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Usabilidade de uma planilha de controle de viagens
06/12/2021
Por: Livia Pizza

Você ainda usa planilha de controle de viagens? Confira 5 motivos para você repensar sua estratégia e investir em tecnologia de gestão de viagens

Se você chegou aqui buscando dicas para melhorar sua planilha de controle de viagens e ficou perdido ao se deparar com esse título, calma: o texto é, sim, feito para você. Pode ser que comece a leitura pensando apenas em aprimorar a planilha, mas provavelmente terminará focado em trazer melhorias muito maiores para a gestão de viagens corporativas da sua empresa

Isso porque nós vamos refletir sobre 5 fragilidades da planilha de controle de viagens que já podem ser resolvidas com tecnologia. 😉 Então, vamos lá!

 

Você, com certeza, já usa tecnologia para planejar e executar as viagens corporativas. Então, que tal passar a usá-la de forma mais eficiente?

Suas planilhas são digitalizadas e compartilhadas; você, provavelmente, usa um software de planejamento de viagem, outros para contratar serviços, para gerenciamento das despesas e talvez até mais um para a análise de dados. Ou seja: a tecnologia já faz parte do processo, só que (ainda) não de forma integrada e inteligente.

É aí que entram as plataformas que centralizam, de forma estratégica, todas as demandas necessárias para a gestão de viagens e mobilidade corporativa. Basicamente, tudo que um gestor precisa para viabilizar um simples deslocamento ou uma viagem completa está a um clique, tanto dele quanto do colaborador viajante. Processos integrados, pessoas conectadas. 

 

Por mais estruturada e específica que uma planilha seja, ela é apenas uma parte do processo. 

É claro que as planilhas, quando bem usadas, trazem organização para o processo, especialmente na rotina de reembolso. Mas, ela entra em ação apenas no pós. Enquanto isso, uma série de outras etapas para o planejamento da viagem, contratação de serviços, previsão de gastos, política de viagens corporativa, análise, entre outros, precisam caminhar paralelamente. E cada uma dessas tarefas leva a dezenas de outras, como, por exemplo, buscar os melhores preços para passagens e hospedagens. 

São tantas demandas que, em uma gestão ideal, diversos colaboradores estariam envolvidos. Mas, na realidade, sabemos que as funções acabam ficando acumuladas.

Se a palavra “delegar” acabou de vir em sua cabeça, saiba que é disso que vamos tratar– mas sob uma nova perspectiva: delegar para a tecnologia capaz de integrar todas as pontas em uma única plataforma.  

Ao aderir à solução da VOLL, sua empresa passará a ter um time de experts em gestão de viagens à sua disposição. Tudo ali, em tempo real, em um aplicativo intuitivo que já é usado por mais de 300 mil pessoas no Brasil e no exterior. Isso sim é delegar com estratégia, não é? 

Uma planilha depende de muita intervenção humana para funcionar, gerando burocracia, frustração para a equipe e comprometimento dos recursos da empresa.

É do conhecimento de todos que atuam com gestão de viagens corporativas que os 3 fatores que citaremos a seguir são bastante recorrentes na rotina:

  1. Dificuldade da equipe em ler, interpretar e seguir a política de viagem corporativa
  2. Falhas com o armazenamento e envio de recibos e outros acordos. 
  3. Erros ou atrasos no preenchimento das planilhas
  4. Desvios de recursos, por falta de organização ou de acompanhamento do gestor

Reconhecer essas falhas humanas nos leva a pensar em soluções que possam automatizar partes estratégicas do processo. Felizmente, já existem tecnologias de gestão de viagens, como a desenvolvida pela VOLL, que facilitam, e muito, o planejamento, execução e reembolso, tanto para gestores quanto para os colaboradores viajantes. 

E de forma totalmente inteligente e estratégica, pois a própria plataforma já oferece os melhores preços para todas as demandas: passagens aéreas, hospedagens, meios de mobilidade urbana – e até possibilita que o colaborador registre as despesas com alimentação para que o gestor acompanhe instantâneamente. Sem complicação e tempo perdido com esperas burocráticas. E, por falar nisso, vamos ao próximo tópico:

Já calculou quanto tempo você e sua equipe gastam preenchendo planilhas? 

Ao invés de perdermos tempo tentando calcular isso, que tal imaginarmos todas essas possíveis horas (ou dias!) destinadas a tomadas de decisões estratégicas, processos criativos e mais produtividade? 

Facilitar e desburocratizar as tarefas diárias, como preenchimento de planilhas de controle de viagem, aguardo de envio de recibos e mais, pode garantir resultados muito satisfatórios para a empresa

Foi pensando também nisso que a VOLL criou um aplicativo intuitivo para que planejar e executar uma viagem, de forma personalizada com a política de cada empresa, seja tão simples quanto chamar um Uber

 

Adotar a tecnologia all in one para gestão de viagens é ter a garantia de atualização e evolução constante.

Quando o assunto é viagem e mobilidade corporativa, é essencial saber que as escolhas estão sempre atualizadas conforme as novidades do mercado e mudanças comportamentais da sociedade – o que, sabemos, não é uma tarefa tão simples para um gestor que ainda não usa a tecnologia como aliada e está, frequentemente, sobrecarregado. 

A VOLL está sempre se aprimorando, fechando novas parcerias e oferecendo o que há de melhor no mercado para seus assinantes. Ao se conectar, você pode ter certeza de que encontrará as melhores ofertas e opções disponíveis para sua viagem. Ou seja: sem preocupações com o presente e nem com o futuro. 

Sim, a próxima é uma dica extra! 

Se essa reflexão abriu sua cabeça para mudanças necessárias na gestão de viagens corporativas, compartilhe no LinkedIn para que chegue a mais pessoas! 

Agora que você já refletiu sobre sua atual gestão de viagens corporativas, compartilhe no LinkedIn para que mais pessoas se atualizem – afinal, não é uma tarefa tão fácil na correria da rotina de trabalho – ainda mais quando se lida com gestão de viagens e planilhas intermináveis, não é mesmo?

Até a próxima!

Categorias: Transporte

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