Simplificar despesas corporativas é um caminho para economizar tempo, diminuir custos e trazer uma experiência mais positiva para os profissionais, mas isso depende de alguns processos.
Desde a categorização correta dos gastos até a adoção de boas práticas de gestão, uma boa gestão de despesas pode transformar a forma como sua empresa lida com as finanças do dia a dia.
Neste guia, você entenderá o que são despesas corporativas, como categorizá-las e contabilizá-las, e quais boas práticas seguir para otimizar sua gestão. Confira!
Despesas corporativas são gastos que uma empresa realiza para manter suas operações em funcionamento.
Elas incluem todos os custos associados à manutenção das atividades administrativas e organizacionais, mas não abrangem os custos diretamente ligados à produção ou à comercialização de bens e serviços.
Alguns exemplos de despesas corporativas são: aluguel, contas de serviços básicos, material de escritório, folha de pagamento, comissões, impostos e gastos relacionados a viagens corporativas.
As despesas corporativas podem ser classificadas em:
Despesas fixas: São aquelas que já estão na programação financeira da empresa, como aluguel, salários e outros serviços essenciais.
Despesas variáveis: Como o nome sugere, são gastos que variam de acordo com o volume de operações, como comissões ou consumo de energia, por exemplo.
Despesas operacionais: São despesas relacionadas às atividades principais da empresa, como produção e logística.
Despesas não operacionais: São gastos não relacionados diretamente à atividade principal, como o pagamento de multas ou doações.
Quando falamos das despesas relacionadas aos colaboradores, a legislação trabalhista brasileira estabelece que o empregador deve arcar com os custos necessários para a execução das atividades laborais.
Nesse contexto, a empresa deve avaliar se a despesa se encaixa na lista de despesas reembolsáveis ou não.
Alguns exemplos de despesas reembolsáveis são:
Transporte local relacionado à atividade profissional.
Materiais adquiridos para execução de tarefas específicas.
Inscrição em cursos, treinamentos ou eventos exigidos pela empresa.
Serviços contratados em nome da empresa, como manutenção de equipamentos.
Despesas com telefonia e internet relacionadas ao trabalho remoto.
Combustível usado em veículos próprios para atividades profissionais.
Taxas bancárias ou administrativas ligadas a operações corporativas.
Passagens aéreas para viagens corporativas.
Hospedagem em viagens de negócios.
Alimentação durante eventos corporativos.
Já como exemplos de despesas não reembolsáveis, podemos citar:
Gastos pessoais, como itens de uso individual não relacionados ao trabalho.
Multas de trânsito ou estacionamento.
Compras não autorizadas ou fora da política de despesas da empresa.
Despesas sem comprovação fiscal ou justificativa válida.
Alimentação em momentos não relacionados ao horário de trabalho ou eventos.
Assinaturas de serviços pessoais, como streaming de entretenimento.
Presentes ou brindes adquiridos sem prévia autorização.
Gastos com transporte fora do contexto profissional, como viagens de lazer.
Equipamentos pessoais adquiridos sem aprovação prévia.
Taxas de cartão de crédito relacionadas a compras pessoais.
Leia também: Reembolso de despesas corporativas: como funciona e como contabilizar.
Embora as palavras pareçam sinônimos, no contexto empresarial, custos e despesas têm significados bastante diferentes. Isso porque, enquanto os custos se referem aos gastos diretamente ligados à produção ou à entrega de bens e serviços, como aquisição de matérias-primas e pagamento de mão de obra na fabricação, as despesas dizem respeito aos gastos necessários para manter as operações da empresa, como contas de aluguel, energia, materiais de escritório e despesas com viagens.
A gestão de despesas corporativas é o processo que consiste em monitorar, classificar e controlar os gastos de uma empresa.
Fazer essa gestão é importante em qualquer negócio, já que essa é a melhor forma de identificar oportunidades de redução de custos e garantir a conformidade com as políticas internas.
Além disso, o controle de despesas evita surpresas orçamentárias e contribui para uma administração mais eficiente dos recursos da empresa.
Para arcar com as despesas, a empresa pode optar pelos seguintes meios de pagamento:
No cartão de crédito corporativo, as compras são pagas com base na dívida acumulada pelo usuário. Isso acontece por meio de uma linha de crédito concedida ao titular, pela qual o dinheiro é usado sob a lógica de um empréstimo.
O cartão é uma opção das empresas para arcar com os gastos que os profissionais precisam ter para as atividades que desempenham. A vantagem é o fato de contar com uma taxa de juros mais baixa, já que sua distribuição acontece para mais pessoas.
Alguns ainda oferecem programas de milhagem, promovendo mais alguns tipos de economia. Mas a sua maior desvantagem é, sem dúvida, a dificuldade de controle e a possibilidade de usar os cartões secretamente para gastos pessoais, burlando a ética do setor de contas a pagar.
O faturamento é um meio que costuma aparecer com mais frequência para cobrir despesas com fornecedores, mas também serve para viagens corporativas. Aqui, um fornecedor pode enviar uma fatura definindo os valores de uma hospedagem para a empresa, por exemplo.
Esse é o meio mais tradicional do mercado e funciona como se uma conta de crédito fosse aberta em uma agência de viagens. Normalmente, o prazo de pagamento é de sete dias e você passa a relacionar as viagens a uma agência específica.
A vantagem aqui é a possibilidade de não precisar pagar imediatamente, seguindo a lógica do crédito, mas o método pode ser desvantajoso para quem não quer arcar com as taxas de administração das agências.
O reembolso, apesar de simples, é um método majoritariamente manual e depende tanto da disponibilidade do departamento financeiro para conferência, quanto dos profissionais para recolher os comprovantes e as notas fiscais das compras e contratações.
Apesar disso, é um dos meios de pagamentos mais utilizados pelas empresas, especialmente as menores. O reembolso é feito para o colaborador geralmente dentro de um mês.
Os adiantamentos são menos comuns e envolvem a aprovação de um valor prévio para os profissionais. Estes podem usar o valor de acordo com as regras definidas pela empresa, sem precisar disponibilizar dinheiro do próprio bolso.
A desvantagem aqui é a dificuldade de auditar os pagamentos, uma vez que não há controle sobre como os valores são gastos. Assim, os valores são solicitados inicialmente pelos profissionais e precisam passar por uma fase de estudos e aprovação.
Além disso, o enorme número de riscos envolvidos também é uma desvantagem. O dinheiro pode cair em uma conta negativada, ser sacado pelo profissional, ter sua prestação de contas atrasada e por aí vai.
Caso sua empresa não tenha um sistema que automatize esse processo, você pode contabilizar as despesas corporativas seguindo as etapas abaixo.
Comece separando os gastos de acordo com a natureza contábil. As categorias podem incluir:
Despesas administrativas (aluguel, contas de luz, internet, etc.).
Despesas de vendas (comissões, promoções).
Despesas financeiras (juros, tarifas bancárias).
Certifique-se de classificar os gastos corretamente para facilitar o registro e a análise futura.
Associe cada despesa a uma conta específica no plano de contas da empresa para garantir que os lançamentos sejam feitos de forma estruturada e compatível com o sistema contábil utilizado.
Garanta que todas as despesas estejam acompanhadas de documentos fiscais válidos, como notas fiscais, recibos ou comprovantes. Esses documentos são essenciais para a auditoria e a dedução de impostos.
Insira cada despesa no sistema contábil da empresa, especificando:
A data da transação.
O valor exato da despesa.
A conta de débito (exemplo: despesas administrativas).
A conta de crédito (exemplo: caixa ou banco).
Compare os lançamentos com os extratos bancários para garantir que todos os gastos registrados correspondam às movimentações financeiras reais.
Analise quais despesas podem ser utilizadas para abatimento no cálculo de impostos, seguindo as normas fiscais vigentes. Por exemplo, despesas com viagens a trabalho geralmente são dedutíveis, enquanto gastos pessoais não são.
Elabore relatórios financeiros que detalhem as despesas corporativas por categoria. Esses relatórios auxiliam no controle orçamentário e na tomada de decisões mais estratégicas para a empresa.
Mantenha os registros contábeis e os comprovantes fiscais organizados e acessíveis por pelo menos o prazo legal exigido. Isso é fundamental para auditorias e inspeções fiscais.
Tenha uma política de despesas clara: Documentar regras para os tipos de despesas permitidas e seus limites ajuda a fazer a gestão das despesas e evita surpresas desagradáveis.
Eduque os colaboradores: Orientar os colaboradores sobre as regras da política de despesas garante maior conformidade e reduz erros no registro de gastos.
Automatize processos: Implementar sistemas de gestão automatizada simplifica o registro, a aprovação e o acompanhamento das despesas.
Faça o monitoramento de gastos em tempo real: Acompanhar os gastos à medida que ocorrem contribui para o controle financeiro da empresa e ainda facilita a tomada de decisões por parte da gestão e diretoria.
Realize auditorias periódicas: Revisar os registros regularmente ajuda a identificar inconsistências, ajustar processos e melhorar a eficiência da gestão de despesas.
Você sabia que as viagens chegam a ocupar o segundo maior gasto das empresas, sendo superadas apenas pelos salários dos funcionários?
Em empresas que dependem de deslocamentos para reuniões, eventos ou visitas a clientes, os custos relacionados a viagens corporativas representam uma parte significativa do orçamento.
Por este motivo, se as despesas desses deslocamentos não forem bem gerenciadas, podem comprometer a saúde financeira do negócio.
Algumas das principais despesas associadas às viagens corporativas são:
Passagens aéreas;
Hospedagem;
Alimentação;
Transporte local;
Taxas de inscrição em eventos;
Planos de internet móvel.
Viagens com os reembolsos tradicionais costumam depender de muitos processos manuais, nos quais vários erros podem acontecer. São alguns desses processos: reunir notas, produzir planilhas, colher comprovantes e retificar despesas.
Tudo isso gera insatisfação e trabalho acumulado. Um processo integrado que seja menos manual e pouco dependente da gestão tradicional de despesas é a melhor forma de facilitar a vida de gestores de viagens e seus colaboradores.
Para isso, você pode contar com a VOLL, que é a maior plataforma para gestão de despesas e viagens corporativas e permite o controle e a gestão completa de meios de pagamentos, reembolsos, adiantamentos e cartões corporativos integrados a um sistema de prestação de contas em tempo real.
A plataforma oferece relatórios detalhados que ajudam a identificar padrões de gastos, áreas de economia e oportunidades de otimização, e ainda pode ser integrada a outros sistemas de gestão financeira da empresa, garantindo que os dados estejam sempre atualizados e consistentes em todas as plataformas utilizadas.
Além disso, ao centralizar e monitorar as despesas, a VOLL Wallet ajuda a reduzir o risco de fraudes e desvios, proporcionando maior segurança financeira para a sua empresa.
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