Uma viagem a trabalho consome muitos recursos, principalmente por haver muitas etapas. Estadia, transporte aéreo ou rodoviário, mobilidade e alimentação compõem a base de gastos que, dependendo da duração, destino e motivo da viagem, podem significar um investimento alto.
É nesse contexto que o uso de indicadores se tornam grandes aliados na gestão de viagens corporativas. Realizando o acompanhamento adequado dos chamados KPIs, a empresa consegue empregar seus recursos de maneira inteligente e tomar decisões mais embasadas em suas próximas viagens.
Os indicadores de viagens corporativas, também conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators), são métricas utilizadas para avaliar e monitorar o desempenho e a eficiência das viagens realizadas por uma empresa.
Esses indicadores são fundamentais para uma boa gestão de viagens corporativas, pois fornecem dados que auxiliam na tomada de decisões e, dessa forma, permitem otimizar custos, melhorar a experiência dos colaboradores e garantir o cumprimento das políticas internas de viagens.
Além disso, a análise desses KPIs possibilita que o gestor de viagens identifique tendências, ajuste estratégias e promova melhorias contínuas na gestão de viagens corporativas.
Alguns dos erros mais comuns ao definir os indicadores de viagens corporativas são:
Falta de alinhamento com os objetivos estratégicos da empresa.
Definição sem considerar a capacidade de coleta e análise de dados.
Escolha de métricas que não são mensuráveis ou que não possuem dados históricos.
Foco em métricas que não são relevantes para a tomada de decisões.
Desconsiderar a opinião dos colaboradores.
Não revisar e atualizar regularmente para refletir mudanças no mercado ou na empresa.
Ausência de benchmarking com empresas semelhantes para a identificação de melhorias.
Avaliação apenas global do cumprimento da política de viagens, sem análise detalhada por comportamento.
Falta de comparação com períodos anteriores, impedindo a construção de curvas de aprendizado.
Confira abaixo 15 KPIs importantes para monitorar na sua gestão de viagens corporativas.
A volumetria refere-se ao número total de viagens realizadas em um determinado período. Monitorar este indicador ajuda a entender a demanda por viagens dentro da empresa e pode revelar padrões sazonais e auxiliar na previsão de necessidades futuras, além de servir como base para a comparação com outros indicadores, como o custo total de viagens.
O ticket médio é o valor médio gasto por viagem. Esse indicador é fundamental para avaliar a eficiência dos gastos com viagens e identificar oportunidades de economia. Comparar o ticket médio com benchmarks do setor pode revelar se a empresa está gastando mais do que o necessário. Além disso, o monitoramento contínuo do ticket médio pode indicar a necessidade de renegociar tarifas com fornecedores ou ajustar a política de viagens para otimizar os custos.
Este indicador analisa a participação de diferentes fornecedores e modalidades de transporte nas viagens corporativas. Entender o share de players permite identificar quais fornecedores são mais utilizados e avaliar a necessidade de diversificar ou consolidar parcerias. Além disso, analisar as modalidades de transporte preferidas pode ajudar a ajustar a política de viagens para promover opções mais econômicas ou sustentáveis.
O custo total com mobilidade engloba todas as despesas relacionadas ao transporte durante as viagens corporativas, incluindo passagens aéreas, aluguel de carros e transporte terrestre. Monitorar esse indicador é essencial para identificar áreas de alto custo e buscar alternativas mais econômicas. Além disso, fazer a análise dos custos de mobilidade pode revelar oportunidades para otimizar rotas, negociar tarifas melhores ou incentivar o uso de opções de transporte mais sustentáveis.
Este indicador combina o ADVP (Tempo de antecedência de compra) e o share de compras de passagens mais baratas. Ele analisa como a antecedência na compra de passagens e a busca por tarifas mais econômicas contribuem para a redução de custos. Monitorar este indicador ajuda a identificar se a política de compras antecipadas está sendo seguida e pode indicar a necessidade de campanhas de conscientização para melhorar o planejamento das viagens, por exemplo.
Leia também: Com qual antecedência devo comprar uma passagem aérea?
Este indicador avalia o grau de conformidade dos colaboradores com a política de viagens da empresa. A adesão à política é fundamental para garantir que as viagens sejam realizadas de acordo com as diretrizes estabelecidas, otimizando custos e garantindo a segurança dos viajantes.
O cumprimento do orçamento verifica se os gastos com viagens estão dentro dos limites estabelecidos, o que ajuda a garantir que as despesas de viagens não ultrapassem o planejado e impactam negativamente as finanças da empresa. Monitorar o cumprimento do orçamento também permite que o gestor faça ajustes rápidos em caso de desvios e auxilia na elaboração de orçamentos mais detalhados para futuras viagens.
Os cancelamentos de reservas podem gerar custos adicionais bastante significativos para o caixa da empresa. Acompanhar este indicador ajuda a identificar padrões e causas comuns e pode levar a ajustes na política de viagens, como a implementação de tarifas flexíveis ou a melhoria do planejamento para reduzir a necessidade de cancelamentos.
O ROI (Retorno sobre Investimento) em viagens avalia o retorno financeiro ou estratégico obtido a partir das viagens realizadas. Este indicador é indispensável para justificar os gastos com viagens e demonstrar seu valor para a empresa. Monitorar o ROI também ajuda a identificar quais viagens geram maior retorno e pode orientar a alocação de recursos para maximizar os benefícios das viagens corporativas.
Este indicador engloba todos os custos associados à gestão de viagens, incluindo salários de equipe, sistemas de gestão e taxas de agências, por exemplo. Monitorar o custo total de gestão é essencial para avaliar a eficiência do processo de gestão de viagens e identificar oportunidades de redução de custos. A análise desse indicador também pode levar à automação de processos, renegociação de contratos ou reestruturação da equipe de gestão.
Monitorar o share de compras de passagens mais baratas ajuda a garantir que a empresa está aproveitando as melhores tarifas possíveis. A análise desse indicador pode revelar a eficácia das estratégias de compra e indicar a necessidade de ajustar a política de viagens ou de realizar treinamentos para melhorar a busca por tarifas mais econômicas.
Este indicador avalia a conformidade e eficiência no uso de plataformas online para a gestão de viagens, incluindo a adoção de plataformas homologadas e a identificação de reservas feitas por meios não autorizados. Monitorar o uso de plataformas online é importante para garantir a modernização do processo de gestão de viagens e evitar riscos associados ao uso de plataformas não homologadas.
Se a sua empresa trabalha com reembolsos, é importante que os prazos sejam monitorados para garantir a satisfação dos colaboradores e a eficiência desse processo. Saiba também quais são as principais despesas reembolsáveis.
O NPS (Net Promoter Score) mede a satisfação dos colaboradores com a experiência de viagem e pode revelar áreas de insatisfação e orientar melhorias na política de viagens ou nos serviços oferecidos. Fazer isso é essencial para garantir que as viagens atendam às expectativas dos colaboradores e contribuam para seu bem-estar.
Monitorar a produtividade é importante para garantir que o processo de gestão de viagens seja eficiente e não interfira nas atividades principais dos colaboradores. A análise desse indicador pode levar à simplificação de processos ou à implementação de ferramentas que facilitem a gestão de viagens.
Por mais que em algumas empresas esse indicador seja bastante claro, monitorar a frequência por departamento pode ajudar a identificar se as viagens estão dando o retorno esperado ou se alocar recursos para diferentes departamentos pode ser mais vantajoso para a empresa.
É comum que imprevistos como alterações de itinerário ou problemas com reservas ocorram durante as viagens corporativas. Ao acompanhar o tempo de resolução desses problemas, a empresa garante que os colaboradores tenham um suporte adequado durante suas viagens, garantindo uma experiência de viagem tranquila.
Empresas que priorizam o ESG e buscam reduzir seu impacto ambiental e promover práticas sustentáveis devem estar atentas a este indicador. Avaliar a emissão de carbono durante as viagens corporativas pode levar a iniciativas compensatórias, como a escolha de opções de transporte mais sustentáveis ou a implementação de programas de compensação de carbono.
Já na hora de analisar os KPIs de viagens corporativas, você pode seguir estas dicas:
Estabeleça metas claras e mensuráveis para cada indicador.
Compare os resultados com benchmarks do setor.
Utilize ferramentas de visualização de dados para facilitar a análise.
Realize análises periódicas para identificar tendências e padrões.
Envolva stakeholders relevantes na análise dos resultados.
Evite analisar um indicador de forma isolada e considere um contexto mais amplo para obter uma visão completa.
Defina indicadores de desempenho que sejam mensuráveis e alcançáveis, preferencialmente em colaboração com sua TMC.
Analise os dados em períodos curtos e flexíveis para que possam ser adaptados rapidamente às mudanças do setor.
Reavalie frequentemente os indicadores e estabeleça novas metas para otimizar os resultados.
As viagens corporativas são sempre realizadas com o objetivo de impulsionar o crescimento e o sucesso da empresa.
Agora, imagine um cenário onde cada viagem pode resultar em uma significativa redução de custos. Através da análise de indicadores e da gestão geral de uma viagem corporativa, os gestores são capazes de identificar oportunidades de economia e ajustar suas estratégias.
Além disso, a gestão de viagens ajuda na padronização de procedimentos através de políticas claras que orientam todos os colaboradores e garantem que cada viagem esteja alinhada com os objetivos da empresa.
Ao mesmo tempo, avaliar o impacto e os benefícios das viagens realizadas permite que a empresa compreenda melhor quais deslocamentos realmente contribuem para seus negócios.
Essa clareza se estende também aos colaboradores, que passam a ter diretrizes claras sobre o que é permitido e reembolsável, eliminando dúvidas e incertezas e proporcionando uma experiência de viagem muito mais satisfatória.
Por fim, uma gestão eficiente das viagens corporativas resulta em maior produtividade. Com procedimentos bem definidos e recursos bem aproveitados, os colaboradores podem focar no que realmente importa durante suas viagens, maximizando o tempo e os resultados alcançados.
Assim, a empresa garante mais economia, ao mesmo tempo que cria um ambiente de trabalho mais organizado e produtivo, onde cada viagem é uma oportunidade de crescimento e sucesso.
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A VOLL é uma solução completa de gestão de viagens corporativas, mobilidade e despesas corporativas utilizada pelas maiores empresas do Brasil. Nossa tecnologia ajuda as empresas a controlarem seus custos de viagem e garante que os seus colaboradores tenham a melhor experiência possível, tudo isso, é claro, dentro da política de viagens da sua empresa.
Com a nossa plataforma, você pode monitorar indicadores como custo total de mobilidade, adesão à política de viagens e ROI em tempo real. Além disso, toda essa tecnologia simplifica os processos de reserva e reembolso para que os gestores fiquem livres para atuarem em partes mais estratégicas e menos operacionais.
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