Onboarding VOLL: um tutorial para acelerar sua gestão

“Uma jornada de mil quilômetros começa com um único passo”. Você provavelmente já ouviu este provérbio chinês, ou alguma forma derivada dele, que diz respeito à importância de começar algo, não deixando que a distância (cronológica, aqui) te iniba de seguir em frente. Mas o que isto tem a ver com a implantação de tecnologia de gestão de mobilidade na sua empresa? A verdade é que, bem… tudo.

A contratação de um software corporativo costuma seguir um caminho quase sempre único: contratação, implantação, acompanhamento. É um PDCA revisitado, digamos assim. Aqui, entretanto, daremos um foco maior na segunda etapa desta linha do tempo: a implantação — ou onboarding, como costuma-se dizer.

Por mais que todos nós saibamos que a construção de uma base de dados assertiva é o que garante — praticamente na totalidade — o sucesso de uma análise, de uma estratégia, de um projeto, é importante reforçarmos que uma atenção mais que especial na hora de construí-la te fará ganhar muito tempo à frente.

Na VOLL, uma ação crucial de início da implantação do sistema é o preenchimento da planilha de onboarding de forma correta. É preciso que os dados compartilhados sejam consistentes, para que você enquanto gestor possa fazer a gestão de mobilidade da empresa de maneira segura, confiável e ágil.

Implantar bem para gerir bem

O preenchimento da planilha de implantação vai permitir que você, enquanto empresa, tenha os resultados que planejou com a contratação da VOLL. Mais do que um marketplace de mobilidade, o sistema é uma poderosa ferramenta de gestão que vai te oferecer os melhores insights para oferecer transporte com segurança, praticidade e economia para seu time. E para que isso seja uma entrega constante, as informações de cadastro, centros de custos, orçamentos, políticas etc. devem ser apontadas de maneira correta na planilha.

Esta etapa é também fundamental para te permitir ter controle sobre os custos de mobilidade da empresa. Ao determinar quais colaboradores poderão ter acesso às viagens de suas respectivas equipes, você facilitará a visibilidade do responsável por cada área, projeto ou departamento, compartilhando a responsabilidade gerencial e multiplicando as validações e controle por toda a empresa.

Com o onboarding bem feito, você usufruirá do melhor da plataforma e certamente poderá compartilhar, muito em breve, os resultados inéditos de uma gestão de mobilidade tecnológica com toda a empresa.

Conhecendo a planilha de onboarding

O processo de implantação depende de a VOLL ter as informações precisas e corretas de cadastro, administração de custos e organização de informações da empresa. Para facilitar esta transmissão de dados, há uma planilha (Onboarding – VOLL), que contém abas específicas para cada tipo de informação.

A partir destes elementos que a empresa inserir neste documento, é possível habilitar a plataforma de gestão de mobilidade.

Vamos falar sobre cada uma das abas a seguir, para facilitar o entendimento e esclarecer possíveis dúvidas. O documento é bastante autoexplicativo, mas uma dica a mais não faz mal a ninguém, não é mesmo?

Dados cadastrais

Esta sessão é de extrema importância (por isso, inclusive, ela é a primeira da sua planilha de implantação). Aqui você deve inserir os dados relacionados às empresas (aos CNPJs) cujas notas fiscais devem ser emitidas.

Se sua empresa possui uma matriz que efetua todas as compras de serviços e produtos, e, depois, internamente repassa estes custos (com o uso de, por exemplo, notas de débito internas) às suas filiais, unidades ou unidades, insira aqui apenas os dados deste escritório central — nos próximos passos, você poderá apontar as filiais e unidades, para rateio interno dos investimentos com mobilidade.

Dica: atente-se ao fato de que “Nome fantasia” refere-se ao nome da empresa que centros de custos serão associados. O ideal é utilizar um nome que sua comunidade de colaboradores conheça, para facilitar a utilização do sistema e também os processos de conferência, auditoria, pagamento e gestão pré e pós-viagens.

Usuários

Você vai apontar nesta sessão as pessoas que serão impactadas positivamente com uma verdadeira revolução em sua mobilidade pelo trabalho. Serão os colaboradores que terão em mãos a mais avançada e moderna plataforma de transporte existente no mercado, para que possam alavancar o negócio e expandir a cultura da empresa pelo mundo.

É provável que você precise recorrer a sistemas de folha de pagamento, registro de pessoal ou ERPs para extrair bases que serão compiladas nesta aba da planilha de onboarding.

1. Colaborador: o nome completo do seu funcionário. É importante que o nome de cada usuário seja exatamente o mesmo, com a mesma grafia, do existente em seu sistema interno, para facilitar ativação/inativação por movimentos de admissão ou desligamento.
2. E-mail: do trabalho, corporativo. Não são recomendados os cadastros de e-mails de domínios públicos como @gmail, @icloud, @hotmail, @msn, @yahoo etc. O e-mail é um dado obrigatório e será utilizado para login.
3. Perfil: habilite para cada usuário um conjunto de funcionalidades, de acordo com a sua necessidade de visibilidade e ferramentas relacionadas à mobilidade pela empresa.

1. • “Usuário” é aquele colaborador que só poderá solicitar viagens e visualizar o histórico dos seus próprios deslocamentos. Nenhuma funcionalidade gerencial para além de seus próprios registros fará parte do seu acesso.
   • “Gestor” refere-se ao usuário (com função de gestão ou não na empresa) que, além de assumir todas as funções de um usuário (como descrito acima) convencional, tem acesso à aba de relatórios. Através desta aba, ele poderá extrair reports de viagens feitas por colaboradores da sua equipe ou do seu centro de custo. Os usuários do tipo “Gestor” devem ter colaboradores associados a si — veja como fazer isso mais adiante, no item 9.
   • “Administrador” é aquele profissional que terá total e ilimitado acesso a todas as funções da plataforma. Adição de centros de custos, de usuários, orçamentos, políticas, configurações diversas etc. todas podem ser feitas pelo usuário do perfil “Administrador”. Quem administra o sistema tem também todas as funções acumuladas dos demais perfis de usuário.
2. Pode solicitar para terceiros?: aponte os usuários que podem solicitar viagens para outros usuários cadastrados no sistema. Esta opção, por questões de segurança e usabilidade, está disponível apenas para chamadas feitas pelo acesso web VOLL.
3. Celular: este campo não é obrigatório e pode ser preenchido por cada colaborador, assim que fizer login (com seu e-mail corporativo) na plataforma. É preciso apontar o celular, para que o colaborador possa se comunicar com os motoristas, caso necessário, em seus próximos pedidos de deslocamento.
4. CPF: não é necessário inserir pontos e hífen nesta coluna. Mas, se você o fizer, nosso sistema fará uma conversão para um formato contínuo de 11 dígitos, para facilitar sua vida.
5. Matrícula: use este campo para apontar a matrícula ou registro do colaborador, ou qualquer outro código ou dado que seja interessante visualizar em relatórios, dashboards, faturas etc. Algumas empresas utilizam esta sessão para apontar o cargo do colaborador, por exemplo.
6. Departamento: não é um campo obrigatório.
7. E-mail gestor: aponte aqui o e-mail do usuário que, nesta mesma planilha ou já cadastrado no sistema, seja de perfil “Gestor” (veja descrição no item 3). Este e-mail, do gestor, receberá uma cópia de todos os recibos de viagem do usuário gerido — além de ter acesso, em relatórios, a todas as viagens deste profissional.

Dica: utilize os campos que não são obrigatórios ao seu favor. Aquelas sessões que são de texto livre podem te ajudar a compor indicadores de performance (KPIs), inserindo dados que fogem do escopo padrão de administração de custos.

Se você tem gestores imediatos de um usuário, mas também tem gestores de centros de custos, você poderá apontar estes segundos na próxima aba da planilha de onboarding.

Centros de custos

Aponte os centros de custos da sua gestão de orçamentos, associando-os às empresas (CNPJs) em que eles estão inseridos. Se sua empresa trabalhar com centros de custos filhos e centros de custos pais (diretorias, VPs, por exemplo), solicite a atualização desta aba ao seu executivo VOLL, para que você possa nos apontar também estes dados.

Para cada centro de custo, é possível associar usuários gestores. Aponte-os na última coluna desta planilha, inserindo um e-mail de cada usuário responsável pela gestão de cada centro de custo por vez. Você pode inserir quantos gestores você quiser para um centro de custo. A única necessidade é que estes gestores precisam ter, de fato, o perfil “Gestor“.

Usuários – Centros de custos

Aqui você deverá associar em quais centros de custos cada colaborador por solicitar viagens. Você pode associar quantos centros de custos quiser para cada colaborador. É altamente recomendado o apontamento de pelo menos um centro de custo por usuário, uma vez que o sistema entende que se não há centro de custo elencado no cadastro de um colaborador, este colaborador poderá solicitar viagens em qualquer centro de custo da plataforma.

Motivos

Além do campo de observações, que poderá ser solicitado (preenchimento obrigatório) pelo colaborador para pedir cada viagem, uma maneira de fazer uma análise mais compilada dos gastos com deslocamentos é entender a razão que levou o time a precisar de transporte. Utilize o campo “Motivos” para inserir estas oportunidades de mobilidade (reunião, treinamento, visita a cliente, hora extra, evento, viagem etc.) ou, ainda, para apontar a natureza do custo com o transporte (e.g. transporte de viagem, transporte administrativo). O campo é obrigatório para cada pedido de viagem pela VOLL, portanto é uma forma segura de solicitar que a equipe deixe mais detalhes sobre cada pedido de carro.

Fiquei com dúvida. E agora?

Para sua alegria, temos uma equipe de Customer Success que fica à sua disposição para te orientar sobre o preenchimento dos dados de implantação. Eles podem ser acessados pelo e-mail ajuda@govoll.com.

Se preferir, acione seu executivo de relacionamento para que ele também possa tirar as principais dúvidas sobre o documento. Ao seguir esse tutorial, o preenchimento da planilha de implantação da VOLL não será um desafio. Com tudo pronto, bastará usar os recursos de transporte corporativo e aproveitar todos os seus benefícios!