O desafio de ter mais visibilidade e controle na gestão de viagens corporativas

Uma das maiores dores das grandes empresas brasileiras é a aderência à política de viagens, mobilidade e compras indiretas, principalmente para os gestores das áreas administrativas. A ausência de uma solução mobile, que fosse simples, intuitiva e segura para o profissional fazia com que caminhos alternativos fossem escolhidos por aqueles que estavam na ponta do processo.

Para facilitar a rotina do viajante ou do profissional que tem atividades externas à empresa, é essencial ter um registro de despesas unificado, a fim de simplificar a jornada de quem não pode perder tempo com este tipo de atividade e precisa se dedicar ao seu negócio integralmente.

Isto é, é essencial que cada vez mais etapas da jornada de viagem e de mobilidade estejam dentro de um mesmo campo de visão, a partir de uma experiência simples e intuitiva.

Neste artigo do blog, explicamos como é possível fazer isso a partir do desafio que é ter mais visibilidade e controle na gestão de viagens corporativas. Continue a leitura!

Gestão de reembolsos de despesas

Os recibos de mobilidade urbana e de alimentação dividem os primeiros lugares no ranking de despesas mais presentes nos relatórios de reembolso e de prestação de contas de viagem em todo o mundo.

Pensando nisso, nossos especialistas desenvolveram uma modalidade no app VOLL em que não é necessário ter que prestar contas no fim da viagem ou no retorno ao escritório dos pedidos de transporte urbano e o pagamento de refeições. Os viajantes registram os recibos de itens que precisaram ser adquiridos durante sua jornada (dentro ou fora do escritório), submetendo-os à aprovação para reembolso.

Os recibos são digitalizados por meio da câmera do smartphone, ativada pelo aplicativo VOLL, e armazenados junto aos seus acessos à plataforma. Enquanto seus viajantes dizem adeus à manutenção de recibos de papel, você visualiza os custos, audita os comprovantes e delibera sobre o pedido de reembolso.

O app VOLL permite ainda que os recibos sejam anexados em lote ou individualmente. Os recibos são indexados de acordo com as regras que a sua empresa define dentro da aplicação. É possível categorizá-los por tipo de despesa, motivo da compra, pagamento, valor e opcionais observações.

Pedidos de viagem fora da política pré-determinada pela gestão

Nada garantiria mais a adesão à política de viagens corporativas do que se ela estivesse, literalmente, na palma da mão de seus colaboradores, não é mesmo? E se, além disso, estivesse integrada a tudo que eles precisassem para planejar e executar a viagem?

Para todos os pedidos de viagem feitos dentro do app VOLL, seu colaborador identifica se a opção de sua preferência está dentro ou fora da política de viagens da sua empresa enquanto está fazendo a busca e cotação.

Esta funcionalidade, internamente chamada de “farol de política”, apresenta à sua equipe exatamente quais são os serviços de viagem que atendem aos requisitos de sua política interna. Quem solicita possui clara visão de quais opções serão aprovadas imediatamente e quais necessitam de um segundo nível de aprovação ou precisarão ser auditadas.

Na prática, observa-se que o viajante tende a escolher as opções que representem um custo menor de deslocamento ou hospedagem, contribuindo para a eficiência administrativa.

Tela VOLL: Onde encontrar a opção “justificativa”

Tela VOLL: opções de justificativas

No app VOLL, a política de viagem é o que determina se o viajante pode selecionar um determinado voo ou hotel que esteja fora dos parâmetros pré-aprovados, exibido no menu como “farol de política”. Caso exista a permissão de seguir, e a opção selecionada estiver de acordo com as políticas da empresa, o pedido será automaticamente aprovado. Porém, quando os pedidos não atenderem aos critérios de custo, antecedência e categoria, o solicitante precisará justificar o motivo de ter selecionado uma alternativa fora da política.

O cadastro das justificativas pré-selecionadas pode ser feito pelos usuários do app VOLL com perfis de administradores da plataforma. Os registros serão disponibilizados para os novos pedidos de viagem, imediatamente após o cadastro.

Atendimento humano e suporte

Atualmente, o setor de mobilidade é protagonista de grandiosas conquistas em termos de tecnologia e serviço. O mercado das mobitechs é um verdadeiro palco de inovação, usabilidade e integrações altamente complexas, mas leves e de simples manuseio.

No entanto, além de uma experiência tecnológica incrível no device de preferência, os usuários esperam que suas interações, quando existentes, sejam cada vez mais personalizadas, humanas e imediatas.

É por isso que usuários app VOLL possuem suporte 24 horas por dia, sete dias por semana, onde quer que esteja e da maneira que preferir. O atendimento é humano, sem o intermédio de robôs, independente do horário e da necessidade.

Como a VOLL pode melhorar a rotina da sua empresa? 

Centralizar todos os processos é um benefício unânime, mas seus funcionários poderão somar mais algumas vantagens:

• Fim das falhas de interpretação e comunicação da política de viagem corporativa. Como a plataforma VOLL já é customizada com a política da sua empresa, as orientações serão seguidas naturalmente pelos viajantes.
• Maior autonomia para o funcionário decidir seus fornecedores de viagem. Com a garantia de que tem acesso às melhores opções do mercado e a tranquilidade de que não enfrentará problemas com a política de viagem corporativa depois.
• Menos tempo gasto com burocracia, mais foco no que importa. Sem a necessidade de se preocupar com a política e com a gestão de despesas e reembolso, sua equipe poderá focar no que realmente motivou a viagem ?
• Equipe mais conectada. Todas essas mudanças experimentadas por gestores e funcionários criará uma relação menos desgastada, sem atritos e que fluirá muito melhor. Esse é o ponto de partida para que a equipe trabalhe melhor juntos e soluções comecem a surgir!

Como essas melhorias vão impactar no orçamento da gestão?

A essa altura, você já deve ter percebido que a VOLL oferece uma solução inovadora em todos os sentidos, já que oferece benefícios para todos os envolvidos e ainda impacta positivamente no orçamento. Nesse tópico, então, vamos apenas organizar os 3 principais motivos que levam a esse resultado:

• Mais controle das contratações e despesas. A plataforma VOLL permite que os gestores acompanhem toda a movimentação feita durante o planejamento, execução e pagamento das viagens corporativas de forma centralizada, com a possibilidade de analisar os dados de forma mais precisa.
• Acesso garantido às melhores ofertas do mercado. Com o sistema da VOLL, gestores e colaboradores recebem as ofertas das maiores redes hoteleiras, companhias de mobilidade urbana e de passagens aéreas já filtradas pelo custo-benefício. Transparência que só uma travel tech inovadora pode oferecer, gerando praticidade e economia para sua empresa.
• Apenas uma plataforma para todas as necessidades. Sua empresa não precisará contratar e investir em diferentes plataformas para a gestão das viagens corporativas. Ter apenas uma solução traz não só praticidade, mas também a possibilidade de melhor negociação e redução de despesas.
• Maior produtividade para a equipe. Menos tempo despedido com processos burocráticos para a gestão de despesas e reembolso = mais tempo para focar no que é realmente importante para a empresa. Ou seja, além de reduzir os gastos, a VOLL pode ajudar a aumentar o faturamento, já que você e seus funcionários terão mais tempo disponível para prospecção de novos clientes e contratos.

Talvez agora você queira ver esses benefícios na prática, não é? Nós entendemos e até incentivamos. Por isso, te convidamos a conferir como o maior grupo de educação médica do país revolucionou sua mobilidade e também a agendar uma demonstração.

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