O que é o farol de política de viagens corporativas?

Você já ouviu falar no farol de política? Trata-se de uma funcionalidade do app VOLL que permite a visualização intuitiva e simples de quais serviços e opções de viagens disponíveis estão dentro ou fora da política de viagens da empresa.

O que é uma política de viagens corporativas?

A política de viagens corporativas é um documento que traz os padrões a serem seguidos pelos colaboradores da empresa quando viajam a trabalho. Além de uniformizar o fluxo de compra, realização e prestação de contas das viagens, é também uma referência importante para o gerenciamento dos indicadores de performance destes tipos de gastos.

Desta maneira, o papel da política de viagens corporativas é orientar cada colaborador que precisar sair do escritório, para cumprir uma função em outra cidade, estado ou país, para que ele siga certos padrões de reserva, compra e uso de serviços de viagens e mobilidade. 

Ela deve trazer todas as informações referentes a como viajar por meio da organização, por exemplo:

• quem procurar para solicitar a viagem;
• quais são as plataformas e sistemas disponíveis para comprar uma viagem;
• qual é o limite de gastos;
• quais são as regras que devem ser seguidas;
• quais são os meios de contato disponíveis para suporte antes e durante a viagem;
• quais são as recomendações e boas práticas incentivadas pela empresa durante uma viagem;
• quais são as rotinas pós-viagem que o colaborador precisa cumprir, dentre outros.

É muito importante que essa política esteja clara para todos os envolvidos de modo que não haja brecha para dúvidas ou más interpretações. Por exemplo, se faltar clareza na informação de que determinados custos da viagem não estão incluídos, os funcionários poderão passar por momentos de constrangimento — ou, ainda, infringir alguma diretriz.

Normalmente, as políticas de viagens se dividem, de forma geral, nas três principais etapas da jornada do viajante corporativo:

• Antes da viagem: como reservar sua passagem, como solicitar seu adiantamento de viagens, como analisar se a viagem é realmente necessária.
• Durante a viagem: qual é a conduta ideal dentro de um hotel, como se organizar para se movimentar do hotel para o endereço do seu compromisso, quais são os canais de suporte disponíveis para o colaborador durante uma viagem.
• Após o retorno: como prestar contas das despesas de viagem, como elaborar um relatório de viagens.

O que é o farol de política?

Com viagens corporativas esporádicas, uma planilha de Excel e um caderninho podem ser grandes aliados para organizar essa rotina. Mas, quando falamos de negócios de médio e grande porte, com centenas e milhares de colaboradores, orientar, acompanhar e gerenciar um número elevado de viagens de forma manual é definitivamente impossível. 

Além da grande quantidade de colaboradores em viagem (e outros tantos na expectativa de começarem sua próxima viagem corporativa) há também os trâmites burocráticos de conferência, integrações e análises depois do retorno dos viajantes corporativos.

Por conta disso, a VOLL desenvolveu um recurso em seu aplicativo que facilita a rotina do viajante corporativo. Com o app VOLL, cada empresa pode determinar sua política de viagens de acordo com suas próprias necessidades e de maneira personalizada.

Assim, ao fazer uma busca, seja de hotéis, passagens aéreas, corridas de táxi, aluguel de carros etc, em cada opção disponível para o colaborador há uma sinalização visual: ou em verde ou em vermelho, de acordo com a aderência à política de viagens da empresa. Os índices podem refletir as regras em questões de preço, antecedência ou quantidade de dias.

O app VOLL permite diversos tipos de configurações, para que a política de viagens da sua empresa seja acessível para todos os colaboradores que precisam viajar a trabalho.

Esta ferramenta permite que você habilite regras de compra para todos os serviços de viagens. Isso significa que é possível parametrizar, de maneira sistêmica, limites para os gastos com passagens aéreas, diárias de hotel, locação de veículos etc.

Além das parametrizações das regras de viagem da sua empresa, o app VOLL traz o benefício de orientar o viajante corporativo para as melhores práticas de viagem.

Além da pesquisa inteligente de voos e hotéis, essas ferramentas podem indicar se o viajante está optando por serviços que estão dentro ou fora da política de viagens da empresa. À medida que a política de viagens corporativas é atualizada, a equipe de gestão de viagens pode atualizá-la.

Como funciona o farol de política no app VOLL?

Conforme falamos, o farol de política é um indicador visual que aparece nos resultados de busca para os usuários do app.

• Caso o indicador apareça na cor verde, significa que aquele resultado está dentro da política de viagens da empresa.
• Caso apareça em vermelho, significa que aquela opção não está de acordo com a política cadastrada. 

Ao clicar na sinalização, verde ou vermelha, o colaborador terá acesso a mais informações, explicando o por quê daquele resultado estar fora da política. 

É importante notar que o farol de política não impede uma compra. Porém, o gestor responsável é notificado quando compras fora da política são feitas e esses dados podem ser analisados posteriormente a partir de relatórios, disponíveis também no app VOLL. 

Além disso, o colaborador terá que preencher uma justificativa para esta compra, que é enviada diretamente ao seu gestor.

Desta forma, dentre vários benefícios do app VOLL, o farol de política traz:

• Comunicação mais assertiva, deixando claro para o colaborador se suas opções estão dentro da política de viagens da empresa.
• Mais visibilidade ao gestor, que consegue avaliar quantas viagens foram feitas fora da política de viagens e as justificativas que recebeu.
• Identificação de possíveis gargalos na política que precisam ser atualizados.

Fora isso, por simplificar a jornada pré, durante e pós viagem, o app VOLL assegura o seguimento da política de viagens das empresas enquanto facilita a usabilidade. Com interface simples, autoexplicativa e com interações fluidas, o app VOLL e ganha o coração dos viajantes corporativos, incluindo os mais exigentes.

Conheça mais sobre o app VOLL

O app VOLL – que também possui interface web – é um marketplace de viagens e mobilidade corporativa.

A plataforma integra toda a jornada do colaborador fora da empresa, da reserva ao pagamento, em uma experiência totalmente mobile.

Com o app VOLL, o viajante consegue planejar, comprar, reservar e pagar todas as etapas da viagem praticamente em tempo real, com apenas alguns cliques.

Todas as ferramentas em um único lugar 

A solução integra os maiores aplicativos de mobilidade, cooperativas de táxi e locadoras de automóveis para transporte urbano e aluguel de carros; passagens aéreas, com as principais companhias nacionais e internacionais; hospedagem, com grandes e-commerce de hotelaria; além de alimentação e reembolso de KM para uso de veículos próprios.

Atendimento humanizado 24h por dia, 7 dias por semana

Além disso, os usuários possuem atendimento humanizado, sem robôs, através de chat, e-mail e telefone.

Em menos de um minuto, um especialista VOLL está pronto para atender solicitações de agendamentos offline, solução de problemas, atendimento VIP, suporte de emergência e segurança, entre outros.

Geolocalização

Todos os serviços são elencados de acordo com a geolocalização do cliente, e os resultados da busca são apresentados sempre do mais barato para o mais caro.

Assim, a escolha fica muito mais intuitiva e prática, além de econômica.

Gestão centralizada 

O gestor tem visibilidade 360º a partir de dashboards integrados e customizáveis, além de poder aprovar pedidos em segundos pelo app.

Sua empresa pode reduzir até 30% dos custos em viagens por ter uma solução integrada que oferece visibilidade e transparência em todas as etapas do processo.