Tudo o que você precisa saber para implementar uma gestão de mobilidade corporativa

De que adianta ter todas as opções de transporte urbano disponíveis para os seus colaboradores se eles não forem bem geridos? Provavelmente, serão todos mal utilizados.

A gestão de transporte corporativo é essencial para garantir o bem-estar dos colaboradores, manter a saúde financeira da empresa e assegurar que todos os processos estão correndo conforme o planejado.

Além disso, uma boa gestão pode reduzir os impactos negativos no meio ambiente e contribuir para as metas de ESG da corporação.

Por isso, se você é gestor de viagens, de transporte, de frotas ou tem interesse em entender porque e como implementar uma gestão de mobilidade corporativa na sua empresa.

O que é mobilidade corporativa

A mobilidade corporativa pode ser resumida como um conjunto de ações para oferecer recursos e viabilizar formas de os funcionários se fazerem presentes, trabalharem e se deslocarem em qualquer lugar. 

Além disso, com a evolução da tecnologia e as mudanças no mercado pós pandemia, o conceito de mobilidade corporativa também está muito associado à ideia de que as pessoas não precisam estar fisicamente presentes na empresa para trabalhar.

Por isso, pensamos na experiência do colaborador em sua jornada de mobilidade incluindo todos os pontos de contato antes, durante e depois de viajar a trabalho.

Isso inclui seus deslocamentos terrestres, o uso de transporte urbano, viagens aéreas, hospedagem e até a forma como irá se comunicar com outras pessoas da equipe, clientes e parceiros quando está fora do escritório, a trabalho.

Por meio de sua inteligência de dados, o sistema VOLL permite que as empresas gerenciem suas políticas e seus gastos de mobilidade igualmente de maneira consolidada.

Qual a importância de investir na mobilidade corporativa

Segundo um estudo da Global Business Travel Association, empresas que investem em soluções de mobilidade corporativa conseguem reduzir em até 30% os custos relacionados a viagens e transporte. 

Mas as vantagens são muito mais do que financeiras. A mobilidade corporativa também:

• Melhora a satisfação dos colaboradores, pois proporciona a eles opções de transporte mais confortáveis e seguras, o que pode aumentar a produtividade e o engajamento no trabalho. 

• Aumenta também a segurança, com a implementação de políticas que priorizam a proteção dos colaboradores durante os deslocamentos.

• Contribui para a redução de carbono e, consequentemente, para as metas de responsabilidade ambiental e social.

• Otimiza a gestão de recursos, permitindo um controle mais eficiente das frotas e evitando desperdícios.

• Oferece flexibilidade e adaptabilidade, possibilitando ajustes rápidos nas estratégias de mobilidade conforme as necessidades da empresa e dos colaboradores.

• Facilita a gestão, através do uso de tecnologias que permitem monitorar e gerenciar o transporte corporativo de forma mais eficaz.

• Fortalece a reputação da empresa, uma vez que demonstra compromisso com a inovação e a sustentabilidade.

O que é a gestão de mobilidade ou transporte corporativo

A gestão de mobilidade corporativa ou transporte corporativo é o conjunto de ações que a empresa usa para fazer o gerenciamento do deslocamento dos seus colaboradores tanto em viagens de negócios como durante o dia a dia.

Isso inclui a escolha de modais, o controle de custos, a gestão de frotas e a implementação de políticas de viagem, além de toda a administração estratégica dos recursos de transporte de uma empresa.

O objetivo é garantir que os colaboradores tenham acesso a soluções de transporte eficientes, seguras e econômicas, sempre equilibrando as necessidades dos colaboradores e os objetivos da corporação.

Como implementar uma boa gestão 

Muitas empresas já possuem uma política, normativa ou um plano de mobilidade corporativa. Neste documento, constam as informações e orientações que norteiam o uso de transporte pelos colaboradores, enquanto estão em atividades que exigem trânsito, viagem ou deslocamentos.

Estes planos normalmente incluem as respostas para as perguntas:

• Posso utilizar o transporte pela empresa? (Quem)

• Em que situações posso utilizar o transporte pela empresa? (Quando)

• De que maneira devo solicitar o transporte pela empresa? (Como)

• Em caso de dúvidas ou necessidades de esclarecimentos, a quem devo recorrer? (Suporte)

Para colocar em prática a gestão da mobilidade de forma efetiva, sugerimos que 5  passos básicos sejam seguidos. 

1º passo: Preparação

A primeira fase do plano de mobilidade corporativa deve ter como objetivo mapear as necessidades, condições de aplicação e interesses envolvidos na implantação e na execução do planejamento. 

Para este primeiro momento, é importante:

• Identificar necessidades.

• Sensibilizar a diretoria.

• Definir gestor de mobilidade e equipe técnica envolvida.

• Definir responsáveis pela comunicação. 

2º passo: Diagnóstico

Sua empresa pertence a um segmento de negócio específico, e também tem uma cultura e perfil próprios. 

Variações de localização da matriz, perfil de abordagem comercial, estruturação do organograma e, inclusive, o momento de mercado (expansão, consolidação, recuperação etc.) impactam diretamente no raio-x de sua gestão de mobilidade, que precisa ser apurado nesta etapa do plano de mobilidade corporativa.

Esta fase é de extrema importância, pois ela irá ditar as prioridades e pontos de atenção das próximas. Por isso, recomenda-se:

• Conhecer a estrutura e as políticas da empresa (como a política de viagens corporativas, por exemplo).

• Realizar a análise de dados (big e small data).

• Levantar oferta de transporte e de serviços no entorno.

• Realizar pesquisa com colaboradores.

• Entender os resultados do diagnóstico.

3º passo: Elaboração

Com o diagnóstico pronto, é hora de iniciar a elaboração do plano de mobilidade da sua empresa. 

Neste momento, é muito importante garantir que as variáveis envolvidas neste plano tenham sido consideradas (e.g. perfil de uso de transporte, motivos de uso de transporte, localizações — não se esqueça de considerar se sua empresa faz uso de transporte fora do país — e necessidades de deslocamento de diferentes equipes da organização).

Por isso, é hora de:

• Analisar resultados do diagnóstico.

• Definir objetivos, estratégias, ações, metas e indicadores.

• Levantar o orçamento disponível.

• Elaborar um plano de ação com prazos.

• Definir um plano de comunicação.

• Elaborar materiais de comunicação.

• Sensibilizar funcionários sobre a importância da mobilidade para os negócios da empresa.

4 º passo: Implementação

E é nesta fase em que todo estudo, planejamento e expectativas tomam forma.

Na implementação, é comum que ajustes de percurso precisem ser realizados. Por isso, não se preocupe se alguma modificação precisar ser feita; neste momento, adaptações que beneficiem a entrega final do projeto e seus resultados e entregas são muito bem-vindas.

Seus objetivos, neste momento, devem ser:

• Estabelecer parcerias com especialistas em implantação de planos de mobilidade corporativa.
• Implementar plano de ação.
• Realizar a gestão da implementação.

5º passo: Monitoramento

Depois que tudo já estiver funcionando, também é importante monitorar os indicadores e a efetividade das ações implantadas, além de possíveis revisões do plano. 

Para fazer esse monitoramento, o gestor de mobilidade ou outro responsável deve:

• Analisar medidas implantadas.

• Acompanhar metas e indicadores.

• Verificar a necessidade de revisão do plano.

• Elaborar relatórios/reports.

• Divulgar indicadores e metas alcançadas em parceria com a área de comunicação.

• Informar eventuais revisões e alterações no plano.

• Criar um programa permanente de gestão de mobilidade.

Como a VOLL pode ajudar a sua empresa

Grandes empresas não conseguem ter uma visão completa dos seus custos com viagens e mobilidade corporativa. Este problema é originado por uma operação difusa, com múltiplos fornecedores que, individualmente, resolvem parte dos problemas de transporte, atendimento e viagens.

Para otimizar esse processo, diversas empresas já recorrem à plataforma digital de viagens e mobilidade corporativa da VOLL, onde os gestores de viagens e de mobilidade encontram um aliado na comparação de preços de serviços e redução de custos.

A tecnologia VOLL é nacionalmente reconhecida pois unifica, em uma única interface e plataforma, os conteúdos dos principais players de mobilidade urbana do mundo (Uber, 99, Cabify, Wappa, EasyTaxi, e os mais de 250 parceiros locais de táxis e transporte executivo).

Por meio de sua inteligência de dados, o sistema VOLL permite que as empresas gerenciem suas políticas e seus gastos de mobilidade, aumentando também a visibilidade do colaborador, para que ele possa selecionar sempre a melhor opção (de custo, de tempo ou de categoria de serviço).

Em um único acesso, a empresa pode configurar quem pode usar transporte, qual modalidade fica disponível para quem, em quais horários determinados colaboradores podem utilizar transporte pela empresa, e, inclusive, limites de valores ou quantidades de viagens por profissional, em um determinado período.

Além das facilidades de uma gestão unificada de mobilidade, a VOLL permite que as empresas conectem seus próprios sistemas de back-office (os conhecidos ERPs), para gerirem bases de colaboradores de forma automatizada.

A proposta da VOLL é ajudar as empresas na gestão de seus custos com mobilidade de forma otimizada, totalmente digitalizada e mobile, além de melhorar a experiência do colaborador. A plataforma mobile entrega práticas de duty of care cada vez mais necessárias para as empresas, sobretudo as gigantes internacionais.

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