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Gestão centralizada de viagens corporativas
03/09/2021
Por: Livia Pizza

Os riscos de uma gestão descentralizada de viagens corporativas

Muito se fala sobre as vantagens da internet para simplificar a rotina e otimizar os custos das empresas. Seus recursos são capazes de diminuir distâncias e aproximar profissionais de todo o mundo.

Entretanto, muitas tarefas exigem que os profissionais se desloquem a curtas e longas distâncias. Quanto maior a frequência desta atividade, maior será a necessidade de organizar esse fluxo de trabalho. 

Nesse sentido, empresas que praticam a gestão descentralizada de viagens e deslocamento operam sob o risco constante do desencontro de informações. Como é o processo no seu trabalho? Você acredita que exista uma visão integral dos gastos e do uso dos serviços de viagem? Continue a leitura e entenda um pouco mais sobre o assunto. 

O que é a gestão descentralizada de viagens

Quando falamos dos riscos de uma gestão descentralizada de viagens e deslocamentos corporativos, chamamos a atenção para as empresas que centralizam as decisões em profissionais ou departamentos cujas funções são muito distantes dessas atividades.

Em empresas de médio e grande porte não é difícil encontrar um setor especialista em cuidar da gestão de frota e deslocamento de colaboradores. No entanto, é comum que esse trabalho se resuma à manutenção dos carros, controle de quilometragem e combustível.

Orçamentos, reservas de hospedagem, pagamento e até mesmo o relatório entregue no retorno ao trabalho são funções que ficam espalhadas entre os profissionais. Com isso, começam a aparecer problemas como:

  • a falta de um gestor de viagens e/ou profissional de logística para calcular rotas e fazer orçamentos elevam os custos, promovendo o uso inadequado dos recursos financeiros e de tempo;
  • o responsável pela decisão está distante das áreas envolvidas;
  • os processos de tomada de decisão demoram e dependem das posições hierárquicas mais altas, que estão ocupadas com demandas urgentes e estratégicas.

Existe, ainda, a questão da comunicação. O diretor do Grupo R1, Eduardo Murad, explica:

“A gente percebe que nem sempre o profissional que gerencia esse deslocamento tem influência o suficiente para agilizar os processos de decisão. Também é perceptível que o cara que cuida da frota e o gestor de viagens não conversam, seus trabalhos ficam muito distantes e essas pessoas não se falam”.

Motivos para centralizar os processos relacionados a mobilidade nas empresas

No mundo empresarial, existem duas premissas independentemente do segmento da empresa e do processo interno: 

  1. A comunicação é essencial.
  2. Todo processo pode ser otimizado. 

Quando você analisa o tópico anterior, sobre o risco da descentralização, percebe que o gap de comunicação entre as áreas responsáveis por organizar e autorizar as viagens corporativas está fazendo as empresas perderem tempo e dinheiro. 

As melhorias promovidas pela centralização vão além da otimização de recursos. Viagens corporativas deixam de ser uma forma de cumprir com a agenda de compromissos e passam a ser utilizadas como um recurso de engajamento, produtividade e atração de talentos.

É o caso do bleisure, conceito que alia o lazer com as viagens corporativas. Muito praticado no exterior, se tornou um grande atrativo para jovens profissionais, impactando positivamente no resultado de negociações, reuniões e networking. 

O papel da tecnologia na gestão de viagens corporativas

App completo para viagens a trabalho

 

Quando o assunto é agilidade, comunicação, otimização de tempo e custo, o uso da tecnologia se destaca como o maior aliado do mundo corporativo.

Atualmente, as empresas encontram softwares e aplicativos para fins que antes eram inimagináveis. Sempre com a missão de centralizar dados, agilizar aprovação de reembolso, desenvolvimento de relatórios e o gerenciamento de atividades.

Informações e decisões que não passam por muitas mãos são precisas e menos burocráticas — e os processos tecnológicos fazem isso de forma segura.

É exatamente o que a VOLL faz pela sua empresa. Reduzimos os riscos da gestão descentralizada de viagens e a mobilidade corporativa por meio de um aplicativo único e intuitivo, em que os colaboradores de empresas de médio e grande porte podem acompanhar e gerenciar suas viagens e deslocamentos de forma descomplicada.

Nossa tecnologia agiliza o orçamento, o pedido de reembolso e facilita o acesso a dados importantes para a geração de relatórios. E, veja que incrível: ainda temos um plano grátis para sempre. 

É a chance de você ajudar a sua empresa a inovar na gestão de mobilidade e viagens, como as maiores empresas do Brasil e da América Latina já fazem. Baixe o app gratuitamente agora mesmo.

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