As viagens corporativas fazem parte da realidade de empresas que buscam expandir suas operações e estreitar relacionamentos para crescer no mercado.
Esse tipo de viagem envolve deslocamentos de colaboradores para realizar atividades essenciais ao negócio, como reuniões, treinamentos, participação em eventos e negociações.
Além da sua importância estratégica, o setor tem grande representatividade econômica: em 2024, as viagens corporativas movimentaram um recorde de R$ 131 bilhões, de acordo com o Levantamento de Viagens Corporativas da Fecomercio SP.
Apesar dos números expressivos, a gestão de viagens de negócios ainda é um desafio para muitos gestores.
Nesse contexto, criar procedimentos de viagem corporativa estruturados e padronizados é a chave para aumentar a eficiência desse trabalho, otimizando processos e reduzindo custos.
Siga a leitura para descobrir o que é um procedimento de viagem corporativa e quais as principais etapas envolvidas para colocá-lo em prática na sua empresa!
O procedimento de viagens corporativas envolve a criação de um conjunto de regras e orientações para organizar, aprovar e acompanhar as viagens profissionais dentro de uma empresa.
Na prática, funciona como um manual para padronizar cada etapa necessária para a realização das viagens, desde a solicitação e aprovação até o relatório e o reembolso posterior, criando um fluxo organizado e unificado.
Ao padronizar cada passo, esse conjunto de procedimentos torna-se essencial para garantir que as viagens sejam realizadas de maneira eficaz, respeitando o orçamento, assegurando a segurança dos colaboradores e a conformidade com as políticas internas.
As principais etapas do procedimento de viagens de negócios seguem uma sequência organizada para garantir que tudo aconteça sem intercorrências.
Veja abaixo quais são os passos mais importantes:
Em uma empresa com alta demanda de viagens, os pedidos podem se perder caso não sigam um procedimento padronizado. Por isso, a viagem de negócios deve começar com uma solicitação formal.
O colaborador deve informar ao departamento responsável os motivos da viagem, destino, data, duração e, se possível, uma estimativa do orçamento necessário.
O procedimento padrão deve especificar a antecedência necessária para a solicitação e o canal correto para tal, como um sistema interno ou formulário.
Com a viagem autorizada, é necessário reservar os serviços básicos: passagens aéreas, hospedagem e, se preciso, locação de veículo.
A escolha dos serviços deve ser cuidadosa e estratégica, considerando localização e tempo de deslocamento na cidade.
Quer saber como escolher o melhor hotel em viagens corporativas? Veja 20 dicas essenciais neste artigo!
Se sua empresa contar com uma agência de viagens corporativas, o processo de pesquisa e reserva será muito mais simples e econômico, garantindo as melhores tarifas.
Ao definir o orçamento da viagem, consulte a política de viagens da empresa para entender quais despesas são reembolsáveis e se há limites para cada categoria, como alimentação e Uber corporativo.
Dessa forma, você poderá planejar um orçamento para a viagem sem prejudicar suas finanças pessoais.
Para otimizar o tempo e evitar atrasos, planeje um cronograma detalhado com endereços, horários e a duração estimada dos deslocamentos entre as atividades.
A criação do roteiro e agendamento de compromissos deve ser feita somente após a confirmação dos voos e da hospedagem, para evitar alterações e reagendamentos.
Após o retorno, o colaborador deve apresentar um relatório de viagem detalhado, incluindo atividades realizadas, resultados obtidos e informações relevantes.
Também é necessário prestar contas sobre as despesas. Confira o artigo completo sobre relatórios de despesas (RDV)!
Essa etapa também inclui a solicitação de reembolsos, fornecendo todos os comprovantes de gastos efetuados durante a viagem. O processo de reembolso deve ser definido pela empresa e detalhado no documento de procedimentos.
Criar um procedimento padronizado e estruturado para viagens corporativas é essencial para garantir que as viagens de negócios sejam bem organizadas, dentro do orçamento e sempre em conformidade com as políticas da empresa.
Confira algumas dicas práticas para desenvolver e implementar esse procedimento de maneira eficaz:
Os procedimentos só serão eficazes se atenderem às necessidades reais da sua empresa. Por isso, é essencial entender a fundo os tipos de viagens e destinos mais frequentes, o perfil dos viajantes e o orçamento disponível para viagens corporativas.
Estabeleça fluxos padronizados para solicitação, aprovação e monitoramento dos deslocamentos, evitando viagens não autorizadas ou imprevistas.
Isso ajuda a manter a transparência e reduz a chance de erros manuais ou esquecimentos.
Você já ouviu a frase "o óbvio precisa ser dito"? Para reduzir dúvidas ou interpretações equivocadas, é importante detalhar os procedimentos de maneira clara e objetiva.
Garanta que as normas expliquem tudo o que os colaboradores precisam saber, utilizando uma linguagem acessível.
Para garantir total conformidade, sua equipe deve estar ciente das regras internas. Por isso, ofereça treinamentos ou comunique claramente os colaboradores sobre os procedimentos, explicando como solicitar viagens, quais são as regras de reembolso, entre outros detalhes.
Criar e acompanhar procedimentos, políticas e normas de viagens pode ser muito mais simples com a ajuda especializada.
Agências de viagens corporativas têm ampla expertise no setor e podem fornecer consultorias personalizadas e soluções digitais para facilitar a implementação das regras e garantir a conformidade da equipe.
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Com tecnologia de ponta e atendimento premium, a VOLL ajuda maximizar a adesão à sua política de viagens, oferecendo:
Personalização de políticas por cargo, nível, departamento ou colaborador;
Farol de política, notificando solicitantes e aprovadores se os serviços solicitados estão dentro ou fora das regras da empresa;
Cobertura global de serviços, incluindo opções de táxis, apps de mobilidade, locação de veículos, companhias aéreas e hotéis;
Automatização de reembolsos, eliminando processos manuais de conferência, auditoria e pagamentos;
Ferramentas completas para duty of care, como rastreabilidade do colaborador e atendimento emergencial 24/7.
Nossa equipe tem amplo conhecimento do mercado e das dinâmicas que fazem parte da rotina de gestores de viagens, viajantes corporativos e aprovadores.
Ao longo da jornada, sua empresa contará com o apoio de especialistas que buscam constantemente oportunidades de redução de custos, aumento de eficiência e melhora da experiência do colaborador.
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