culturais do destino.

Checklist para viagens corporativas

Para facilitar a sua consulta, resumimos os passos em um checklist prático. Fique à vontade para copiá-lo no seu bloco de notas, tirar um print ou até mesmo imprimi-lo.

Antes da viagem:

• Definir destino e objetivo da viagem;

• Escolher datas e duração da viagem;

• Reservar passagens e hospedagem;

• Agendar compromissos;

• Criar um roteiro completo;

• Conferir documentos obrigatórios;

• Revisar os materiais de trabalho;

• Verificar regras da companhia aérea para arrumar as malas.

Durante a viagem:

• Chegar no aeroporto com antecedência;

• Confirmar informações de embarque;

• Seguir o roteiro definido;

• Manter a comunicação com a empresa;

• Guardar recibos e comprovantes de despesas.

Após a viagem:

• Criar o Relatório de Viagem (RDV);

• Prestar contas e solicitar reembolsos;

• Analisar os resultados e feedbacks dos compromissos realizados.

Como otimizar a gestão de viagens corporativas?

A gestão de viagens pode ser muito mais simples ao contar com as ferramentas adequadas. Uma delas é a VOLL: a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina.

Por meio de uma tecnologia própria, a VOLL oferece soluções completas de gestão de viagens, mobilidade urbana e expense management em um único aplicativo. 

Assim, sua empresa centraliza a gestão da jornada de viagem do colaborador, unificando informações de aéreo, hotel e aluguel de carros. 

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