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11/01/2022
Por: Livia Pizza

O que todo gestor financeiro precisa saber sobre gestão de viagens corporativas

O gestor financeiro é o profissional responsável por administrar a área financeira de uma empresa. Nos últimos anos, seu papel e importância tem crescido para além de seu setor. Por exemplo, é muito comum que gestores financeiros sejam os responsáveis pela gestão de viagens corporativas de uma organização

Isso acontece, em parte, por conta das rotinas de administração de despesas e reembolsos e porque as empresas acreditam que este gestor é o mais capacitado para lidar com tais processos. Já que seu papel é garantir uma operação lucrativa para a empresa, desta forma, espera-se que atue a fim de assegurar que o patrimônio líquido da organização cresça. Assim, quando pensamos em viagens corporativas, há de se esperar que o gestor financeiro é um importante tomador de decisões.

Por outro lado, sabemos que na gestão de viagens e mobilidade corporativa há muitos processos que, se realizados manualmente, despendem altos custos, de tempo e recursos, para a empresa. São exemplos disso: a prestação de contas, os pedidos de reembolsos, a entrega e avaliação de relatórios de viagem, a aprovação dos gastos de viagem etc.

Avaliando esse cenário, os especialistas da VOLL trazem, neste artigo, quatro pontos importantes que os gestores financeiros precisam se atentar na hora de fazer a gestão de viagens corporativas de sua empresa. Continue a leitura deste artigo para saber quais são!

Política de viagens corporativas

A política de viagens corporativas nada mais é do que um conjunto de orientações, diretrizes, regras e regulamentações que norteiam a jornada de um colaborador que viaja. Esse documento deve orientar desde a compra de passagens aéreas até como funciona a política de reembolso para o cafezinho tomado no aeroporto. Trata-se de um extenso e burocrático conjunto de normas, mas que, quando bem feito e aplicado, garante que os processos sejam seguidos de acordo com os melhores interesses da empresa. 

É normal que grandes empresas possuam diretrizes e boas práticas para condutas internas, posicionamento de mercado e relacionamento entre seus públicos. Desta forma, a política de viagens corporativas deve ser vista com o mesmo grau de importância, pois preza pela economia da empresa e pela segurança e bem-estar dos seus viajantes. 

Em geral, a política de viagens corporativas se divide em três etapas: antes da viagem; durante a viagem e após a viagem. Nestes etapas, devem estar todas as informações necessárias para reserva de passagens, solicitação de adiantamento, como solicitar aprovação da viagem aos responsáveis, qual é a conduta esperada do viajante em um hotel, como organizar seu deslocamento urbano, quais os canais de suporte e como fazer a prestação de contas. 

Se a sua empresa ainda não possui uma política de viagens corporativas, ou como garantir sua aderência, a VOLL tem alguns links que podem te ajudar

Política de viagens: saiba agora como fazer a sua

Como usar a tecnologia a seu favor para garantir que a política de viagens da empresa seja seguida

Política de viagens corporativas: crie boas práticas e garanta aderência

Meu funcionário contratou serviços fora da política de viagem. E agora?

Duty of care

Seja no escritório ou viajando, a empresa é responsável pelo bem-estar de seus colaboradores. Tanto no aspecto legal garantindo a sua segurança, quanto a respeito de sua satisfação com a experiência do viajante corporativo. 

A partir do momento que seu colaborador se sente bem amparado, seguro e satisfeito com a maneira que a sua empresa lida com suas necessidades durante a viagem, há um aumento de produtividade e melhoria de resultados. Desta maneira, o nível de satisfação do viajante corporativo impacta diretamente nos negócios realizados durante sua viagem. Além disso, manter os colaboradores satisfeitos diminui a rotatividade de funcionários.

O Duty of Care pode impactar positivamente não apenas na felicidade dos colaboradores, mas também no posicionamento de mercado de sua empresa. Anteriormente, em nosso blog, falamos de maneira mais aprofundada sobre este assunto. Leia o artigo completo no link abaixo:

Duty of Care: entenda a importância e como implementá-lo na sua empresa

Seguro viagem

Ainda há muitas dúvidas em relação à contratação, ou não, de um seguro viagem para os colaboradores. Apesar de ser visto como um “seguro saúde temporário” por muitos, a cobertura de seus serviços é muito mais ampla. Além de cobrir as despesas médicas, é válido para outras situações como extravio ou danos à bagagem e perda de um voo, por exemplo. 

No caso de um seguro de viagem corporativo, há coberturas específicas que podem ser adicionadas conforme a necessidade da empresa. Por exemplo, se um executivo não pode cumprir a agenda, é assegurado o envio de um executivo substituto. Ou, em outros casos, pode assegurar equipamentos, como um furto de notebook ou smartphone. 

Em linhas gerais, um seguro viagem oferece cobertura para

  • Despesas médicas, hospitalares, farmacêuticas e odontológicas; 
  • Reembolso de despesas de viagens em caso de interrupção ou cancelamento;
  • Assistência para atraso de voo, perda de conexão e extravio de bagagem;
  • Morte acidental em viagem e traslado do corpo;
  • Invalidez permanente total ou parcial por acidente em viagem.

Sendo assim, contratar um seguro viagem para seus viajantes corporativos, pode oferecer mais segurança diante de imprevistos, garante o reembolso em situações emergenciais (como o furto do notebook, por exemplo), prevê suporte especializado em qualquer lugar do mundo, evita surpresas no orçamento e valoriza a sua equipe

Se você ainda precisa de mais motivos para contratar um seguro viagem para seus colaboradores, leia nosso artigo completo no link abaixo:

5 motivos para contratar seguro viagem para seus colaboradores

Bleisure

O termo Bleisure vem de dois termos em inglês “business” (negócios) e “leisure” (lazer), formando “bleisure”. Trata-se de uma viagem a trabalho que pode se tornar uma viagem a lazer, após o cumprimento da agenda profissional. 

Há inúmeros benefícios, tanto para colaboradores quanto para as empresas, ao adotar essa estratégia. De um lado, o viajante corporativo pode estender sua estadia e aproveitar o turismo local, o deixando mais satisfeito com seu trabalho. De outro, a empresa retém talentos e mantém seus funcionários motivados e produtivos. 

Além disso, a empresa pode economizar ao adotar o Bleisure. Sabemos que reservar passagens e se hospedam aos finais de semana é mais caro, por isso, quando bem aplicado, o bleisure pode trazer benefícios muito mais amplos. Em nosso blog já falamos sobre esse assunto, aprofundando um pouco mais sobre como sua empresa pode utilizar o bleisure para lucrar. Confira no link abaixo:

Bleisure: aliar lazer e negócios pode render mais produtividade para sua empresa

Para além da gestão de despesas e reembolsos, é importante que o gestor financeiro esteja atento a outros pontos relativos às rotinas de gestão de viagens corporativas. Neste artigo, trouxemos alguns aspectos menos óbvios que podem contribuir para aumentar os lucros da empresa de maneira indireta. 

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Categorias: Transporte

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