LGPD e viagens corporativas: como garantir a proteção de dados dos viajantes

Em vigor no Brasil desde setembro de 2020, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) foi criada para estabelecer regras sobre a coleta, armazenamento e uso de dados pessoais. 

Inspirada em legislações como o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR) da União Europeia, a LGPD impactou diversos setores, exigindo maior transparência e segurança no tratamento de informações. 

No setor de viagens corporativas, a adequação à LGPD se tornou essencial, pois a organização de deslocamentos envolve a coleta e o processamento de um grande volume de dados sensíveis, como documentos de identificação, informações financeiras e registros de itinerários. 

Se você trabalha com viagens corporativas e quer saber como aplicar esta lei na sua gestão de viagens para garantir conformidade e evitar penalidades, continue a leitura.

O que é a LGPD

A LGPD (Lei nº 13.709/2018) é uma lei que regulamenta o uso de dados pessoais por empresas públicas e privadas no Brasil. Seu objetivo é garantir a privacidade e a segurança das informações, estabelecendo direitos para os titulares dos dados e obrigações para as empresas que os utilizam.

A legislação prevê sanções para descumprimentos, que vão desde advertências até multas de até 2% do faturamento da empresa, limitadas a R$ 50 milhões por infração.

Além disso, a LGPD define princípios como:

• Finalidade – Os dados devem ser coletados para um propósito legítimo e previamente informado ao titular.

• Necessidade – A coleta de informações deve se restringir ao mínimo necessário para a atividade.

• Transparência – As empresas devem deixar claro como e por que os dados estão sendo usados.

• Segurança – Medidas técnicas e administrativas devem ser adotadas para evitar acessos não autorizados e vazamentos.

Qual a importância e os impactos da LGPD nas viagens corporativas

A adequação à LGPD nas viagens corporativas vai além do cumprimento da legislação. Empresas que seguem as diretrizes da lei protegem informações sensíveis, evitam riscos jurídicos e garantem mais segurança para seus colaboradores.

O descumprimento da LGPD pode resultar em penalidades financeiras, danos à reputação e problemas operacionais. Vazamentos de dados, como o compartilhamento indevido de informações de passaporte, cartões corporativos ou itinerários de viagem, podem comprometer a segurança dos funcionários e da própria empresa.

Além disso, a adequação à LGPD melhora a organização interna, padronizando processos e garantindo que cada etapa da gestão de viagens esteja protegida contra acessos não autorizados ou uso indevido de informações.

Durante o planejamento e execução de uma viagem corporativa, diversas informações são coletadas, incluindo:

• Dados pessoais – nome completo, CPF, passaporte, data de nascimento.

• Informações de contato – telefone, e-mail, endereço.

• Detalhes financeiros – cartão de crédito corporativo, dados bancários para reembolso.

• Histórico de viagens – reservas de passagens e hotéis, check-ins e deslocamentos.

• Preferências e restrições – assentos preferidos, restrições alimentares, necessidades especiais.

• Dados sensíveis – informações de saúde em casos de assistência médica durante a viagem.

Cada uma dessas informações precisa ser tratada de acordo com as exigências da LGPD, garantindo que o colaborador saiba como seus dados serão utilizados.

Saiba também o que diz a CLT sobre as viagens a trabalho.

Como começar a se adequar à Lei

Para estar em conformidade com a LGPD, é essencial revisar processos internos e adotar medidas de proteção de dados. Alguns passos fundamentais incluem:

• Mapeamento de dados: Identifique quais informações são coletadas, onde são armazenadas e quem tem acesso.

• Programa de compliance: Estabeleça políticas claras sobre o tratamento de dados na gestão de viagens.

• Segurança da informação: Implemente criptografia, controle de acessos e outros mecanismos de proteção.

• Revisão de contratos: Assegure que fornecedores e parceiros de viagem também sigam a LGPD.

• Treinamento de equipes: Eduque funcionários sobre a importância da proteção de dados.

• Gestão de consentimento: Obtenha autorização dos funcionários para a coleta e o uso de informações sempre que necessário.

Como aplicar a LGPD às viagens corporativas

A implementação da LGPD na gestão de viagens corporativas envolve mudanças práticas no tratamento de dados. Algumas ações essenciais são:

• Minimização de dados: Restrinja a coleta apenas ao que for estritamente necessário para a organização das viagens. Dados como CPF, número de passaporte e informações de pagamento devem ser solicitados apenas quando essenciais, evitando o armazenamento excessivo de informações sensíveis.

• Critérios para compartilhamento de informações: Defina regras claras para o repasse de dados a terceiros, como agências de viagens, companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos. Certifique-se de que esses parceiros também sigam boas práticas de proteção de dados e tenham políticas de privacidade alinhadas à LGPD.

• Registro de acessos: Mantenha um controle detalhado sobre quem pode visualizar, editar ou processar as informações dos colaboradores. O ideal é que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a dados sensíveis, reduzindo o risco de exposição ou uso indevido.

• Armazenamento seguro: Utilize plataformas criptografadas e com autenticação em dois fatores para o armazenamento de dados de viagens, garantindo que as informações fiquem protegidas contra acessos não autorizados ou vazamentos. Evite armazenar dados em planilhas abertas ou compartilhadas sem controle de segurança.

• Política de privacidade: Crie um documento que esclareça de forma objetiva como os dados dos funcionários serão tratados. A política deve detalhar os tipos de informações coletadas, a finalidade do uso, o período de retenção e os direitos dos colaboradores sobre seus dados.

• Revisão periódica dos processos: Avalie constantemente as práticas adotadas para identificar possíveis falhas na proteção de dados. Realizar auditorias internas ajuda a garantir a conformidade com a LGPD e evita riscos jurídicos.

Outras dicas para garantir que as viagens corporativas ocorram de acordo com a LGPD

A conformidade com a LGPD exige medidas contínuas para proteger os dados dos colaboradores durante todo o processo de viagem corporativa. Confira outras práticas que você pode adotar na sua empresa:

• Gestão do consentimento dos colaboradores: Obtenha o consentimento explícito dos funcionários para a coleta e o uso de seus dados sempre que necessário. Certifique-se de que esse processo seja documentado e que os colaboradores tenham transparência sobre como suas informações serão utilizadas.

• Controle de dados sensíveis: Informações como números de passaporte, CPF e dados bancários devem ser armazenadas apenas pelo tempo necessário e acessadas exclusivamente por pessoas autorizadas. Estabeleça diretrizes para a eliminação segura desses dados após o uso.

• Avaliação de fornecedores: Antes de contratar agências de viagens, companhias aéreas, hotéis e locadoras, verifique se esses parceiros possuem políticas de privacidade compatíveis com a LGPD e se protegem adequadamente as informações compartilhadas.

• Contrato com cláusulas de proteção de dados: Sempre que possível, formalize contratos com fornecedores de serviços de viagem incluindo cláusulas que estabeleçam responsabilidades e boas práticas para o tratamento seguro das informações.

• Canal para solicitação de direitos: Garanta que os colaboradores possam solicitar, quando desejarem, a correção, exclusão ou acesso aos seus dados pessoais armazenados. Estabeleça um fluxo interno para atender essas demandas de forma ágil e segura.

Como a VOLL ajuda sua empresa a se adequar à LGPD

Antes mesmo de se tornar uma exigência legal, a VOLL, que é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, já garantia que todas as informações fornecidas pelos seus clientes fossem processadas com total segurança e privacidade.

Ao utilizar nosso sistema de viagens corporativas, sua empresa tem benefícios alinhados à LGPD, como:

• Centralização de informações – Todos os dados de viagens ficam organizados em um único ambiente seguro.

• Controle de acessos – Permite definir permissões de visualização e edição para diferentes usuários.

• Processamento seguro de pagamentos e reembolsos – Reduz o risco de exposição de dados financeiros.

• Integração com políticas de segurança – Facilita a implementação de diretrizes da empresa para conformidade com a LGPD.

Nossa solução integrada facilita, ainda, outros diversos processos da gestão de viagens, cuidando dos deslocamentos dos colaboradores desde a reserva de hospedagens, até a produção de relatórios de desempenho.

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