Home office: o que saber do ponto de vista empresarial

Mobilidade não necessariamente tem a ver com movimento. Em uma visão mais ampla, para além da raiz do termo, mobilidade corporativa indica uma flexibilização do espaço de trabalho para o atingimento de objetivos do negócio.

Seja por meio de viagens, deslocamentos ou, inclusive, do trabalho remoto, mobilidade corporativa tem muito a ver com a forma como as empresas se movimentam (quando necessário) para otimizar suas entregas para o mercado e para a sociedade.

Tema de muita relevância, o trabalho em home-office se tornou realidade em grande parte das corporações brasileiras.

Para quem pensa que o trabalho remoto chegou apenas com a recomendação de home office imposta pelo novo coronavírus, um dado levantado pela fintech Husky vai surpreender: 30,5% dos 700 entrevistados para uma pesquisa sobre o tema já trabalhavam remotamente há pelo menos três anos antes da pandemia. 

A tendência, aliás, é global. Um estudo feito no começo de 2020 pela Workplace Analytics, consultoria focada no futuro do trabalho, mostrou que a quantidade de pessoas que trabalham remotamente cresceu 140% desde 2005.

Desde então, o trabalho remoto vem sendo discutido e adotado por diversas empresas. Mas, para que ele realmente funcione, é preciso que os gestores estejam preparados para lidar com algumas mudanças nos métodos de trabalho e até nas finanças. Continue a leitura e saiba mais!

O que é home office 

O home office é uma modalidade de trabalho em que o colaborador realiza suas atividades profissionais de forma remota, geralmente a partir de sua residência - home office, inclusive, significa “escritório em casa”. 

Esse método de trabalho é viabilizado por tecnologias de comunicação e colaboração, como internet, e-mails, videoconferências e outros softwares. Além disso, o modelo pode ser integral ou híbrido, combinando períodos no escritório com trabalho remoto.

O perfil do trabalhador remoto

Quem é esse profissional que pode trabalhar de qualquer canto, seja a sala da sua casa, a varanda, a casa de campo, de praia, uma cafeteria, o parque? Segundo a pesquisa da Husky, 54,4% trabalham com desenvolvimento de software, 9,5% dizem ter o próprio negócio, 9,2% atuam com marketing e 4,6%, com vendas.

A maioria (79%) trabalha, essencialmente, para um só cliente, responsável por gerar 90% da renda do profissional. Outros 13,6% dizem trabalhar para algo entre duas e quatro empresas, no modelo freelancer, tempo parcial ou consultoria, e 7,4% têm muitas empresas na base de clientes.

Em relação ao regime de contratação, 43,8% são PJ (pessoa jurídica) e 56,2% atuam como pessoa física, mas apenas 35% são CLT (carteira de trabalho registrada).

Entre os pesquisados, 31,2% dizem que não há um escritório para ir e 20,1% afirmam que, apesar de existir um espaço físico, não precisam comparecer.

Vantagens e desvantagens do trabalho remoto

A necessidade de adaptar as rotinas de trabalho em home-office fez com que muitos de nós descobríssemos habilidades e desenvolvêssemos competências que, pelo menos até então, estavam dormentes ou não eram colocadas em prática com frequência. Do desafio nasceu a necessidade de aprendermos e aprimorarmos nosso senso de organização, disciplina e, sobretudo, comunicação.

Na pesquisa da Huksy, quando perguntadas se acharam positiva a mudança para o regime remoto, 76,8% das pessoas responderam sim à pergunta. Aliás, 84,9% delas afirmaram que tinham o regime remoto como uma meta pessoal antes de alcançarem essa posição.

O principal benefício para o profissional é o ganho em qualidade de vida. No mapa desenhado, 68,5% apontam uma melhora nesse item como razão para preferir esse regime de trabalho. Isso, segundo o estudo, provavelmente se deve a uma soma de fatores:

• Sem locomoção, sem trânsito, sem stress

• Mais horas de sono levam a uma melhor produtividade

• Sentir-se bem no geral, já que há mais tempo disponível para atividades que dão prazer

Para João Caputo, Finance Analyst da VOLL, trabalhar dentro de casa faz com que procuremos novas formas de sermos produtivos e usarmos o nosso tempo de maneira inteligente. “Profissionalmente descobri que sou mais produtivo criando uma rotina e obedecendo os prazos estipulados a ela”, comenta.

É uma certeza comum que a rotina de casa nos deu grandes benefícios — e poucos duvidam disso. Nas grandes cidades, por exemplo, o tempo perdido em deslocamentos entre casa e trabalho, e também no retorno, pode facilmente superar duas ou três horas, na soma de todas as jornadas.

Com isso, os profissionais que começaram a trabalhar em regime de home-office puderam aprender a desfrutar deste tempo adquirido de forma a se dedicar a mais atribuições ou à atenção à família. “O tempo do trajeto até o trabalho é certamente algo que não sinto falta.

Agora, sem precisar me deslocar para a empresa, consigo curtir mais minha filha e fazer atividades físicas”, comenta Priscila Rodrigues, da equipe de Finance da VOLL. “Estou conseguindo até colocar a leitura em dia”, ressalta.

O tempo disponível para se relacionar e aproveitar a família é unanimidade quando se pergunta a grande vantagem de poder trabalhar de casa. Assim como diversas organizações, escolas e institutos de ensino também precisaram se adaptar à rotina de atividades à distância.

Os familiares de profissionais que uniam a rotina de trabalho com a vida acadêmica hoje sorriem de alegria. “O fato de estar mais presente na vida dos meus pais, que já são idosos, é um ganho imensurável. Eu levava uma rotina de praticamente desde as 7h até as 23h fora de casa e só os via na hora de dormir — quando via”, comenta Layon Oliveira, Product Owner da VOLL.

Apesar de muitos profissionais de tecnologia e da área comercial já terem dominado a prática do trabalho à distância, muitos deles confessam sentir falta das interações com os colegas.

As oportunidades de encontros presenciais, reuniões de alinhamento e apresentação de resultados estão fazendo falta — como diz, por exemplo, o Sales Executive da VOLL, Victor Rocha, “Sinto falta de interagir de forma física, olhar no olho com todo o time. E é entre telefonemas, hangouts e vídeo conferências, a gente tenta sanar a saudade”.

O espaço de trabalho também é um ponto de atenção. A grande maioria de nós precisou adaptar cômodos ou áreas dentro de nossas casas, para recebermos nossas empresas em um local confortável e adequado para darmos continuidade aos nossos negócios.

Muitos podem se perguntar como esta organização pode se dar, ou de onde começar para estruturar um local produtivo para o home-office. Como dica, o Alef Santos, Farmer Executive da VOLL, conta como foi a sua experiência para poder trabalhar de casa:

“Primeiramente tive que associar a minha casa a um local de trabalho, para não me dispersar no lugar que antes só era visto como ambiente de descanso e tarefas pessoais. Para que isso acontecesse, reservar um lugar tranquilo e com apenas as ferramentas essenciais para o trabalho foi essencial”.

O que diz a lei sobre o home office

No Brasil, o home office é regulamentado pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), principalmente a partir da Reforma Trabalhista de 2017 (Lei 13.467/2017), que incluiu o conceito de teletrabalho no artigo 75-A e seguintes.

Confira um resumo de algumas definições estabelecidas pela lei:

• Definição: Teletrabalho é caracterizado pela prestação de serviços predominantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e comunicação.

• Contrato: A modalidade deve ser formalizada em contrato de trabalho, especificando as atividades e responsabilidades dos colaboradores.

• Controle de jornada: Não se aplica o controle de jornada, exceto se houver previsão específica no contrato ou acordo.

• Custos: As partes devem estipular, em contrato, quem será responsável pelos custos com infraestrutura, como internet, energia elétrica e equipamentos.

• Alteração: A mudança do regime presencial para o teletrabalho deve ser feita de forma consensual, com registro em aditivo contratual. No entanto, o empregador pode determinar o retorno ao presencial com um aviso prévio de 15 dias.

• Saúde e segurança: O empregador deve instruir o trabalhador sobre medidas de saúde e segurança no trabalho remoto, sendo o colaborador responsável por seguir essas orientações.

A legislação permite flexibilidade para ajustes entre as partes, mas exige que os direitos trabalhistas sejam respeitados.

Quais são os custos que a empresa precisa arcar no home office

Embora o home office possa ser bastante vantajoso devido às economias com aluguel, transporte e outras despesas operacionais, ele também implica em alguns custos adicionais, relacionados à infraestrutura e suporte necessário para que os colaboradores possam desempenhar suas funções remotamente.

Alguns dos custos que a empresa pode precisar arcar são:

• Equipamentos de trabalho: Computadores, notebooks, monitores, teclado, mouse e outros dispositivos essenciais para as atividades do colaborador.

• Conexão à internet: Subsídio ou reembolso para garantir que o colaborador tenha uma conexão estável e suficiente para suas demandas.

• Cadeiras e mesas ergonômicas: Investimento em mobiliário adequado para evitar problemas de saúde relacionados à ergonomia.

• Energia elétrica: Algumas empresas optam por oferecer um auxílio para compensar o aumento no consumo de energia do colaborador.

• Softwares e ferramentas: Licenças de programas, plataformas de videoconferência e sistemas de colaboração que sejam indispensáveis para o trabalho remoto.

• Treinamento e suporte técnico: Capacitação dos colaboradores para uso de ferramentas digitais e assistência para resolver problemas técnicos.

Como calcular a ajuda de custo no home office

A ajuda de custo no home office é um valor financeiro pago pela empresa ao colaborador para compensar despesas extras decorrentes do trabalho remoto.

A legislação brasileira não obriga o pagamento dessa ajuda, mas o artigo 75-D da CLT prevê que os custos do teletrabalho sejam definidos por acordo entre as partes, podendo ser detalhados em contrato individual ou convenções coletivas.

Diferentemente do salário, a ajuda de custo tem caráter indenizatório, ou seja, não integra a remuneração do trabalhador e, por isso, geralmente não sofre incidência de encargos trabalhistas, como INSS e FGTS.

O cálculo da ajuda de custo no home office deve ser baseado nas despesas adicionais que o colaborador tem ao trabalhar remotamente. Esse valor é geralmente acordado entre empregador e empregado e deve ser proporcional às necessidades reais do trabalho remoto. 

Embora a legislação brasileira não estabeleça regras específicas para o cálculo, a empresa pode seguir algumas diretrizes para definir um valor justo para ambas as partes. Confira abaixo alguns passos que você pode seguir para calcular a ajuda de custo.

Passos para o cálculo:

• Identifique os itens que geram despesas: Considere custos diretamente relacionados ao trabalho, como internet, energia elétrica, equipamentos, e, em alguns casos, mobiliário.

• Levante os valores médios de consumo: Analise o impacto do trabalho remoto no aumento das despesas do colaborador. Por exemplo, calcule o aumento médio da conta de luz e o custo proporcional de um plano de internet adequado para o trabalho.

• Faça um cálculo proporcional: Divida os custos fixos por horas ou dias trabalhados, considerando o uso misto para trabalho e atividades pessoais. Exemplo: se o colaborador trabalha 8 horas por dia, isso equivale a 33% do uso diário de energia elétrica e internet.

• Considere negociações coletivas ou políticas internas: Consulte convenções sindicais ou políticas da empresa para identificar valores mínimos recomendados.

• Estabeleça um valor fixo ou uma política de reembolso: A empresa pode estabelecer um valor fixo, baseado em uma média geral dos custos adicionais dos colaboradores, ou definir uma política de reembolso, exige comprovação de despesas, como contas e recibos, para calcular o valor exato a ser pago para cada funcionário.

Exemplo de cálculo prático:

• Energia elétrica: Aumento mensal estimado de R$ 100, proporcional ao horário de trabalho = R$ 33.

• Internet: Plano mensal de R$ 120, com uso proporcional para trabalho (50%) = R$ 60.

• Equipamentos: Amortização de R$ 500 em um período de 10 meses = R$ 50.

Total mensal de ajuda de custo = R$ 143.

O que é a política de home office e como implementar na empresa

Como mencionamos no início deste artigo, ter uma política de home office é a melhor forma de garantir que esse formato de trabalho funcione para uma empresa e seus colaboradores.

A política de home office é um documento que funciona como um guia com regras e diretrizes para regulamentar o trabalho remoto e garantir que ele seja implementado e executado de maneira organizada.

Quais informações devem constar neste documento

A política de home office deve conter informações que orientem tanto os colaboradores quanto os gestores. Algumas informações para incluir são:

• Horários da jornada de trabalho e intervalos

• Forma de entrega e monitoramento das atividades

• Ferramentas oficiais de comunicação

• Equipamentos e recursos fornecidos pela empresa

• Regras sobre sigilo e segurança de informações

• Penalidades em caso de descumprimento das regras

• Critérios de elegibilidade para o home office

• Políticas de reembolso e ajuda de custo

• Procedimentos para retorno ao trabalho presencial

• Canais de suporte para dúvidas ou problemas técnicos

Passos para implementar a política de home office

1. Analisar a viabilidade: Avalie quais funções podem ser realizadas remotamente e quais tecnologias são necessárias para suportar essas atividades.

2. Definir os critérios de elegibilidade: Determine quais cargos ou atividades podem ser realizadas em home office.

3. Estabelecer diretrizes claras: Detalhe as regras, incluindo horários, frequência do trabalho remoto (integral ou híbrido), metas, e como custos adicionais serão tratados.

4. Definir os deveres dos colaboradores: Inclua obrigações como o cumprimento de horários, participação em reuniões, entrega de resultados e cuidados com a infraestrutura fornecida pela empresa.

5. Definir responsabilidades dos gestores: Especifique que os gestores devem garantir a supervisão e acompanhamento das atividades da equipe, oferecer suporte e realizar feedbacks regulares para manter a produtividade, além de promover a integração e o alinhamento com os objetivos da empresa.

6. Estipular diretrizes para segurança de dados: Determine a exigência do uso de VPNs, senhas fortes e sistemas atualizados. Oriente sobre o armazenamento de informações confidenciais e monitore o cumprimento das práticas de segurança por meio da equipe de TI.

7. Estabelecer quais canais de comunicação serão utilizados: Defina ferramentas específicas para diferentes tipos de comunicação, como e-mails, plataformas de mensagens (ex.: Microsoft Teams, Slack), e sistemas de videoconferência.

8. Estabelecer o papel da equipe de TI: Inclua a responsabilidade de prover suporte técnico para instalação e manutenção de softwares e equipamentos, garantir o funcionamento de sistemas e a segurança das informações corporativas, e treinar os colaboradores sobre práticas de cibersegurança e uso de ferramentas digitais.

9. Formalizar a política em documento oficial: Redija um documento detalhado e compartilhe-o com os colaboradores para garantir que todos entendam as regras e procedimentos.

10. Capacitar equipes e gestores: Ofereça treinamentos sobre ferramentas digitais, boas práticas para home office e gestão de equipes remotas.

11. Acompanhar: Acompanhe os resultados da política, buscando feedback de colaboradores e gestores para realizar ajustes e melhorias contínuas.

Agora que você já sabe como estruturar uma política de home office na sua empresa, aproveite e confira também como criar uma política de reembolso para a ajuda de custo com home office ou para outras despesas corporativas.