Indicadores de compras: quais são e como usá-los na gestão de viagens corporativas

O setor de compras é um dos que mais impacta a saúde financeira das empresas, afinal, é ele o responsável pela aquisição de diversos bens e serviços essenciais para sua operação. 

No Brasil, segundo a Fundação Getulio Vargas (FGV), os custos com compras podem representar até 50% do faturamento bruto das empresas, dado que reforça a importância de ter indicadores de compras bem definidos para que seja possível acompanhar o desempenho do setor, evitar desperdícios e garantir que as decisões sejam baseadas em dados concretos.

O que são indicadores de compras 

Indicadores de compras são métricas usadas para avaliar a eficiência dos processos de aquisição dentro de uma empresa. 

Ao acompanhar esses indicadores, as organizações podem melhorar sua gestão de compras e identificar oportunidades para otimização de custos.

Porque é importante definir KPIs para o setor de compras

A área de compras é responsável por planejar, negociar e adquirir bens e serviços para a empresa, garantindo o melhor custo-benefício e o cumprimento do orçamento. 

Suas atividades incluem seleção de fornecedores, controle de custos, gestão de contratos e monitoramento de indicadores de desempenho. 

Quando responsável pelas viagens corporativas, essa área gerencia a contratação de passagens, hospedagem e transportes, impactando diretamente a previsibilidade orçamentária, a negociação com fornecedores e a conformidade com a política de viagens.

Leia também: O que é bid e como aplicar nas viagens corporativas.

Justamente por ter atribuições tão relevantes dentro da empresa, é essencial definir indicadores que permitam avaliar sua eficiência. Também conhecidos como KPIs, eles ajudam a acompanhar os custos, identificar desperdícios, melhorar negociações com fornecedores e garantir que as compras estejam alinhadas às necessidades do negócio. 

Sem essas métricas, as decisões podem ser baseadas apenas em percepções, dificultando a otimização dos processos e comprometendo o planejamento financeiro.

Principais KPIs para o setor de compras 

Os principais indicadores utilizados para medir a performance do setor de compras são:

1. Custo médio por aquisição: Mede o valor médio gasto em cada compra, permitindo avaliar a eficiência dos processos de negociação.

2. Economia gerada nas compras (saving): Compara o valor inicial de uma compra com o valor final obtido após negociações e descontos.

3. Tempo médio do ciclo de compra (lead time): Avalia o tempo entre a solicitação e a conclusão da compra, ajudando a identificar gargalos.

4. Índice de pedidos urgentes: Mede quantas compras foram realizadas sem planejamento prévio, o que pode aumentar os custos.

5. Conformidade com contratos: Analisa se as compras estão sendo feitas dentro dos contratos firmados com fornecedores estratégicos.

6. Taxa de utilização de fornecedores preferenciais: Indica se os fornecedores previamente negociados estão sendo utilizados de forma consistente.

7. Índice de compras fora da política da empresa: Mede o percentual de compras realizadas sem seguir as diretrizes internas, o que pode gerar custos extras.

8. Custo total de propriedade (TCO): Considera não apenas o preço de compra, mas também custos adicionais, como manutenção e suporte.

9. Eficiência no processo de pagamento: Avalia a agilidade no pagamento aos fornecedores, evitando multas e garantindo melhores condições de negociação.

10. Satisfação dos usuários internos: Mede o nível de satisfação dos colaboradores com os produtos e serviços adquiridos.

Conheça também os 15 principais indicadores na gestão de viagens corporativas.

Como medir os indicadores de compras

Cada indicador pode ser avaliado de uma forma, mas, em geral, para medí-los, é preciso seguir os seguintes passos:

• Definir métricas claras e mensuráveis: Os KPIs precisam ter critérios bem estabelecidos para que possam ser acompanhados.

• Utilizar ferramentas de gestão: ERPs, plataformas de BI e softwares especializados ajudam na coleta e análise dos dados.

• Estabelecer metas e benchmarks: Comparar o desempenho atual com objetivos previamente definidos permite avaliar a eficácia das estratégias.

• Criar relatórios periódicos: A análise dos dados garante que ajustes sejam feitos sempre que necessário.

• Incorporar feedback dos stakeholders: A opinião de gestores e colaboradores pode ajudar a refinar os processos e otimizar os resultados.

Impacto dos indicadores na gestão de viagens corporativas

As viagens corporativas representam uma parte significativa dos gastos das empresas e, por isso, precisam ser gerenciadas com atenção pelo setor de compras, que costuma ser o responsável por negociar tarifas com companhias aéreas e redes de hotéis, contratar fornecedores de transporte e garantir que todas as despesas sigam a política de viagens da empresa. 

Além disso, ainda deve monitorar os custos, buscar oportunidades de economia e evitar desperdícios.

Os indicadores de compras ajudam a tornar a gestão de viagens corporativas mais estratégica e podem impactar aspectos como:

• Controle de orçamento: Monitorar os gastos permite identificar oportunidades de redução de custos sem comprometer a qualidade dos serviços contratados.

• Melhoria na negociação com fornecedores: Empresas que acompanham seus indicadores conseguem obter melhores condições de preço e benefícios em contratos de longo prazo.

• Aderência à política de viagens: Indicadores ajudam a garantir que os colaboradores sigam as diretrizes da empresa em todas as etapas da viagem.

• Redução de compras emergenciais: Um planejamento estruturado evita gastos imprevistos e compras feitas de última hora.

• Otimização do tempo dos gestores: Com relatórios automatizados, os responsáveis pela gestão de viagens podem focar em decisões estratégicas.

Como a VOLL ajuda sua empresa a medir os KPIs de compras em viagens corporativas 

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e desenvolveu uma solução integrada que otimiza o controle de viagens corporativas, facilitando desde a reserva até a prestação de contas.

Utilizando uma tecnologia exclusiva, a VOLL oferece vantagens como: 

• Relatórios detalhados e personalizáveis: Visualização dos principais KPIs, facilitando a tomada de decisão.

• Integração com fornecedores e sistemas de gestão: Automatização dos processos de compras e pagamentos.

• Monitoramento da conformidade com a política de viagens: Garantia de que as reservas sejam feitas dentro das diretrizes estabelecidas pela empresa.

• Controle de despesas em tempo real: Redução de desperdícios e identificação de oportunidades de economia.

• Dashboard intuitivo e de fácil acesso: Acompanhamento dos indicadores de forma centralizada e organizada.

Com essas soluções, os gestores de viagens corporativas conseguem reduzir riscos financeiros, melhorar a previsibilidade orçamentária e dedicar mais tempo ao planejamento estratégico, em vez de apenas focar na otimização de custos a curto prazo.

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