Sistema de gestão de viagens corporativas: saiba como implementar

Pare para pensar: quantas vezes você precisa usar o seu celular quando vai organizar uma viagem corporativa? Desde reservar passagens e hotéis até gerenciar despesas e itinerários, a complexidade de planejar uma viagem a trabalho pode consumir tempo e energia de gestores e colaboradores.

Os sistemas de gestão de viagens corporativas são desenvolvidos justamente para que seja possível otimizar processos burocráticos e, ao mesmo tempo, garantir mais economia no planejamento e execução de deslocamentos pela empresa.

A implementação desse tipo de tecnologia, no entanto, pode ser desafiadora em alguns aspectos, mas é claro que os benefícios adquiridos justificam a complexidade do processo. 

Aqui na VOLL, temos a missão de ajudar gestores e colaboradores em todas as etapas da gestão de viagens corporativas, inclusive na implementação dessas plataformas. Por isso, continue a leitura e confira tudo o que você precisa saber sobre o assunto!

O que é um sistema de gestão de viagens corporativas

Um sistema de gestão de viagens corporativas é um tipo de plataforma tecnológica que centraliza todas as atividades relacionadas às viagens corporativas de uma empresa. 

Esse sistema unifica o planejamento, execução e acompanhamento de viagens de negócios em uma única interface e, dessa forma, permite que gestores de viagens, em apenas alguns cliques, realizem tarefas que antes eram feitas manualmente. Desde a reserva de voos e acomodações, até o controle de despesas e a geração de relatórios de viagem, tudo é facilitado por essa tecnologia.

Além disso, a plataforma de gestão de viagens também traz benefícios para os viajantes corporativos, que podem ter acesso a todas as informações e documentações necessárias para suas viagens de maneira rápida e simples. Assim, o tempo gasto com organização e planejamento é reduzido, proporcionando mais foco ao propósito da viagem em si.

Principais funcionalidades

Algumas das principais funcionalidades dessas soluções de viagens corporativas são:

• Reserva de passagens e hospedagem: Integração com companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos.

• Gestão de políticas de viagem: Aplicação automática das regras da empresa para controle de custos.

• Aprovação de viagens: Fluxos customizáveis para validação antes da emissão de bilhetes.

• Centralização de pagamentos: Faturamento unificado e integração com meios de pagamento corporativos.

• Reembolso de despesas: Processos simplificados para envio e aprovação de reembolsos.

• Relatórios e análise de dados: Painéis com insights sobre gastos, economia e compliance.

• Suporte e atendimento: Assistência para resolver imprevistos e garantir a segurança dos viajantes.

• Gestão de fornecedores: Negociação e controle de contratos com prestadores de serviços.

• Sustentabilidade e ESG: Monitoramento de emissões de carbono e incentivo a práticas sustentáveis.

• Integração com ERPs e sistemas financeiros: Sincronização de dados para maior controle e eficiência.

Benefícios de ter um sistema de gestão de viagens

Além de automatizar diversos processos manuais, a implementação de um plataforma de gestão de viagens traz benefícios como:

• Conformidade com a política de viagens corporativas da empresa;

• Redução de custos;

• Maior visibilidade e controle sobre despesas de viagens;

• Facilidade na comparação de preços e opções de viagem;

• Integração com sistemas de contabilidade e financeiro;

• Melhoria na experiência do viajante;

• Acesso a tarifas corporativas e negociação de descontos;

• Centralização de dados e relatórios analíticos;

• Cumprimento de regulamentações fiscais e legais;

• Otimização do tempo de gestão de viagens;

• Suporte 24/7 para emergências durante viagens;

• Redução de erros na reserva e faturamento;

• Fortalecimento da segurança do viajante;

• Facilidade na gestão de reembolsos e despesas;

• Personalização de políticas e preferências de viagem;

• Aumento da produtividade dos colaboradores;

• Sustentabilidade (redução da pegada de carbono com escolhas mais conscientes);

• Maior transparência nas negociações com fornecedores;

• Facilidade na gestão de viagens internacionais (vistos, taxas, etc.).

Principais desafios do gestor na implementação de um sistema de gestão de viagens

Embora a tecnologia quase sempre venha para facilitar, é inevitável que alguns desafios surjam durante a implementação de novos sistemas em uma empresa. Quando falamos sobre as plataformas de gestão de viagens, os principais desafios que podem surgir (e possíveis soluções) são:

• Custo de implementação

Solução: Analisar o custo-benefício para justificar o investimento e optar por modelos de assinatura escaláveis (SaaS) que permitam pagamentos mensais para reduzir o impacto financeiro inicial. 

• Resistência à mudança por parte dos colaboradores

Solução: Realizar treinamentos, comunicar os benefícios do sistema e envolver os colaboradores no processo de implementação para aumentar a adesão.

• Integração com sistemas existentes (financeiro, RH, etc.)

Solução: Escolher um TMS com APIs robustas e trabalhar com fornecedores que ofereçam suporte técnico para garantir uma integração suave.

• Dificuldade em garantir a adesão às políticas de viagens

Solução: Configurar o sistema para bloquear reservas fora da política e oferecer incentivos para o cumprimento das regras.

• Gestão de dados e relatórios 

Solução: Escolher um sistema com funcionalidades robustas de análise de dados e garantir que os colaboradores sejam treinados para usá-las corretamente.

• Adaptação a diferentes necessidades de viagens (nacionais, internacionais, etc.)

Solução: Escolher um TMS flexível que possa ser personalizado para atender a diversos tipos de viagens e requisitos.

• Treinamento e capacitação da equipe

Solução: Oferecer treinamentos contínuos e materiais de suporte, como manuais e tutoriais, para garantir que todos saibam usar o sistema.

• Personalização da experiência do usuário

Solução: Trabalhar com fornecedores que permitam personalizações e configurações flexíveis.

• Manutenção e atualizações do sistema

Solução: Escolher um fornecedor que ofereça suporte técnico contínuo e atualizações regulares para manter o sistema funcionando de forma eficiente.

• Dificuldade em medir o ROI (Retorno sobre o Investimento)

Solução: Estabelecer métricas claras desde o início e monitorar regularmente os resultados para avaliar o impacto do sistema.

Como implementar um sistema de gestão de viagens na sua empresa

O primeiro passo é escolher o sistema ideal para a sua empresa. Avalie se as opções que você encontrou oferecem todas as funcionalidades que mencionamos anteriormente neste artigo e, se possível, realize uma demonstração para entender o funcionamento da plataforma.

Depois que a contratação do sistema for aprovado, recomendamos seguir esses passos para uma implementação bem-sucedida:

• Execute um piloto antes da implementação completa: Antes de adotar o sistema em toda a empresa, faça um projeto piloto com um grupo pequeno de colaboradores. Acompanhe de perto o uso da plataforma e colete feedback dos usuários para  identificar quais ajustes são necessários e garantir que a plataforma funcione conforme o esperado.

• Prepare a infraestrutura e integre sistemas: Trabalhe com a equipe de TI para garantir que a plataforma seja integrada aos sistemas já utilizados pela empresa, como ferramentas de contabilidade e RH. Certifique-se de que a infraestrutura tecnológica esteja pronta para suportar o novo sistema.

• Configure a plataforma de acordo com as políticas da empresa: Personalize o sistema para refletir as políticas de viagens corporativas, como limites de gastos, preferências de fornecedores e regras de aprovação. Configure alertas e bloqueios para garantir conformidade e evitar desvios.

• Treine a sua equipe: Ofereça treinamentos para os colaboradores, gestores e equipes internas (como TI e financeiro). Utilize materiais de suporte, como manuais e tutoriais, para garantir que todos saibam aproveitar ao máximo as funcionalidades da plataforma.

Conheça o sistema de gestão de viagens corporativas da VOLL

Se você trabalha gerindo viagens corporativas e está considerando implementar um sistema na sua empresa, não deixe de conhecer a VOLL.

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