Como funcionam as horas extras durante uma viagem a trabalho?

Ao gerenciar viagens a trabalho, diversas dúvidas podem surgir. Dentre elas, uma muito importante deve ser esclarecida: o funcionário tem direito de receber o pagamento de horas extras? Se sim, em quais situações?

Quando um profissional excede sua jornada de trabalho, espera-se algum tipo de compensação, seja por banco de horas ou bonificação.

Entretanto, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não é totalmente clara em relação ao pagamento e contabilização dessas horas.

Para esclarecer o assunto, respondemos as perguntas mais frequentes a seguir. Acompanhe!

O que diz a CLT sobre viagens a trabalho?

Antes de detalharmos a questão das horas extras, é fundamental conhecer outras regras da CLT que afetam diretamente as viagens corporativas, como:

• Reembolso de despesas (Art. 2º e Art. 462): despesas relacionadas ao trabalho, como transporte, alimentação e hospedagem, devem ser custeadas pela empresa;

• Condições de segurança e saúde (Art. 6º e Art. 7º): a empresa deve zelar pela segurança e bem-estar do colaborador, incluindo pausas adequadas e condições apropriadas de transporte e hospedagem, minimizando riscos à saúde;

• Apoio em situações imprevistas (Princípios gerais do Art. 2º e Art. 7º): em casos de atrasos, cancelamentos ou emergências durante a viagem, a empresa deve prover o suporte adequado para amparar o trabalhador.

Quais são as regras sobre custos e despesas em viagens?

A legislação trabalhista estabelece que o empregador deve custear os gastos necessários para a execução das atividades laborais, incluindo as viagens corporativas.

Afinal, trata-se de um deslocamento realizado em nome da empresa para o exercício de atividades profissionais.

O artigo 457 da CLT diz que “as importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.”

Portanto, esses custos não são considerados parte do salário e, consequentemente, não estão sujeitos a encargos trabalhistas e tributações. 

As despesas mais comuns estão relacionadas ao transporte e deslocamento, alimentação e hospedagem. A empresa, porém, pode definir alguns limites de gastos por categoria em sua política de viagens corporativas.

O que é o tempo à disposição do empregador?

A hora extra é calculada com base no tempo em que o colaborador permanece à disposição do empregador além de sua jornada de trabalho. 

Então, antes de detalhar as horas extras em viagens, é essencial compreender o que significa o tempo à disposição do empregador.

Segundo o artigo 4.º da CLT, “considera-se como serviço efetivo o período em que o empregado esteja à disposição do empregador, aguardando ou executando ordens, salvo disposição especial expressamente consignada.”

Em resumo, estar à disposição da empresa significa aguardar ordens e direcionamentos do empregador. Então, por mais que o funcionário não esteja realizando uma atividade no momento, estará aguardando até ser acionado para a execução de um serviço. 

Nesse caso, como o colaborador está impedido de realizar outras atividades, o tempo deve ser contabilizado como hora trabalhada e, logo, remunerado.

Quem tem direito a horas extras em viagens a trabalho? 

A partir do conceito de tempo à disposição do empregador, entende-se que, caso o profissional realize atividades fora do horário de trabalho, a empresa deverá pagar horas extras.

Da mesma forma, se o profissional viajar e retornar no mesmo dia, sem ultrapassar as 8 horas diárias ou 44 horas semanais previstas na CLT, não haverá direito a remuneração adicional.

Em resumo, o colaborador só tem direito ao pagamento de hora extra em viagens quando houver um registro de controle de jornada que comprove o excesso de horas trabalhadas.

Importante: funcionários sem registro de jornada fixa, como em cargos de confiança, não têm direito a horas extras, pois seu trabalho não está sujeito a controle de jornada.

O horário de descanso ou pernoite conta como hora extra? 

A CLT determina que todos os empregados devem ter, no mínimo, 11 horas de descanso entre o fim de uma jornada e o início da próxima, independentemente do local onde estejam.

Portanto, mesmo que o trabalhador realize uma viagem para fora da cidade onde reside, nada o impede de desfrutar das suas horas de folga. Inclusive, esse descanso é fundamental para garantir boas condições de segurança e saúde conforme os Artigos 6º e 7º da CLT, mencionados no início do artigo.

Nesse caso, a pernoite não é considerada parte da jornada a não pode ser contabilizada como hora extra.

Tempo de deslocamento pode ser considerado hora extra?

O deslocamento diário da residência até a empresa não é considerado hora extra, sendo responsabilidade exclusiva do colaborador.

No entanto, em viagens corporativas, o tempo de traslado pode ser considerado como tempo à disposição do empregador, conforme detalhado anteriormente neste artigo.

Por isso, alguns acordos coletivos ou políticas empresariais podem incluir o tempo de deslocamento na jornada de trabalho, especialmente quando o colaborador está sendo transportado para executar tarefas profissionais.

Um exemplo comum é o deslocamento do hotel até uma reunião com um cliente, utilizando o Uber corporativo.

Nesse caso, o deslocamento pode, sim, ser incluído na contagem de horas extras, dependendo do que foi previamente acordado entre empresa e funcionário. 

Como deve ser feito o controle da hora extra durante a viagem a trabalho?

Para o controle das horas adicionais, a empresa pode solicitar o registro de ponto de forma remota, utilizando, por exemplo, um sistema eletrônico.

Relatórios de viagens e aplicativos de registro de ponto são exemplos adicionais de ferramentas para esse acompanhamento.

Além disso, há empresas que organizam, junto aos colaboradores, um cronograma a ser seguido. Dessa maneira, as atividades diárias poderão ser monitoradas. 

Para que tudo ocorra conforme o planejado, é fundamental que haja uma boa comunicação entre empresa e colaborador. Dessa forma, as expectativas serão alinhadas, permitindo um controle mais eficiente das atividades realizadas.

Como calcular as horas extras durante uma viagem a trabalho? 

O cálculo que deve ser realizado pela empresa para contabilizar a hora extra durante a viagem a trabalho é o seguinte:

• Em dias comuns, o cálculo é feito somando o valor da hora trabalhada pelo funcionário + 50%;

• Em feriados ou dias de repouso remunerado, o cálculo é feito somando o valor da hora trabalhada pelo funcionário + 100%. 

Como otimizar a gestão de viagens corporativas? 

Ficou claro que gerenciar horas extras, deslocamentos, hospedagens, despesas e reembolsos pode ser um grande desafio, não é mesmo?

Felizmente, a tecnologia pode facilitar esse processo ao centralizar informações e evitar divergências de dados, que podem gerar grandes impactos financeiros.

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