O setor de compras é um dos que mais impacta a saúde financeira das empresas, afinal, é ele o responsável pela aquisição de diversos bens e serviços essenciais para sua operação.
No Brasil, segundo a Fundação Getulio Vargas (FGV), os custos com compras podem representar até 50% do faturamento bruto das empresas, dado que reforça a importância de ter indicadores de compras bem definidos para que seja possível acompanhar o desempenho do setor, evitar desperdícios e garantir que as decisões sejam baseadas em dados concretos.
Indicadores de compras são métricas usadas para avaliar a eficiência dos processos de aquisição dentro de uma empresa.
Ao acompanhar esses indicadores, as organizações podem melhorar sua gestão de compras e identificar oportunidades para otimização de custos.
A área de compras é responsável por planejar, negociar e adquirir bens e serviços para a empresa, garantindo o melhor custo-benefício e o cumprimento do orçamento.
Suas atividades incluem seleção de fornecedores, controle de custos, gestão de contratos e monitoramento de indicadores de desempenho.
Quando responsável pelas viagens corporativas, essa área gerencia a contratação de passagens, hospedagem e transportes, impactando diretamente a previsibilidade orçamentária, a negociação com fornecedores e a conformidade com a política de viagens.
Leia também: O que é bid e como aplicar nas viagens corporativas.
Justamente por ter atribuições tão relevantes dentro da empresa, é essencial definir indicadores que permitam avaliar sua eficiência. Também conhecidos como KPIs, eles ajudam a acompanhar os custos, identificar desperdícios, melhorar negociações com fornecedores e garantir que as compras estejam alinhadas às necessidades do negócio.
Sem essas métricas, as decisões podem ser baseadas apenas em percepções, dificultando a otimização dos processos e comprometendo o planejamento financeiro.
Os principais indicadores utilizados para medir a performance do setor de compras são:
Custo médio por aquisição: Mede o valor médio gasto em cada compra, permitindo avaliar a eficiência dos processos de negociação.
Economia gerada nas compras (saving): Compara o valor inicial de uma compra com o valor final obtido após negociações e descontos.
Tempo médio do ciclo de compra (lead time): Avalia o tempo entre a solicitação e a conclusão da compra, ajudando a identificar gargalos.
Índice de pedidos urgentes: Mede quantas compras foram realizadas sem planejamento prévio, o que pode aumentar os custos.
Conformidade com contratos: Analisa se as compras estão sendo feitas dentro dos contratos firmados com fornecedores estratégicos.
Taxa de utilização de fornecedores preferenciais: Indica se os fornecedores previamente negociados estão sendo utilizados de forma consistente.
Índice de compras fora da política da empresa: Mede o percentual de compras realizadas sem seguir as diretrizes internas, o que pode gerar custos extras.
Custo total de propriedade (TCO): Considera não apenas o preço de compra, mas também custos adicionais, como manutenção e suporte.
Eficiência no processo de pagamento: Avalia a agilidade no pagamento aos fornecedores, evitando multas e garantindo melhores condições de negociação.
Satisfação dos usuários internos: Mede o nível de satisfação dos colaboradores com os produtos e serviços adquiridos.
Conheça também os 15 principais indicadores na gestão de viagens corporativas.
Cada indicador pode ser avaliado de uma forma, mas, em geral, para medí-los, é preciso seguir os seguintes passos:
Definir métricas claras e mensuráveis: Os KPIs precisam ter critérios bem estabelecidos para que possam ser acompanhados.
Utilizar ferramentas de gestão: ERPs, plataformas de BI e softwares especializados ajudam na coleta e análise dos dados.
Estabelecer metas e benchmarks: Comparar o desempenho atual com objetivos previamente definidos permite avaliar a eficácia das estratégias.
Criar relatórios periódicos: A análise dos dados garante que ajustes sejam feitos sempre que necessário.
Incorporar feedback dos stakeholders: A opinião de gestores e colaboradores pode ajudar a refinar os processos e otimizar os resultados.
As viagens corporativas representam uma parte significativa dos gastos das empresas e, por isso, precisam ser gerenciadas com atenção pelo setor de compras, que costuma ser o responsável por negociar tarifas com companhias aéreas e redes de hotéis, contratar fornecedores de transporte e garantir que todas as despesas sigam a política de viagens da empresa.
Além disso, ainda deve monitorar os custos, buscar oportunidades de economia e evitar desperdícios.
Os indicadores de compras ajudam a tornar a gestão de viagens corporativas mais estratégica e podem impactar aspectos como:
Controle de orçamento: Monitorar os gastos permite identificar oportunidades de redução de custos sem comprometer a qualidade dos serviços contratados.
Melhoria na negociação com fornecedores: Empresas que acompanham seus indicadores conseguem obter melhores condições de preço e benefícios em contratos de longo prazo.
Aderência à política de viagens: Indicadores ajudam a garantir que os colaboradores sigam as diretrizes da empresa em todas as etapas da viagem.
Redução de compras emergenciais: Um planejamento estruturado evita gastos imprevistos e compras feitas de última hora.
Otimização do tempo dos gestores: Com relatórios automatizados, os responsáveis pela gestão de viagens podem focar em decisões estratégicas.
A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e desenvolveu uma solução integrada que otimiza o controle de viagens corporativas, facilitando desde a reserva até a prestação de contas.
Utilizando uma tecnologia exclusiva, a VOLL oferece vantagens como:
Relatórios detalhados e personalizáveis: Visualização dos principais KPIs, facilitando a tomada de decisão.
Integração com fornecedores e sistemas de gestão: Automatização dos processos de compras e pagamentos.
Monitoramento da conformidade com a política de viagens: Garantia de que as reservas sejam feitas dentro das diretrizes estabelecidas pela empresa.
Controle de despesas em tempo real: Redução de desperdícios e identificação de oportunidades de economia.
Dashboard intuitivo e de fácil acesso: Acompanhamento dos indicadores de forma centralizada e organizada.
Com essas soluções, os gestores de viagens corporativas conseguem reduzir riscos financeiros, melhorar a previsibilidade orçamentária e dedicar mais tempo ao planejamento estratégico, em vez de apenas focar na otimização de custos a curto prazo.
Aproveite que já está aqui e descubra como a nossa solução integrada pode economizar tempo e dinheiro na sua gestão de viagens. Entre em contato com a nossa equipe e solicite uma demonstração gratuita agora mesmo!