Não cometa estes erros ao fazer o reembolso dos seus colaboradores

Reembolso de despesas: um assunto temido no mundo corporativo – e não apenas pelos colaboradores, que podem se desgastar no procedimento. Os gestores também costumam se deparar com um cenário desafiador.  

Nesse texto, além dos 3 erros que devem ser evitados na gestão de reembolso, traremos uma boa notícia: todos eles acontecem por falhas no processo, ou seja, são fáceis de resolver.

Por isso, se você busca melhoria constante em seu desempenho e nos resultados para sua empresa, embarque nesse texto para aproveitar todas as dicas que preparamos. 

Esperamos que no final você se sinta motivado(a) a ser mais um dos portadores de conteúdo relevante no LinkedIn, compartilhando esse artigo com mais pessoas ? 

Boa leitura!

Não estruturar uma política de gastos e reembolso

Uma dica importante para começarmos:  organização e comunicação são premissas de uma boa gestão de reembolso. 

Essas duas ferramentas se encontram na política de reembolso, muitas vezes compreendida pela política de viagens corporativas. Esse documento é fundamental para estruturar todas as etapas e processos de gastos corporativos, colocando gestores e colaboradores na mesma página. 

Portanto, além de ser claro e acessível para todos, ele deve conter: 

• Quais gastos podem ser reembolsados – especifique todos os itens que que podem (e devem) ser reembolsados caso o funcionário use seus recursos próprios em um compromisso de trabalho. Combustível, quilometragem, pedágios, alimentação, hospedagem, passagem, transportes urbanos, etc. 
• Quais são os requisitos para cada item reembolsável – além de apresentar o que pode ser reembolsado, é fundamental que a política especifique quais são as normas e restrições em relação a esse gasto. Por exemplo: especifique, de forma clara, que bebidas alcoólicas não são reembolsadas como alimento.
• Qual é o valor máximo de cada item reembolsável – colocar tetos de gastos podem trazer mais segurança e controle para todos os envolvidos.
• Como o colaborador deve comprovar os gastos – especifique quais documentos (recibos, notas fiscais…) serão aceitos para comprovar os gastos e também como devem ser armazenados. Por exemplo, devem ser digitalizados e salvos em uma pasta compartilhada ou impressos em um relatório? 
• Quais são as etapas e prazos – esse item é indispensável. Desenhe o fluxo do processo de reembolso de forma clara, evidenciando os prazos de cada etapa, como, por exemplo, até quantos dias depois de uma viagem o relatório deve ser apresentado?

Não se esqueça de definir o prazo para pagamento dos reembolsos corporativos também! 

• Quem são os responsáveis – deixe bem claro quem responde diretamente por cada etapa do processo para que a equipe fique alinhada e atenta. Dessa forma, todos trabalharão em sintonia, aprimorando o processo.

Não padronizar as entregas e relatórios na gestão de reembolso 

Agora que já ressaltamos a importância de ter normas definidas conforme a legislação e compliance da empresa, chegamos ao próximo erro. 

A política de reembolso e viagens corporativas deixa claro o que deve ser apresentado para solicitar o pagamento corporativo, mas…como? 

Padronizar a apresentação das despesas, garantindo que incluam todas as informações básicas necessárias como data, destino, justificativa de cada gasto e responsável direto, traz muitos benefícios, tais como:

• Agilizar o processo de reembolso – com um formato padrão, colaboradores terão mais facilidade em garantir que todas as informações necessárias sejam preenchidas e gestores também terão mais facilidade em conferir e passar para frente um material alinhado.
• Evitar fraudes e falhas no processo – etapas e documentos padronizados sempre garantirão auditorias e apurações mais criteriosas. 
• Tomar decisões futuras mais assertivas – ter relatórios padronizados e ter um maior controle de todos os dados que podem impactar em ajustes dos processos e tomadas de decisões. 
• Atualizar e aprimorar a própria gestão – com dados organizados e tempo de análise otimizado, torna-se possível colher feedbacks dos gastos e perfis de despesas que serão úteis para refinar as políticas internas.

Não acompanhar a evolução do mercado

Esse pode ser considerado um dos erros mais graves, afinal, ignorar os avanços tecnológicos que impactam na sua área de atuação compromete diretamente seu desempenho profissional e dá direito a questionar sua dedicação para com a empresa. 

Você se considera atualizado com as soluções que o mercado oferece para facilitar seu dia a dia?  

Investir em tecnologia na gestão de reembolso e áreas interligadas, como viagens corporativas, impacta diretamente no(a):

• • Produtividade de todos os envolvidos – as planilhas e outros processos obsoletos tomam muito tempo dos colaboradores e gestores. Sem contar no desgaste que a burocracia envolvida pode trazer à equipe. Todos esses fatores impactam negativamente na produtividade. 
  • A praticidade de soluções mais modernas é capaz de transformar esse cenário, trazendo benefícios e resultados mais satisfatórios para todos, incluindo a própria empresa. 
  • Aproveitamento dos recursos da empresa- além do impacto da produtividade, contar com ferramentas tecnológicas pode reduzir, significativamente, as falhas humanas a que todos os processos de gestão de despesa estão sujeitos. Outro ponto positivo é o maior controle dos gastos e possibilidade de análises mais completas, garantindo que todos os recursos sejam usados de forma inteligente e transparente.
  • Centralização de diversas etapas – Por exemplo, já existem plataformas capazes de centralizar todas as etapas de uma viagem corporativa, do planejamento e execução ao pagamento de reembolsos. A solução oferecida pela VOLL é uma das mais completas e usadas do mercado. Você pode saber mais sobre ela aqui.

E aí, o que você achou das dicas que trouxemos? Já cometeu algum desses erros? 

Compartilhe no LinkedIn para alertar mais pessoas e aproveite para expandir o debate. Assim, vamos aprimorar os processos de gestão de reembolso coletivamente! 

Esperamos que tenha gostado da leitura.

Até a próxima!