Como funciona a prestação de contas de viagem corporativa?

Independentemente da distância ou do motivo da viagem corporativa, a prestação de contas é necessária sempre que o colaborador se desloca em função da empresa. 

Além de organizar as despesas, a prestação de contas de viagens corporativas pode ser exigida por diferentes partes dentro da empresa, como gestores e líderes, que precisam monitorar custos e reembolsos, e pelo departamento financeiro, que analisa os gastos e verifica a adequação às diretrizes da empresa. 

Em alguns casos, órgãos reguladores e fiscais também podem solicitar a comprovação dos custos relacionados a viagens corporativas durante a realização de auditorias financeiras.

O que é a prestação de contas 

A prestação de contas de viagens corporativas é o processo de registrar, documentar e justificar todas as despesas realizadas por um colaborador durante um deslocamento a trabalho, seja ele de carro, ônibus, avião ou qualquer outro meio de transporte. 

Esse procedimento garante que os custos sejam devidamente contabilizados e aprovados conforme as regras da empresa, além de permitir uma visão mais detalhada sobre os investimentos feitos em viagens corporativas.

O que se enquadra como despesas de viagem

As despesas em viagens corporativas podem ser classificadas em diferentes categorias:

• Transporte: Passagens aéreas, rodoviárias, aluguel de veículos, táxis, aplicativos de transporte e combustível.

• Hospedagem: Diárias em hotéis, taxas de serviço e alimentação no hotel.

• Alimentação: Refeições e lanches durante o período da viagem.

• Despesas operacionais: Estacionamento, pedágios e tarifas de conexão à internet.

• Representação: Custos relacionados a reuniões e eventos, como aluguéis de salas e materiais de apresentação.

Como funciona a prestação de contas de viagens corporativas

A prestação de contas pode ser feita manualmente, por meio de planilhas, ou com o auxílio de sistemas especializados que centralizam e automatizam o processo. 

Quem deve fazer a prestação de contas

O próprio colaborador que realizou a viagem é responsável por registrar e justificar os gastos, seguindo as diretrizes da empresa. Em algumas organizações, gestores ou assistentes administrativos auxiliam nesse processo.

Quais são os documentos necessários

Para validar os gastos, é preciso apresentar documentos como notas fiscais, recibos e comprovantes de pagamento. Dependendo da política de viagens da empresa, capturas de tela de aplicativos e relatórios detalhados também podem ser exigidos.

Qual o prazo para prestação de contas

O prazo pode variar conforme a política interna da empresa, mas geralmente é estipulado entre alguns dias e até um mês após o retorno da viagem. O descumprimento desse prazo pode impactar o reembolso ou gerar inconsistências contábeis.

Quais são as etapas da prestação de contas

De forma resumida, para prestar contas, o colaborador e a empresa devem seguir as seguintes etapas:

1. Registro das despesas, incluindo data, valor e justificativa.

2. Anexação de comprovantes e categorização dos gastos.

3. Envio para aprovação do gestor ou departamento financeiro.

4. Análise e auditoria financeira dos dados registrados.

5. Processamento do reembolso, se aplicável.

Leia também: Auditoria financeira: como fazer e eliminar o risco de fraudes.

Principais desafios na prestação de contas de viagens corporativas

Apesar da importância do processo, algumas dificuldades podem comprometer a eficiência da prestação de contas:

• Falta de organização: Comprovantes físicos podem ser perdidos, dificultando a comprovação dos gastos.

• Erros manuais: Preenchimentos incorretos em planilhas ou registros incompletos aumentam o risco de inconsistências.

• Dificuldade em classificar despesas: Gastos podem ser registrados na categoria errada, dificultando a análise financeira.

• Desconhecimento das políticas da empresa: Colaboradores podem não estar cientes das regras e cometer erros na prestação de contas.

• Atrasos na submissão de despesas: A falta de um prazo bem definido pode gerar acúmulo de solicitações e atrasos no reembolso.

• Processos manuais demorados: Empresas que ainda utilizam métodos tradicionais enfrentam maior dificuldade na conferência e validação dos gastos.

Dicas para elaborar um relatório de despesas de viagem

Um relatório de despesas de viagem bem estruturado facilita a conferência dos gastos e agiliza a prestação de contas. Algumas boas práticas que podem ser adotadas são:

• Registrar as despesas em tempo real: Evitar anotar os gastos apenas ao final da viagem reduz o risco de informações incorretas.

• Manter os comprovantes organizados: Utilizar ferramentas digitais para armazenar notas fiscais e recibos pode evitar perdas.

• Classificar corretamente as despesas: Separar os custos por categoria facilita a análise do departamento financeiro.

• Verificar as diretrizes da empresa: Entender quais gastos são reembolsáveis e quais limites devem ser seguidos evita problemas na aprovação.

• Utilizar sistemas de viagens corporativas: Os SGIs reduzem erros manuais e garantem maior agilidade na prestação de contas.

Como a VOLL facilita a prestação de contas de viagens corporativas

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e desenvolveu uma solução integrada que otimiza o controle de viagens corporativas, facilitando desde a reserva até a prestação de contas desses deslocamentos.

Utilizando uma tecnologia exclusiva, a VOLL oferece vantagens como: 

• Registro automatizado de despesas: Integração com sistemas de pagamento e transporte para capturar os gastos automaticamente.

• Armazenamento digital de comprovantes: Eliminação de papéis e maior organização dos documentos.

• Categorização automática dos gastos: Redução de erros na classificação das despesas.

• Geração de relatórios detalhados: Acesso a dados completos para auditorias financeiras e análises estratégicas.

• Integração com sistemas de reembolso: Processamento ágil para evitar atrasos nos pagamentos aos colaboradores.

Com essas soluções, os gestores de viagens corporativas conseguem reduzir riscos financeiros, melhorar a previsibilidade orçamentária e dedicar mais tempo ao planejamento estratégico, em vez de apenas focar na otimização de custos a curto prazo.

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