Despesas corporativas: um guia para simplificá-las

Simplificar despesas corporativas em viagens é um caminho para economizar tempo, diminuir custos e trazer uma experiência mais positiva para os profissionais, mas isso depende de alguns processos — como reservas, prestação de contas e aprovação.

Nem sempre a forma tradicional de viajar é a melhor opção. É isso que mostra a Nova Economia, simbolizada por modelos de negócios com o predomínio dos serviços em relação aos produtos.

Uma aplicação dessa ideia é a “economia compartilhada” dos apps de delivery e de transporte, criando um novo desafio para a gestão de viagens corporativas.

Nos próximos tópicos, você vai descobrir como simplificar as despesas e adaptá-las para uma nova realidade. Boa leitura!

Quais são os meios de pagamento para despesas corporativas?

Escolher os melhores meios de pagamento corporativos não é tarefa simples para empresas que lidam com muitas viagens. Isso porque gastos com mobilidade urbana e alimentação envolvem múltiplos processos de pagamento, tornando a prestação de contas mais difícil. Confira alguns dos meios mais usados.

Cartão de crédito corporativo

No cartão de crédito corporativo, as compras são pagas com base na dívida acumulada pelo usuário. Isso acontece por meio de uma linha de crédito concedida ao titular, pela  qual o dinheiro é usado sob a lógica de um empréstimo.

O cartão é uma opção das empresas para arcar com os gastos que os profissionais precisam ter para as atividades que desempenham. A vantagem é o fato de contar com uma taxa de juros mais baixa, já que sua distribuição acontece para mais pessoas.

Alguns ainda oferecem programas de milhagem, promovendo mais alguns tipos de economia. Mas a sua maior desvantagem é, sem dúvida, a dificuldade de controle e a possibilidade de usar os cartões secretamente para gastos pessoais, burlando a ética do setor de contas a pagar.

Faturamento

O faturamento é um meio que costuma aparecer com mais frequência para cobrir despesas com fornecedores, mas também serve para viagens corporativas. Aqui, um fornecedor pode enviar uma fatura definindo os valores de uma hospedagem para a empresa, por exemplo.

Esse é o meio mais tradicional do mercado e funciona como se uma conta de crédito fosse aberta em uma agência de viagens. Normalmente, o prazo de pagamento é de sete dias e você passa a relacionar as viagens a uma agência específica.

A vantagem aqui é a possibilidade de viajar sem precisar pagar imediatamente, seguindo a lógica do crédito. Mas o método pode ser desvantajoso para quem não quer arcar com as taxas de administração das agências.

Reembolso

O reembolso, apesar de simples, funciona como um método de pagamento, principalmente para cobrir a quilometragem de deslocamento de trabalho. Mas é um método majoritariamente manual e depende tanto da disponibilidade do departamento financeiro para conferência, quanto dos profissionais para recolher os comprovantes e as notas fiscais das compras e contratações.

Adiantamento

Os adiantamentos são menos comuns e envolvem a aprovação de um valor prévio para os profissionais. Estes podem usar o valor de acordo com as regras definidas pela empresa, sem precisar disponibilizar dinheiro do próprio bolso.

A desvantagem aqui é a dificuldade de auditar os pagamentos. Isso porque não há controle sobre como os valores são gastos. Assim, os valores são solicitados inicialmente pelos profissionais e precisam passar por uma fase de estudos e aprovação.

Além disso, o enorme número de riscos envolvidos também é uma desvantagem. O dinheiro pode cair em uma conta negativada, ser sacado pelo profissional, ter sua prestação de contas atrasada e por aí vai. 

Qual é o melhor meio de pagamento para despesas corporativas?

A maioria das empresas tem meios de pagamento de despesas corporativas muito consolidados para certos gastos, como passagens aéreas, locação de carros e hospedagem. Mas o problema aparece na hora de cobrir despesas com alimentação e mobilidade urbana.

Isso porque os serviços geram vários processos diferentes de pagamentos, o que dá uma boa dose de trabalho. Aqui, a solução é unificar as formas de pagamento, fazendo com que todos os gastos sejam pagos em um único processo.

Como as despesas corporativas funcionam?

As viagens chegam a ocupar o segundo maior gasto das empresas, sendo superadas unicamente pelos salários. Por isso, vale conhecer o funcionamento das despesas corporativas. Nos próximos tópicos, você vai ver alguns exemplos.

As despesas corporativas de uma viagem

As viagens aéreas costumam envolver pelo menos cinco deslocamentos. Por exemplo, a ida da casa ao aeroporto, do aeroporto ao hotel, do hotel ao local de trabalho, o retorno até o aeroporto e, em seguida, para casa. Geralmente, os roteiros são variações disso.

O mesmo vale para as viagens terrestres, excluindo o deslocamento para o aeroporto. Mas não é só o deslocamento que simboliza o custo real de uma viagem a trabalho. Isso porque existem gastos com alimentação, combustível, quilometragem, estacionamento, pedágio e por aí vai.

Algumas despesas corporativas podem acontecer durante uma viagem sem serem relacionadas com o ato de viajar em si. Se seu funcionário precisa comprar uma nova camisa social porque a anterior foi manchada na viagem, por exemplo, isso irá  representar um gasto.

Formas de economizar

Voos diretos costumam sair mais caros. Por isso, apostar em escalas e conexões costuma ser uma forma de economizar na compra de passagens aéreas. Escolher voar entre as terças e quintas também é uma forma de contar com tarifas mais em conta.

Vale revisar contratos com fornecedores e planejar suas compras. Você ainda pode fazer uma análise constante das informações e dos dados, mapeando as informações das viagens e buscando oportunidades para poupar.

Isso vale principalmente para quem tem os processos de viagem digitalizados. Plataformas como a VOLL servem justamente para isso, trazendo tecnologia na gestão de viagens corporativas e relacionando opções de destinos para escolher as passagens mais baratas.

Como simplificar as despesas corporativas?

A simplificação das despesas corporativas pode envolver o investimento em tecnologia, a diminuição de tarefas burocráticas e a preservação do poder de escolha dos profissionais. Confira algumas ideias nos próximos tópicos.

Crie uma política de viagens e mobilidade

Critérios contam para maior controle de gastos e melhor uso do transporte corporativo. Assim, seu departamento financeiro pode evitar surpresas desagradáveis. Uma política clara de mobilidade ainda faz parte da gestão de mobilidade corporativa e pode ajudar a lidar com alguns problemas.

Por exemplo, faturamento de muitos fornecedores, poucas opções de transporte, dificuldade para escolher um bom custo benefício e por aí vai. Apostar em uma política apoiada por processos digitais ainda é uma forma de adaptar sua empresa às mudanças recentes e à construção de pontes digitais.

Isso porque fenômenos como a pandemia de Covid-19 fez com que vários compromissos deixassem de ser obrigatoriamente presenciais. Essa cultura traz um novo papel para o digital, inclusive na hora de se movimentar globalmente.

Use a tecnologia a seu favor

A adoção de uma política de viagens corporativas não faz necessariamente com que ela seja seguida à risca. Assim, a tecnologia ganha espaço para ajudar a multiplicar a capacidade gerencial, sendo acessível para os profissionais que precisam viajar a trabalho.

Ao usar a tecnologia a seu favor, você passa a contar com várias configurações e parametrizações, definindo limites de gastos, locação, diárias e por aí vai. Desse modo, o monitoramento se torna mais simples.

A tecnologia também é útil por permitir a pesquisa inteligente de hospedagem e passagens. Assim, você passa a conferir se os profissionais fazem escolhas que estão dentro da política da empresa e ainda preservar seu poder de decisão.

Invista na digitalização de despesas corporativas

A digitalização de processos é simbolizada pela adesão da tecnologia digital em uma empresa, tendo como objetivo fatores como o valor, a eficiência e a inovação, além de conferir como a organização pode se moldar por meio de novas tecnologias.

Viagens com os reembolsos tradicionais, por exemplo, costumam depender de muitos processos manuais, nos quais vários erros podem acontecer. São alguns desses processos: reunir notas, produzir planilhas, colher comprovantes e retificar despesas.

Tudo isso gera insatisfação e trabalho acumulado. Um processo menos manual e pouco dependente da gestão tradicional de despesas é uma solução que pode ser levada em conta pela empresa.

Aposte no transporte por aplicativo

Os apps de transporte fazem o match entre passageiros e motoristas explorando a “economia compartilhada”, por meio da qual uma plataforma digital é alugada por prestadores de serviço — nesse caso, os motoristas.

O transporte por aplicativo facilita a gestão de despesas corporativas por tornar os gastos visíveis. A ideia conta principalmente com o fato de que 91% das empresas têm suas estratégias definidas por dados internos. Mas seu benefício não se resume a isso.

O uso dos aplicativos simplifica o pagamento. Um marketplace de viagens pode tornar o processo ainda mais econômico, já que relaciona no seu dashboard as várias opções possíveis de acordo com seu preço.

Estipule valores para despesas corporativas

Uma forma de simplificar despesas corporativas é estipulando valores para todo tipo de gasto. Assim, você passa a ter profissionais conscientes da sua própria margem financeira antes mesmo das viagens. Aqui, você pode levar em conta vários custos.

Por exemplo, refeições, hospedagens, quilômetro rodado e por aí vai. Mas se você ainda não tem noção dos possíveis valores máximos, vale apostar em pesquisas de consumo, benchmarks ou sites que revelam o valor médio dos serviços.

Além de eliminar ou simplificar a prestação de contas, você ainda passa a monitorar com mais cuidado seus gastos. Por fim, confira se a média de gastos que seus profissionais precisam ter é compatível com o que sua empresa oferece.

Escolha bem a hospedagem

Existem algumas formas de economizar com hospedagem durante as viagens a trabalho. Por exemplo, comprando com antecedência e tendo acesso a tarifas mais baixas. Evitar períodos de alta ocupação também conta.

Algumas tarifas promocionais têm mais restrições do que as comuns. Por isso, vale conferir a possibilidade de alteração e cancelamento. Mas nem sempre o hotel é a melhor opção e vale fazer uma comparação com Airbnb.

Por fim, procure conferir a localização e os serviços para escolher o melhor hotel. A plataforma de viagens da VOLL tem um comparativo de hotéis por meio do qual você pode conferir se é compatível com a política, o valor por noite e o total contabilizando as diárias.

Confira os indicadores de viagens corporativas

Os indicadores de viagens corporativas simplificam o monitoramento das despesas e ajudam a empregar recursos de forma inteligente. Isso inclui a volumetria, ou seja, o volume de viagens durante um espaço de tempo específico.

Sua análise torna possível a composição de estratégias para selecionar bem as viagens. Outro indicador que conta é o ticket médio, simbolizado pela soma dos valores das viagens dividido por sua quantidade. Assim, você pode determinar o valor investido.

Por fim, vale conferir a satisfação dos profissionais, um indicador que costuma passar despercebido. Boa parte das pessoas que estão entrando no mercado de trabalho buscam oportunidades para bleisure, viagens de negócios com alguma margem para lazer.

Dê importância para a gestão de despesas corporativas

A gestão de viagens corporativas aparece para mudar a ideia difundida de que viagens e despesas corporativas podem ser improvisadas e feitas sem planejamento. Isso porque esse senso faz com que vários fatores que compõem essas ideias sejam subestimados.

É o caso dos custos. Sem a gestão, se torna impossível fazer um acompanhamento criterioso das despesas corporativas. As práticas de gestão servem para simplificar e organizar o dinheiro para hospedagem, passagens aéreas, transporte, alimentação e por aí vai.

A experiência das viagens abre caminho para avaliação e melhorias. Por isso, com o uso dos dados, é possível rediscutir o roteiro das viagens, conferindo os trajetos e se a existência da viagem é compatível com os objetivos da empresa.

Mantenha uma boa prática de RDV

O relatório de despesas compila os gastos das viagens e deslocamento e costuma incluir várias informações. Por exemplo, nome do profissional, cargo, nome do gestor, informações da viagem, lista de despesas e por aí vai.

Uma forma de padronizar a ideia é criar um arquivo modelo, por meio do qual os recibos podem ser armazenados. Aqui, você pode investir em um drive na nuvem e disponibilizar o acesso para os profissionais da empresa.

Mas mesmo com o RDV, a política de reembolso costuma ser manual e trabalhosa. Por isso, vale considerar opções automatizadas que facilitem o registro e ofereçam outras formas de pagamento, desde que unificadas em uma única plataforma.

Rejeite irregularidades na prestação de contas

Abrir exceções durante a prestação de contas e aceitar irregularidades pode trazer alguns problemas. Isso porque faz com que as contas irregulares se tornem comuns. Por isso, vale manter um comitê com regras que precisam ser seguidas.

Com o tempo, os profissionais tendem a se adaptar e deixam de prestar contas que são reprovadas. Às vezes, a solução é criar uma nova política de despesas, simplificando a prestação de contas originalmente irregulares.

A prestação pode ser consolidada por meio da política de despesas corporativas. Mas evitar normas extensas e complicadas. Isso porque geram mais dúvidas do que esclarecimentos. Assim, a objetividade e a clareza são prioridades.

Dê autonomia para os profissionais

Existe um novo perfil de viajante corporativo, que quer escolher os fornecedores de viagens e procura experiências positivas para se manter em uma empresa. Isso faz com que as marcas busquem adaptar seus modelos de negócio para se manterem atraentes.

A aposta na autonomia é mais procurada, com opções econômicas de hospedagem e passagens sendo prioridade em relação ao conforto. As experiências positivas fazem com que os profissionais se sintam valorizados e servem como motivação para ficar mais tempo.

Mas para isso, vale considerar ferramentas que unificam pagamentos e permitem a comparação de preços. Assim, os profissionais têm acesso a uma variedade de opções e têm seu poder de escolha preservado.

Considere opções mobile-first

Se o acesso via desktop cai, o via mobile sobe. Por isso, os softwares desenvolvidos apenas para computadores caíram nos últimos anos, embora tenham sido predominantes no passado. Em boa parte dos casos, existem ainda limitações.

Por exemplo, a necessidade de fazer o download e a instalação do software na memória do computador. Mas o mobile não se destaca apenas pela adesão. Isso porque a experiência costuma ser mais simples, com designs mais minimalistas.

O smartphone se destaca pela portabilidade. Isso significa que você tem pouco trabalho para deslocar para qualquer lugar, fazendo com que o mobile-first seja facilmente incorporado em uma solução de viagens corporativas.

Invista na integração de sistemas

A integração de sistemas facilita a experiência do viajante e do gestor, trazendo na mesma interface viagens aéreas, hotéis e deslocamentos terrestres. Assim, toda a jornada do viajante é planejada do começo ao fim.

Essa é uma das vantagens da unificação de plataformas. Com as mudanças do perfil dos viajantes, as opções digitais de mobilidade urbana começam a ocupar o espaço tradicionalmente ocupado por meios tradicionais e disponibilizando mais dados gerenciais.

É o caso da VOLL, que oferece uma plataforma de viagens capaz de integrar toda a jornada do profissional. Isso vai desde a reserva até o pagamento, unificando viagens aéreas, terrestres e hospedagens. Tudo acontece por meio de um app de interface intuitiva.

Considere as preferências da geração Z

Os viajantes corporativos da geração Z já representam boa parte da força de trabalho atual e trazem consigo mudanças. O bleisure é um exemplo, trazendo espaço para o lazer em uma viagem com propósito de trabalho. Esse perfil é jovem, dinâmico e dá mais valor para experiências.

Assim, opções digitais passam a conquistar o espaço da hospedagem tradicional. É o caso do Airbnb, uma alternativa aos hotéis. O mesmo vale para o autosserviço de viagem, em que os viajantes reservam a acomodação e a passagem por conta.

A VOLL está adaptada ao mundo dos smartphones e da geração Z, centralizando os processos, dando autonomia para os profissionais, diminuindo o tempo com burocracia e fazendo com que a equipe fique mais conectada.

Invista em um marketplace de viagens da nova economia

A VOLL é a agência de viagens da nova economia, apresentando várias ofertas e dando autonomia para escolher a melhor. Assim, você pode negociar com vários parceiros globais e contar com uma relação mais transparente.

A travel tech ainda deixa a gestão de viagens na palma da mão. Com a plataforma, você ainda conta com relatórios e seu sucesso conquistou 400 mil usuários. A excelente experiência do viajante se justifica pela possibilidade de escolher os fornecedores de viagem.

A VOLL aparece como uma solução para viagens corporativas no ranking 100 Startups To Watch 2021 e, entre seus usuários, estão profissionais de empresas como Vivo/Telefônica, PepsiCo, McDonald’s e Itaú.

A simplificação é um dos pontos-chave das empresas que lidam com despesas corporativas. A adesão aos smartphones e a nova geração de viajantes fizeram com que a gestão de viagens corporativas precisasse passar por mudanças, com as travel techs e os marketplaces de viagem adquirindo um papel de protagonismo.

As versões recentes do app da VOLL trazem recursos novos, como o inventário de hotéis internacionais, a atualização para a reserva de voos internacionais, o monitoramento de tarifas aéreas, a solicitação com datas retroativas e o reembolso de km com geolocalização. Você ainda passa a contar com um dashboard aprimorado.

A VOLL traz as melhores opções para sua equipe, unifica a gestão de despesas e traz economia para a gestão de viagens, além de tornar as viagens corporativas mais fáceis.

A marca valoriza os clientes e aposta em um atendimento verdadeiramente humanizado, 24 horas por dia.