Política de viagens corporativas: crie boas práticas e garanta aderência

Muito se fala sobre Política de Viagens Corporativas no mundo dos negócios. É uma prática tão necessária e recorrente que até mesmo suas “dores de cabeça” já são conhecidas, não é mesmo? Burocracia para os colaboradores, complicações para os gestores e, para a empresa, a sensação de que os recursos poderiam ser melhor aproveitados. 

Isso é familiar para você? Então, continue lendo: os especialistas da Voll prepararam 7 dicas importantes para quem sabe bem o que é a Política de Viagens Corporativas, mas sempre se questiona sobre como usá-la de forma mais eficiente. Confira e depois comente compartilhando sua experiência ou dúvidas. Vamos pensar juntos em soluções!

• Histórico de viagens: esse deve ser seu ponto de partida
• Limites levam segurança e responsabilidade aos colaboradores
• “O que pode gerar dúvidas na minha equipe durante uma viagem ou compromisso corporativo?” Pergunte-se e garanta que a resposta esteja na sua política!
• Abrangente, sim. Objetivo também!
• Ter um fluxo de responsabilidade bem definido não é burocracia: é organização
• Atualiza-se sobre o mercado – conheça as opções, faça parcerias
• Conte com a tecnologia para descomplicar e agilizar sua gestão e a vida de seus colaboradores

Histórico de viagens: esse deve ser seu ponto de partida.

Uma política de viagens corporativas só é boa se for viável. Por isso, a dica é analisar as últimas viagens feitas, os deslocamentos e despesas mais comuns, destinos e viajantes mais frequentes, média de gastos e tudo que possa trazer mais conhecimento e previsibilidade para definições que realmente façam sentido para a sua empresa. 

Pesquisar o mercado e ver o que empresas do mesmo segmento estão fazendo é interessante, mas nada como pensar dentro da realidade e metas do seu negócio.

Caso ainda não exista um histórico significativo, simule de forma estratégica. Consulte a equipe. Ouça todos os envolvidos. Esse pequeno esforço inicial valerá a pena!

E muito importante: revise periodicamente a política para garantir que esteja sempre coerente ao cenário, principalmente em relação aos valores.

Limites levam segurança e responsabilidade aos colaboradores

Sim, pode parecer estranho, mas limites levam a sensação de segurança aos colaboradores. Especificar prazos para agendamentos, tetos para gastos e reembolsos de despesas de viagens é uma boa prática para garantir mais controle a todos os envolvidos. 

Mas, atenção: procure sempre combinar esses limites à autonomia. Como? Defina os gastos e as regras, mas sem restringir as escolhas a determinado tipo de hospedagem ou meio de locomoção, por exemplo. O fato de o colaborador poder escolher aumenta consideravelmente a responsabilidade e pertencimento, trazendo resultados positivos para todos!  

“O que pode gerar dúvidas na minha equipe durante uma viagem ou compromisso corporativo?” Pergunte-se e garanta que a resposta esteja na sua política! 

Como já falamos, uma boa política de viagens corporativas é aquela que funciona, que cumpre o propósito de orientar os colaboradores, evitar imprevistos e usar os recursos da empresa de forma responsável e eficaz. 

Por isso, é importante que o documento aborde o máximo de questões possíveis, começando pelas mais simples.

Alguns exemplos: sobremesa e bebidas alcoólicas de clientes entrarão nos gastos previstos com alimentação? O que, exatamente, pode ser reembolsado? O que acontece se algum prazo expirar? Com quem o viajante deve falar se tiver algum imprevisto com passagens ou serviços contratados? Quais mudanças podem ser feitas no roteiro previamente aprovado sem comprometer o acordo?

Invista sua energia em tentar prever perguntas como essa, pois, sem dúvida, pouparão esforços no futuro. Mais uma vez, ressaltamos a importância de consultar os gestores de outras áreas e os viajantes frequentes pois, com certeza, podem contribuir com informações preciosas e compartilhar experiências – de sucesso ou frustrações.

Abrangente, sim. Objetivo também!

Você já vivenciou algum conflito de reembolso de despesas de viagens por falha na comunicação ou interpretação da política corporativa? Se sim, aproveite para compartilhar nos comentários!

É isso que queremos evitar ao recomendar que seus pontos sejam minuciosos e abordem o máximo de questões possíveis, mas sem deixar a clareza de lado. 

O principal objetivo de elaborar esse documento é garantir que todos estejam na mesma página. Então, vá direto ao ponto, coloque as orientações e informações de forma clara e acessível a todos. Não deixe espaço para dúvidas de interpretação.

Ter um fluxo de responsabilidade bem definido não é burocracia: é organização

Defina os papeis de cada um da equipe que participa da gestão de viagens e comunique todos de forma clara. É importante que os colaboradores saibam quem fica responsável por cada questão. 

Além de trazer mais tranquilidade aos viajantes, isso também facilita a rotina de todos os envolvidos. 

Atualiza-se sobre o mercado – conheça as opções, faça parcerias

Conhecer as opções e novidades oferecidas no ramo das viagens corporativas é essencial. Você sempre precisa ter a certeza de que está oferecendo o melhor para sua empresa, pensando tanto no bem-estar dos funcionários quanto em trazer agilidade e bons resultados para a gestão de recursos. 

Garanta que você conhece os players de mobilidade urbana, os planos das companhias aéreas, as formas de hospedagem. Invista em parcerias com seguradoras e benefícios de alimentação ou locomoção.

Questione e revise suas políticas com frequência para garantir que estejam sempre em movimento e evoluindo. 

Por exemplo, se você ainda está usando planilhas e se perdendo nos recibos de reembolsos de despesas de viagens, saiba que já existem soluções tecnológicas e parceiros prontos para te ajudar. E é justamente sobre isso que vamos falar no próximo item.

Conte com a tecnologia para descomplicar e agilizar sua gestão e a vida de seus colaboradores 

Nada garantiria mais a adesão à Política de Viagens Corporativas do que se ela estivesse, literalmente, na palma da mão de seus colaboradores, não é mesmo? 

E se, além disso, estivesse integrada a tudo que eles precisassem para planejar e executar a viagem? Sim, agora é a hora que dizemos que isso é possível. Mas não antes de dizer que essa solução representa também o fim das complicações com reembolsos e desgastes de planejamento. ;] 

A VOLL desenvolveu um aplicativo que centraliza tudo que sua equipe precisa para uma viagem corporativa, personalizado com a política da sua empresa e integrado às plataformas de gestão financeira. Tudo que você precisa fazer é definir suas diretrizes, cadastrar sua equipe e acompanhar os resultados.

O planejamento e organização financeira da próxima viagem da sua empresa pode acontecer de forma tão simples quanto chamar um Uber (companhia, aliás, que é uma das disponibilizadas em nosso aplicativo – junto a muitas outras opções)

E aí, está pronto para colocar essas dicas em prática e transformar a Política de Viagens Corporativas e sua gestão?