Despesas corporativas são arcadas pela empresa para que o colaborador exerça sua função com eficiência. Saiba como facilitar a gestão e evitar prejuízos.
Durante a rotina de trabalho de um colaborador, podem surgir necessidades que necessitam e devem ser custeadas pela empresa.
Por exemplo, participar de um evento em que um cliente em potencial estará presente e mais aberto para conversar e fechar negócio.
Desta forma, a empresa terá que custear o ingresso para o evento, alimentação do colaborador durante o período, sua forma de deslocamento para ida e volta do local, talvez pedágio e até hospedagem.
Vamos supor também que durante esse tempo surja a necessidade de imprimir uma documentação ou apresentação e comprar um bonito envelope para entregar tudo a este cliente, pois ele prefere analisar benefícios e contratos à moda antiga.
Quem irá pagar pela impressão e envelope? A empresa do colaborador.
Todos os gastos citados acima são despesas corporativas, ou seja, são custos arcados pela empresa para que seu colaborador possa exercer sua função com eficiência sem ter que tirar dinheiro do próprio bolso.
E as despesas corporativas em viagens, como funcionam?
As viagens chegam a ocupar o segundo maior gasto das empresas, sendo superadas unicamente pelos salários.
As viagens aéreas costumam envolver pelo menos cinco deslocamentos. Por exemplo, a ida da casa ao aeroporto, do aeroporto ao hotel, do hotel ao local de trabalho, o retorno até o aeroporto e, em seguida, para casa. Geralmente, os roteiros são variações disso.
O mesmo vale para as viagens terrestres, excluindo o deslocamento para o aeroporto. Mas não é só o deslocamento que simboliza o custo real de uma viagem a trabalho. Isso porque existem gastos com alimentação, combustível, quilometragem, estacionamento, pedágio e por aí vai.
Algumas despesas corporativas podem acontecer durante uma viagem sem serem relacionadas com o ato de viajar em si. Se seu funcionário precisa comprar uma nova camisa social para usar em uma reunião de negócios, porque a anterior foi manchada na viagem, por exemplo, isso irá representar um gasto.
Como simplificar as despesas corporativas?
A simplificação das despesas corporativas pode envolver o investimento em tecnologia, a diminuição de tarefas burocráticas e a preservação do poder de escolha dos profissionais. Confira algumas ideias nos próximos tópicos.
Crie uma política de despesas
Desenvolver uma uma boa política de viagens corporativas é essencial para garantir que as despesas sejam geridas de forma organizada, sem gerar custos excessivos ou prejuízos econômicos.
Tendo fácil acesso à ela, os colaboradores saberão como utilizar o dinheiro disponibilizado pela empresa de forma responsável, sabendo exatamente em quais situações podem gastá-lo ou não; além das penalidades que podem ser aplicadas em casos de desvio de ética envolvendo gastos pessoais.
Ou seja, além de padronizar as despesas corporativas, ela também é útil para otimizar o processo de gestão, diminuindo o tempo perdido com burocracias, além de evitar possíveis erros e desperdício de verbas.
Use a tecnologia a seu favor
A adoção de uma política de viagens corporativas não faz necessariamente com que ela seja seguida à risca. Viagens com os reembolsos tradicionais, por exemplo, costumam depender de muitos processos manuais, burocráticos e exaustivos, nos quais vários erros podem acontecer. São alguns desses processos: colher e reunir notas e comprovantes, produzir planilhas, elaborar relatórios extensos, auditoria e retificação de despesas.
Tudo isso acarreta perda de tempo, o que vem a ser um empecilho para o fechamento de negócios que precisam de atenção imediata. A imprecisão na análise dos relatórios também pode ser uma grave consequência que leva ao desperdício de dinheiro com reembolsos indevidos.
Assim, a tecnologia ganha espaço para ajudar a multiplicar a capacidade gerencial, sendo acessível também para os profissionais que precisam viajar a trabalho.
Ao usar a tecnologia a seu favor, você passa a contar com várias configurações e parametrizações, definindo limites de gastos por categorias e perfil do colaborador, tudo de acordo com a política de despesas. E o melhor, dentro de uma só plataforma digital, de forma integrada, com ampla personalização, visibilidade e controle de dados.
Gestão de despesas corporativas é com a VOLL Wallet
Maximize a eficiência na gestão das despesas corporativas da sua empresa com a VOLL Wallet, uma solução integrada e inteligente para controle total dos gastos.
Gestão de despesas corporativas com carteiras digitais
Com a VOLL Wallet, sua empresa pode fazer a gestão de despesas corporativas de forma dinâmica e inteligente através de carteiras digitais. Essa solução permite o controle total de todos os pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolso ou Pix.
Além disso, é possível administrar as faturas e criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.
Dessa forma, você terá controle efetivo dos gastos corporativos antes mesmo que eles aconteçam, evitando ultrapassar o orçamento.
Controle de orçamento em uma única plataforma
Com a VOLL Wallet, a sua empresa precisa apenas de uma plataforma. Personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com cargos, nível, departamento ou até mesmo por cada colaborador.
É possível bloquear ou exigir aprovação para gastos por categorias ou limites de valores específicos, garantindo o cumprimento das regras estabelecidas.
Além disso, a plataforma oferece fluxos de aprovação personalizados, proporcionando uma visibilidade clara para o colaborador do motivo de pagamentos fora da política.
Também conta com a tecnologia OCR+ para auditoria de comprovantes em tempo real, automatizando a gestão de despesas e aumentando a responsabilidade e compliance da empresa.
Cartão corporativo
Administre o uso de cartões corporativos de forma eficiente e integrada. É possível criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.
Isso proporciona um maior controle sobre as despesas corporativas, permitindo um controle detalhado dos gastos, evitando surpresas e garantindo o cumprimento do orçamento estabelecido.
Adiantamentos e reembolsos
Automatize o processo de adiantamentos e reembolsos. Essa funcionalidade elimina milhares de rotinas manuais de conferência, auditoria e pagamentos todos os meses, proporcionando mais eficiência e agilidade nos processos financeiros.
Dessa forma, os colaboradores podem solicitar adiantamentos de forma fácil e rápida e a empresa pode realizar os reembolsos de forma automática. Isso é possível porque o processo de prestação de contas acontece em tempo real, quando o colaborador está criando a solicitação.
Essa automação reduz erros e retrabalhos, além de garantir mais transparência e controle.
Política corporativas
Personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com as necessidades da empresa.
A inteligência artificial exclusiva da VOLL Wallet aplica automaticamente os controles personalizados antes e depois de todos os pagamentos, garantindo o cumprimento das políticas estabelecidas pela empresa.
Além disso, a plataforma torna as regras de despesas corporativas compreensíveis e acessíveis a cada pagamento, garantindo que os colaboradores estejam cientes das políticas e evitando gastos não autorizados.
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