No-show: entenda as regras, taxas e impactos em viagens corporativas

As viagens corporativas são essenciais para o crescimento das empresas, garantindo a presença dos colaboradores em reuniões, eventos e outros compromissos estratégicos. 

No entanto, devido à sua complexidade, a gestão dessas viagens pode apresentar desafios. Um deles é o no-show, uma situação que pode resultar em custos imprevistos e afetar relações comerciais da empresa.

Quer saber mais sobre o assunto? Continue lendo para entender o que é o no-show, quais são suas regras e taxas e como evitá-lo!

O que é no-show?

Traduzido como “não comparecimento”, o no-show ocorre quando o viajante não comparece ao voo, hotel ou outro serviço já reservado, tampouco realiza o cancelamento prévio.

Em viagens corporativas, o no-show pode ocorrer em passagens aéreas, hospedagens, aluguel de veículos e outros serviços contratados de forma antecipada. 

No entanto, esse termo é mais frequentemente associado às viagens aéreas, por isso, será o foco deste conteúdo.

Imagine que um colaborador reservou um voo e um quarto de hotel para uma viagem de negócios, mas não compareceu para o check-in em nenhuma das opções, sem qualquer aviso prévio. 

Essa situação configura um no-show, podendo gerar taxas extras, multas e outros transtornos na organização da viagem.

O que é e como funciona a taxa de no-show?

Quando o passageiro não embarca nem avisa a companhia aérea com antecedência sobre sua ausência, a empresa perde a chance de vender o assento a outro viajante. 

Por esse motivo, em casos de no-show, as companhias cobram uma taxa, cujo valor varia conforme as regras da empresa e a tarifa adquirida.

Confira abaixo as taxas das principais empresas:

• GOL: 100% da tarifa em caso de tarifa Promo, R$ 500 ou 100% da tarifa (o que for menor) para tarifa Light, R$ 470 ou 100% da tarifa (o que for menor) para tarifa Plus. A tarifa MAX não possui taxas de no-show;

• Azul: R$ 550 ou 100% da tarifa (aplica-se 100% da tarifa quando ela for inferior ao valor da taxa)

• LATAM: a companhia não informa uma tarifa fixa em seus canais e recomenda que o passageiro entre em contato para mais detalhes.

Lembre-se de entrar em contato com a companhia aérea o quanto antes para esclarecer os detalhes da sua tarifa, solicitar auxílio na remarcação e confirmar o uso da passagem de volta, se aplicável.

Se você é um viajante corporativo, entre em contato com seu gestor ou com a agência de viagens para obter esclarecimentos e solicitar apoio especializado.

Para saber mais sobre bilhetes não voados, confira o artigo completo sobre o assunto!

Além das passagens aéreas, as taxas de no-show também são comuns em outros serviços. 

Os hotéis podem cobrar a primeira diária como penalidade. Em reservas com tarifas não reembolsáveis, a cobrança pode corresponder ao valor total da estadia.

As locadoras de veículos também podem cobrar uma multa se o cliente não retirar o carro na data prevista.

Impactos do no-show em viagens corporativas

O no-show pode causar transtornos para qualquer viajante. No entanto, em viagens corporativas, os impactos são ainda maiores:

• Prejuízos financeiros para a empresa, que precisa arcar com taxas e custos de remarcação sem direito a reembolso;

• Dificuldade no planejamento financeiro e na previsibilidade orçamentária da empresa;

• Danos ao relacionamento com outras empresas, fornecedores e parceiros comerciais afetados direta e indiretamente pelo no-show;

• Atrasos em compromissos profissionais no destino, impactando a produtividade do colaborador e sua reputação.

Como evitar o no-show em viagens de negócios? Veja 5 dicas práticas

Para evitar prejuízos financeiros e danos à credibilidade da empresa e do colaborador, é possível adotar boas práticas, tanto por parte dos viajantes corporativos quanto dos gestores de viagem. Confira:

1. Tenha uma política de viagens clara

Estabeleça diretrizes claras para orientar os colaboradores sobre a importância de cumprir as reservas e os impactos do no-show.

Sua política de viagens deve incluir procedimentos para cancelamentos e remarcações e pode, também, incluir consequências e possíveis penalidades para no-shows frequentes.

2. Facilite a comunicação

Comunicar antecipadamente imprevistos que possam causar um no-show reduz seus impactos. Para isso, tenha canais acessíveis e estimule o contato entre colaborador, gestor e agência de viagens.

3. Priorize tarifas flexíveis

Imprevistos podem acontecer a qualquer momento. Para minimizar os impactos, priorize tarifas e serviços que ofereçam flexibilidade para remarcação ou cancelamento sem custos elevados. 

Estabelecer acordos comerciais com companhias aéreas e hotéis pode ser benéfico nesse sentido.

4. Use a tecnologia a seu favor

Implemente tecnologias e plataformas de gestão para monitorar reservas, gerar alertas e fornecer visibilidade sobre status de viagens. 

Outra boa prática é automatizar o envio de notificações por e-mail e aplicativos para lembrar os viajantes das datas e horários de voos, check-ins e retiradas de serviços.

5. Acompanhe métricas

Monitore indicadores relacionados às viagens, como atrasos, cancelamentos e no-shows, observando padrões de comportamento, motivos comuns ou colaboradores reincidentes. 

Dessa forma, será possível identificar pontos de melhoria, criar ações direcionadas e atualizar sua política de viagens conforme o necessário.

Otimize sua gestão de viagens corporativas

O no-show em viagens corporativas representa um desafio financeiro e operacional para as empresas. 

No entanto, adotar medidas para minimizar essa situação e gerenciar imprevistos durante as viagens pode ser muito mais simples com os parceiros certos.

A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, é a solução ideal para:

• Facilitar o contato e a negociação com fornecedores;

• Proporcionar atendimento humanizado e especializado 24/7 em casos de emergências e imprevistos, como o no-show;

• Apoiar na atualização e implementação de uma política de viagens adequada;

• Gerenciar custos, despesas e reembolsos de forma automatizada e inteligente;

• Centralizar todas as informações da viagem, facilitando a jornada do colaborador e do gestor;

• Acompanhar relatórios e indicadores em tempo real para otimizar a operação.

Por meio de tecnologia própria, a VOLL oferece recursos exclusivos para transformar sua gestão de viagens, mobilidade e despesas. 

Dessa forma, sua empresa reduz custos e otimiza o tempo no dia a dia, enquanto seus colaboradores ganham mais conforto e autonomia para reservar serviços, sempre em conformidade com as políticas internas.

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