Muito se fala sobre Política de Viagens Corporativas no mundo dos negócios. É uma prática tão necessária e recorrente que até mesmo suas “dores de cabeça” já são conhecidas, não é mesmo? Burocracia para os colaboradores, complicações para os gestores e, para a empresa, a sensação de que os recursos poderiam ser melhor aproveitados.
Isso é familiar para você? Então, continue lendo: os especialistas da Voll prepararam 7 dicas importantes para quem sabe bem o que é a Política de Viagens Corporativas, mas sempre se questiona sobre como usá-la de forma mais eficiente. Confira e depois comente compartilhando sua experiência ou dúvidas. Vamos pensar juntos em soluções!
Uma política de viagens corporativas só é boa se for viável. Por isso, a dica é analisar as últimas viagens feitas, os deslocamentos e despesas mais comuns, destinos e viajantes mais frequentes, média de gastos e tudo que possa trazer mais conhecimento e previsibilidade para definições que realmente façam sentido para a sua empresa.
Pesquisar o mercado e ver o que empresas do mesmo segmento estão fazendo é interessante, mas nada como pensar dentro da realidade e metas do seu negócio.
Caso ainda não exista um histórico significativo, simule de forma estratégica. Consulte a equipe. Ouça todos os envolvidos. Esse pequeno esforço inicial valerá a pena!
E muito importante: revise periodicamente a política para garantir que esteja sempre coerente ao cenário, principalmente em relação aos valores.
Sim, pode parecer estranho, mas limites levam a sensação de segurança aos colaboradores. Especificar prazos para agendamentos, tetos para gastos e reembolsos de despesas de viagens é uma boa prática para garantir mais controle a todos os envolvidos.
Mas, atenção: procure sempre combinar esses limites à autonomia. Como? Defina os gastos e as regras, mas sem restringir as escolhas a determinado tipo de hospedagem ou meio de locomoção, por exemplo. O fato de o colaborador poder escolher aumenta consideravelmente a responsabilidade e pertencimento, trazendo resultados positivos para todos!
Como já falamos, uma boa política de viagens corporativas é aquela que funciona, que cumpre o propósito de orientar os colaboradores, evitar imprevistos e usar os recursos da empresa de forma responsável e eficaz.
Por isso, é importante que o documento aborde o máximo de questões possíveis, começando pelas mais simples.
Alguns exemplos: sobremesa e bebidas alcoólicas de clientes entrarão nos gastos previstos com alimentação? O que, exatamente, pode ser reembolsado? O que acontece se algum prazo expirar? Com quem o viajante deve falar se tiver algum imprevisto com passagens ou serviços contratados? Quais mudanças podem ser feitas no roteiro previamente aprovado sem comprometer o acordo?
Invista sua energia em tentar prever perguntas como essa, pois, sem dúvida, pouparão esforços no futuro. Mais uma vez, ressaltamos a importância de consultar os gestores de outras áreas e os viajantes frequentes pois, com certeza, podem contribuir com informações preciosas e compartilhar experiências – de sucesso ou frustrações.
Você já vivenciou algum conflito de reembolso de despesas de viagens por falha na comunicação ou interpretação da política corporativa? Se sim, aproveite para compartilhar nos comentários!
É isso que queremos evitar ao recomendar que seus pontos sejam minuciosos e abordem o máximo de questões possíveis, mas sem deixar a clareza de lado.
O principal objetivo de elaborar esse documento é garantir que todos estejam na mesma página. Então, vá direto ao ponto, coloque as orientações e informações de forma clara e acessível a todos. Não deixe espaço para dúvidas de interpretação.
Defina os papeis de cada um da equipe que participa da gestão de viagens e comunique todos de forma clara. É importante que os colaboradores saibam quem fica responsável por cada questão.
Além de trazer mais tranquilidade aos viajantes, isso também facilita a rotina de todos os envolvidos.
Conhecer as opções e novidades oferecidas no ramo das viagens corporativas é essencial. Você sempre precisa ter a certeza de que está oferecendo o melhor para sua empresa, pensando tanto no bem-estar dos funcionários quanto em trazer agilidade e bons resultados para a gestão de recursos.
Garanta que você conhece os players de mobilidade urbana, os planos das companhias aéreas, as formas de hospedagem. Invista em parcerias com seguradoras e benefícios de alimentação ou locomoção.
Questione e revise suas políticas com frequência para garantir que estejam sempre em movimento e evoluindo.
Por exemplo, se você ainda está usando planilhas e se perdendo nos recibos de reembolsos de despesas de viagens, saiba que já existem soluções tecnológicas e parceiros prontos para te ajudar. E é justamente sobre isso que vamos falar no próximo item.
Nada garantiria mais a adesão à Política de Viagens Corporativas do que se ela estivesse, literalmente, na palma da mão de seus colaboradores, não é mesmo?
E se, além disso, estivesse integrada a tudo que eles precisassem para planejar e executar a viagem? Sim, agora é a hora que dizemos que isso é possível. Mas não antes de dizer que essa solução representa também o fim das complicações com reembolsos e desgastes de planejamento. ;]
A VOLL desenvolveu um aplicativo que centraliza tudo que sua equipe precisa para uma viagem corporativa, personalizado com a política da sua empresa e integrado às plataformas de gestão financeira. Tudo que você precisa fazer é definir suas diretrizes, cadastrar sua equipe e acompanhar os resultados.
O planejamento e organização financeira da próxima viagem da sua empresa pode acontecer de forma tão simples quanto chamar um Uber (companhia, aliás, que é uma das disponibilizadas em nosso aplicativo – junto a muitas outras opções)
E aí, está pronto para colocar essas dicas em prática e transformar a Política de Viagens Corporativas e sua gestão?