Porque a rotina de adiantamento e reembolso pode ser prejudicial para sua empresa

Viagens corporativas são uma parte essencial da vida empresarial. Elas são necessárias para fechar acordos, participar de conferências, visitar clientes, fornecedores e até mesmo para treinamentos de equipe. 

No entanto, quando se trata do fluxo de adiantamentos e reembolsos em viagens corporativas, é importante que as empresas sejam cautelosas. Embora o adiantamento de valores possa parecer uma solução conveniente para financiar uma viagem, ele pode ser prejudicial para a empresa de várias maneiras — além de representar um alto risco trabalhista, por fim.

Neste artigo, vamos explorar por que fazer adiantamento e reembolso de valores pode ser prejudicial para sua empresa.

1. Riscos de fraude e uso indevido de fundos

Quando a empresa adianta dinheiro para um funcionário para cobrir os custos de uma viagem, há sempre o risco de que o funcionário use o dinheiro de forma inadequada ou fraudulenta. Pode ser difícil para a empresa controlar como o dinheiro está sendo usado, o que pode resultar em gastos excessivos ou desvios de fundos.

Isso pode ser especialmente problemático se o funcionário em questão agir de forma desonesta. Em casos extremos, o funcionário pode até mesmo usar o dinheiro para fins pessoais, o que pode ter um impacto negativo significativo na empresa — além de comprometer o andamento do compromisso (de viagem ou não) ao qual foi designado.

2. Gastos excessivos

Quando um funcionário é responsável por gerenciar seu próprio orçamento de viagem, ele pode ser tentado a gastar mais dinheiro do que o necessário. Naturalmente, quando a empresa faz o adiantamento de uma diária de viagem, ou fornece um cartão corporativo para seu viajante, isso se torna um risco iminente. 

Nestes casos, há chances de pagamento por gastos desnecessários ou em exagero, se o funcionário não estiver ciente do orçamento disponível ou se estiver mais interessado em desfrutar da viagem do que em controlar os gastos.

Os gastos excessivos podem aumentar significativamente os custos da empresa e podem até mesmo resultar em prejuízos. Em vez de fornecer um adiantamento de valores, as empresas que trabalham com expense management avançado designam, por meio de ferramentas digitais, um orçamento específico para cada viagem (seja por tipo de despesa, dia ou período) e exigir que o funcionário justifique todos os gastos.

3. Dificuldades de controle e rastreamento

Quando a empresa fornece um adiantamento para seu colaborador, pode ser difícil controlar e rastrear como o dinheiro é gasto. Isso é ainda mais provável de ocorrer, se o funcionário não estiver obrigado a prestar contas dos gastos durante a viagem. 

Caso os funcionários não sejam obrigados a prestar contas dos gastos, a empresa pode não saber exatamente quanto dinheiro foi gasto até que o funcionário retorne da viagem.

Para adiantamentos feitos via depósito ou transferência bancária para a conta particular do colaborador, o pagamento de cada despesa não poderá ser rastreado. A falta de visibilidade quando, como e para qual estabelecimento cada pagamento é feito deixa o processo de gestão de despesas corporativas totalmente reativo. 

Assim, quando há infração à política interna, o pagamento já foi feito e o que há de se fazer é advertir o colaborador e seguir com a quitação do valor.

Além disso, o processo analógico de expense management (ou seja, sem ser feito por uma plataforma digital) pode levar a atrasos no processamento de reembolsos, erros de contabilidade e até mesmo a fraudes. Por isso, é importante que a empresa tenha um sistema rigoroso de prestação de contas para todas as viagens corporativas, a fim de garantir que os gastos sejam controlados e rastreados adequadamente.

4. Custo de oportunidade

Outra desvantagem do adiantamento de valores é o custo de oportunidade. Quando a empresa adianta dinheiro para um funcionário, esse dinheiro fica indisponível para outros fins. Isso significa que a empresa não pode usar esses fundos para investimentos, pagamento de dívidas ou outras despesas operacionais.

O custo de oportunidade pode ser especialmente significativo, estimulando a empresa a ter problemas de fluxo de caixa ou uma quantidade apertada de recursos para destinar a várias áreas importantes. Portanto, disponibilizar um dinheiro que talvez não seja gasto pode prejudicar diretamente o investimento de tempo e valores para outras áreas ou projetos da empresa. 

A boa notícia é que há alternativas mais seguras e eficientes para substituir o modelo de adiantamento tradicional, como o VOLL Wallet, por exemplo. Clique no link e descubra como essa solução pode transformar a gestão de despesas da sua empresa!