Independentemente da distância ou do motivo da viagem corporativa, a prestação de contas é necessária sempre que o colaborador se desloca em função da empresa.
Além de organizar as despesas, a prestação de contas de viagens corporativas pode ser exigida por diferentes partes dentro da empresa, como gestores e líderes, que precisam monitorar custos e reembolsos, e pelo departamento financeiro, que analisa os gastos e verifica a adequação às diretrizes da empresa.
Em alguns casos, órgãos reguladores e fiscais também podem solicitar a comprovação dos custos relacionados a viagens corporativas durante a realização de auditorias financeiras.
A prestação de contas de viagens corporativas é o processo de registrar, documentar e justificar todas as despesas realizadas por um colaborador durante um deslocamento a trabalho, seja ele de carro, ônibus, avião ou qualquer outro meio de transporte.
Esse procedimento garante que os custos sejam devidamente contabilizados e aprovados conforme as regras da empresa, além de permitir uma visão mais detalhada sobre os investimentos feitos em viagens corporativas.
As despesas em viagens corporativas podem ser classificadas em diferentes categorias:
Transporte: Passagens aéreas, rodoviárias, aluguel de veículos, táxis, aplicativos de transporte e combustível.
Hospedagem: Diárias em hotéis, taxas de serviço e alimentação no hotel.
Alimentação: Refeições e lanches durante o período da viagem.
Despesas operacionais: Estacionamento, pedágios e tarifas de conexão à internet.
Representação: Custos relacionados a reuniões e eventos, como aluguéis de salas e materiais de apresentação.
A prestação de contas pode ser feita manualmente, por meio de planilhas, ou com o auxílio de sistemas especializados que centralizam e automatizam o processo.
O próprio colaborador que realizou a viagem é responsável por registrar e justificar os gastos, seguindo as diretrizes da empresa. Em algumas organizações, gestores ou assistentes administrativos auxiliam nesse processo.
Para validar os gastos, é preciso apresentar documentos como notas fiscais, recibos e comprovantes de pagamento. Dependendo da política de viagens da empresa, capturas de tela de aplicativos e relatórios detalhados também podem ser exigidos.
O prazo pode variar conforme a política interna da empresa, mas geralmente é estipulado entre alguns dias e até um mês após o retorno da viagem. O descumprimento desse prazo pode impactar o reembolso ou gerar inconsistências contábeis.
De forma resumida, para prestar contas, o colaborador e a empresa devem seguir as seguintes etapas:
Registro das despesas, incluindo data, valor e justificativa.
Anexação de comprovantes e categorização dos gastos.
Envio para aprovação do gestor ou departamento financeiro.
Análise e auditoria financeira dos dados registrados.
Processamento do reembolso, se aplicável.
Leia também: Auditoria financeira: como fazer e eliminar o risco de fraudes.
Apesar da importância do processo, algumas dificuldades podem comprometer a eficiência da prestação de contas:
Falta de organização: Comprovantes físicos podem ser perdidos, dificultando a comprovação dos gastos.
Erros manuais: Preenchimentos incorretos em planilhas ou registros incompletos aumentam o risco de inconsistências.
Dificuldade em classificar despesas: Gastos podem ser registrados na categoria errada, dificultando a análise financeira.
Desconhecimento das políticas da empresa: Colaboradores podem não estar cientes das regras e cometer erros na prestação de contas.
Atrasos na submissão de despesas: A falta de um prazo bem definido pode gerar acúmulo de solicitações e atrasos no reembolso.
Processos manuais demorados: Empresas que ainda utilizam métodos tradicionais enfrentam maior dificuldade na conferência e validação dos gastos.
Um relatório de despesas de viagem bem estruturado facilita a conferência dos gastos e agiliza a prestação de contas. Algumas boas práticas que podem ser adotadas são:
Registrar as despesas em tempo real: Evitar anotar os gastos apenas ao final da viagem reduz o risco de informações incorretas.
Manter os comprovantes organizados: Utilizar ferramentas digitais para armazenar notas fiscais e recibos pode evitar perdas.
Classificar corretamente as despesas: Separar os custos por categoria facilita a análise do departamento financeiro.
Verificar as diretrizes da empresa: Entender quais gastos são reembolsáveis e quais limites devem ser seguidos evita problemas na aprovação.
Utilizar sistemas de viagens corporativas: Os SGIs reduzem erros manuais e garantem maior agilidade na prestação de contas.
A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e desenvolveu uma solução integrada que otimiza o controle de viagens corporativas, facilitando desde a reserva até a prestação de contas desses deslocamentos.
Utilizando uma tecnologia exclusiva, a VOLL oferece vantagens como:
Registro automatizado de despesas: Integração com sistemas de pagamento e transporte para capturar os gastos automaticamente.
Armazenamento digital de comprovantes: Eliminação de papéis e maior organização dos documentos.
Categorização automática dos gastos: Redução de erros na classificação das despesas.
Geração de relatórios detalhados: Acesso a dados completos para auditorias financeiras e análises estratégicas.
Integração com sistemas de reembolso: Processamento ágil para evitar atrasos nos pagamentos aos colaboradores.
Com essas soluções, os gestores de viagens corporativas conseguem reduzir riscos financeiros, melhorar a previsibilidade orçamentária e dedicar mais tempo ao planejamento estratégico, em vez de apenas focar na otimização de custos a curto prazo.
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