#GuestPost: Quer ir mais rápido e mais longe? Vá com processos!

Por Rubia Renata da Silva, gestora de processos na Consultoria Proce

Qualquer produto ou serviço é resultado de um ou mais processos. A roupa que vestimos, o celular que usamos, os alimentos que temos na geladeira, medicamentos que consumimos, tudo isso existe porque processos aconteceram. 

Então, todo negócio, de qualquer ramo, de qualquer tamanho, seja qual for o faturamento, tem processos. Mas nem todo negócio, pequeno ou grande, tem o domínio dos seus processos. 

E o que seria exatamente ter domínio dos processos? 

Ter domínio dos processos é saber e fazer saber qual é a razão de ser, que atividades possui, atores e recursos necessários, que resultados, produtos ou serviços entrega, o que indica que os resultados foram ou não satisfatórios. 

O domínio de processos para um negócio tem a mesma importância de um mapa ou GPS para um viajante. A função do mapa ou do GPS é indicar o percurso a seguir para chegar ao destino escolhido, de forma segura, rápida, barata. Não por acaso, mapa de processos é um termo comum nesse mundo dos processos.

Mas como isso funciona na prática? O que um negócio que quer ter domínio dos seus processos precisa fazer, incorporar na sua rotina? Respondendo da forma mais simples e direta: fazer perguntas — e, claro, buscar respostas.

Aqui vão algumas perguntas para aquecer, que podem tirar você e seu negócio da inércia de processos:

• Por que ou para que esse processo existe?
• Que resultados, produtos ou serviços teremos no fim do processo?
• Qual é a sequência de atividades que precisa ser feita?
• Quem é o responsável por cada atividade? Quais profissionais ou áreas precisam ser envolvidas para que o processo aconteça?
• Que recursos e conhecimentos serão necessários para que o processo aconteça?
• Quanto tempo o processo leva?
• Quanto custa realizar esse processo?
• Como saberemos que o processo deu certo, foi pior ou melhor que o esperado?
• O processo, da forma como é feito, está ajudando ou atrapalhando o negócio na busca pelos objetivos?

E, por falar em pergunta, aqui vai uma pergunta de milhões: o que se ganha por cuidar dos processos e o que se perde descuidando deles?

Ganhos

Qualquer negócio com processos dominados e com objetivos definidos terá melhores condições de:

• estabelecer uma rotina de trabalho e organizar as atividades conforme o esforço e o tempo requeridos.
• recrutar, selecionar, integrar, liderar, avaliar e reconhecer pessoas com mais eficiência.
• prevenir e/ou reduzir ou eliminar erros, variabilidade na qualidade do produto ou serviço.
• identificar que tipo de matéria-prima e insumos devem ser comprados, em que quantidade e com que frequência.
• estabelecer prazo de atendimento ao cliente.
• identificar o custo de cada produto ou serviço.

Perdas

Por outro lado, descuidando dos processos, é provável que vá enfrentar problemas como:

• dimensionamento inadequado de pessoas para mais ou para menos.
• contratação de profissionais com o perfil inadequado para as atividades.
• desmotivação, alta rotatividade por falta de clareza de papéis, responsabilidades.
• perda de clientes, por variabilidade na qualidade do produto, serviço ou atendimento, atrasos.
• queda no faturamento.
• elevação de custos por desperdício, erros, retrabalho.

Está convencido de que sem processos um negócio não consegue ir longe e nem rápido, mas acha difícil de colocar em prática por achar que é o tipo de iniciativa que funciona para empresa grande, com faturamento alto? 

Realmente, a realidade de cada negócio influencia a estratégia para cuidar de processos, mas isso não significa que seja impossível. Assim como é possível se hospedar num hostel, numa pousada ou num resort, conforme a preferência, estilo e renda, existem diferentes possibilidades para quem quer ter o domínio dos seus processos:

• realizar cursos de aperfeiçoamento e buscar curadoria de conteúdos gratuitos, livros, artigos.
• contratar um profissional de processos ou buscar formação para si ou para um colaborador que já tem. 
• contratar uma consultoria.

Seja qual for o caminho, patrocínio, comunicação e envolvimento são fundamentais para que essa viagem pelo mundo dos processos chegue ao seu destino, levar o seu negócio para mais longe, mais alto e mais rápido. Prontos para a viagem?

Sobre Rubia Renata da Silva

Rubia é mineira, graduada em Administração pela UFRRJ, pós-graduanda em Gestão Estratégica de Processos de Negócio pela PUC Minas, como voluntária, lidera projetos de gestão por processos organizações sociais. Em sua lista de paixões, além de processos, tem  literatura, pets, plantas e música.

Olá, pessoal! Obrigado por ler até aqui! Obrigado, Rubia!

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Abraços e até a próxima!