As viagens corporativas são essenciais para expandir mercados e conectar grandes empresas a clientes, fornecedores e parceiros estratégicos ao redor do mundo, além de ter grande impacto econômico: em 2024, de acordo com o Levantamento de Viagens Corporativas da Fecomercio SP, as viagens corporativas atingiram a movimentação recorde de R$ 131 bilhões.
Para que os deslocamentos ocorram com segurança e tranquilidade, garantindo que os objetivos de negócio sejam alcançados, é importante que a equipe de gestão de viagens da empresa aplique as melhores práticas com base nas tendências do mercado, reduzindo custos e otimizando processos.
Siga a leitura para se aprofundar no assunto e entender como estruturar a gestão de viagens da sua empresa!
A gestão de viagens corporativas, também chamada de travel management, abrange a administração e a otimização de todos os deslocamentos profissionais de uma empresa, desde o planejamento até a prestação de contas pós-viagem.
Em companhias de grande porte, a gestão eficiente das viagens corporativas não só impacta diretamente os custos, mas também no cumprimento de normas de compliance, na segurança dos funcionários e na experiência do viajante.
Nesse contexto, destaca-se o papel do gestor de viagens, ou travel manager. Esse profissional coordena e supervisiona todos os aspectos das viagens corporativas, indo muito além da simples reserva de passagens e hospedagens. Ele deve ter uma visão estratégica e atuar de forma integrada com diversas áreas da empresa.
A gestão de viagens corporativas em grandes empresas requer processos estruturados, devido ao volume de deslocamentos e à complexidade das operações. As principais etapas desse processo incluem:
O processo geralmente começa com a solicitação de viagem feita por um colaborador ou departamento, detalhando propósito, destino, datas e orçamento.
A aprovação, feita por gestores e diretores, avalia a necessidade da viagem considerando o retorno sobre investimento (ROI), o custo-benefício e o alinhamento com a estratégia corporativa.
Essa etapa inclui as reservas de transporte e hospedagem, além da elaboração de um itinerário detalhado para garantir que o viajante esteja bem informado.
A coordenação de transportes terrestres, reuniões, eventos corporativos e outras atividades também é essencial para garantir o sucesso da viagem.
Em grandes empresas, os custos com viagens podem ser significativos. Por isso, a gestão financeira e o controle orçamentário são fundamentais.
Para isso, as empresas estabelecem políticas de viagem rigorosas, que definem limites de gastos e critérios de reembolso, garantindo que todos os deslocamentos estejam alinhados com a política financeira corporativa.
O departamento financeiro pode participar ativamente dessa etapa para garantir que as despesas estejam dentro dos parâmetros estabelecidos.
Oferecer suporte contínuo aos colaboradores durante a viagem é essencial para garantir produtividade e segurança.
O gestor de viagens deve estar sempre disponível para resolver qualquer imprevisto, fornecer orientações e garantir que todas as políticas da empresa sejam seguidas.
Após o retorno da viagem, é hora de apresentar relatórios detalhados de despesas, acompanhados de recibos e justificativas.
Além disso, é importante avaliar o retorno sobre o investimento da viagem, identificando oportunidades de melhoria e otimização para que os recursos sejam utilizados de maneira estratégica.
Viagens de negócios exigem planejamento, estratégias e a aplicação de ferramentas eficazes para serem realizadas de maneira eficiente.
Confira dicas fundamentais para otimizar o gerenciamento de viagens corporativas na sua empresa:
A política de viagens corporativas é o documento que estabelece as diretrizes a serem seguidas pelos colaboradores da empresa durante viagens a trabalho.
Para desenvolvê-la, defina critérios claros sobre como as viagens devem ser planejadas e realizadas, incluindo limites de orçamento, regras de categorias de serviços e procedimentos padronizados.
A política deve ser comunicada claramente a todos os colaboradores e estar disponível para consulta de maneira simples, para que todos saibam os procedimentos e as regras a seguir.
Aprofunde seu conhecimento com o artigo “Como criar uma política de viagens corporativas: o guia definitivo”!
Devido ao alto volume de viagens, grandes empresas podem obter condições vantajosas por meio de negociações estratégicas.
Busque tarifas corporativas e descontos exclusivos com fornecedores, como companhias aéreas, redes de hotéis e locadoras de veículos.
Em alguns casos, é possível firmar contratos a longo prazo para garantir parcerias sustentáveis e duradouras.
Para encontrar os melhores fornecedores, sua empresa deve realizar o chamado bid de viagens corporativas. Saiba mais sobre o assunto no artigo completo sobre bid!
Utilizar KPIs (indicadores de desempenho) na gestão de viagens corporativas traz diversos benefícios para a empresa.
Essas métricas permitem avaliar a eficiência das viagens, controlar custos, melhorar a experiência dos colaboradores e garantir o cumprimento das políticas internas.
Além disso, a análise dos KPIs fornece insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas e a otimização da gestão de viagens.
Alguns exemplos de indicadores importantes para grandes empresas são custo médio por viagem, índice de conformidade com a política, percentual de economia com negociações e tempo médio de aprovação de viagens.
Busque atender preferências individuais dos viajantes na adaptação da política interna, na prestação de serviços e na garantia de uma experiência positiva e segura.
Além disso, o duty of care deve ser uma prioridade nesse gerenciamento dentro de grandes empresas, proporcionando total segurança e bem-estar para o viajante.
Assim, sua empresa aumenta a retenção de talentos e a produtividade do funcionário durante a viagem.
Grandes empresas precisam garantir que suas viagens estejam em conformidade com normas internas e regulamentações externas.
Para isso, é fundamental assegurar que todas as práticas de gestão de viagens estejam alinhadas com o compliance da empresa. Afinal, essa frente envolve leis trabalhistas, contratação de serviços e parceiros, processos financeiros e, claro, um colaborador representando sua empresa diante do mercado durante um deslocamento.
Além disso, realize uma gestão de riscos eficiente, com procedimentos rígidos de segurança e planos de ação para situações de emergência.
Em grandes empresas, o controle de custos relacionados a viagens corporativas é essencial para otimizar o orçamento e evitar desperdícios.
Para isso, implemente um sistema de rastreamento de despesas de viagens que permita acompanhar os gastos em tempo real e ajustar as políticas conforme necessário. Busque sistemas que ofereçam relatórios detalhados para facilitar a identificação de gargalos e possibilidades de economia.
Além disso, realize auditorias frequentes para identificar padrões de comportamento e realizar ajustes na política de viagens.
A automatização agiliza diversos processos das viagens a trabalho, facilitando a rotina de gestores e viajantes.
Sua empresa pode começar automatizando reembolsos de despesas, controle automático de políticas de viagem ou geração de relatórios para acompanhamento de indicadores, por exemplo.
Para garantir uma gestão completa, grandes empresas costumam contar com um gestor de viagens interno e uma agência de viagens corporativas especializada.
Ao delegar a coordenação operacional para a agência, o gestor ganha mais tempo no dia a dia para atuar de maneira estratégica.
Além disso, ao terceirizar a reserva de serviços, a empresa pode acessar tarifas exclusivas e contar com suporte 24/7 diretamente da agência.
Essa combinação permite que a empresa mantenha o controle interno enquanto se beneficia da eficiência operacional de especialistas externos, garantindo mais agilidade, economia e segurança.
A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, é a melhor solução para otimizar a gestão de viagens e despesas de grandes empresas.
Com uma tecnologia própria totalmente inovadora, a VOLL garante uma experiência personalizada e atendimento 100% humano aos viajantes e gestores, auxiliando na redução de custos e na automatização de processos.
Alguns dos recursos oferecidos são:
Personalização de políticas conforme cargos, nível, departamento ou por colaborador.
Controle total de pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolsos ou Pix.
Cobertura global de serviços, incluindo opções de companhias aéreas, hotéis, táxis, apps de mobilidade e locação de veículos.
Dashboards personalizados e relatórios estratégicos.
Atendimento especializado 24/7 em diversos canais e idiomas.
Fluxos de aprovação personalizados.
Grandes empresas como Itaú, McDonald’s, iFood, Vivo e Nubank já utilizam a solução para gerenciar suas viagens. Confira algumas histórias de sucesso:
Com mais de 500 mil alunos e presença em 23 estados e no Distrito Federal, a Estácio é uma das maiores instituições de ensino superior do Brasil.
A parceria com a VOLL resultou em uma redução de 27% no ticket médio das viagens, além de ganhos em eficiência administrativa e financeira. A empresa também reduziu os processos administrativos para menos de oito por mês, trazendo mais agilidade e melhorando a experiência dos viajantes.
A PepsiCo enfrentava desafios na gestão de transporte devido à ampla distribuição geográfica de seus colaboradores, e alguns serviços contratados previamente não atendiam todas as localidades.
A expectativa inicial com a VOLL era uma economia de 20%, mas os resultados superaram as projeções: a equipe foi surpreendida com 38% de redução comparados aos anos anteriores, e esse recorde logo foi superado, chegando a atingir 43% de economia.
A centralização da mobilidade corporativa permitiu a integração de apps de transporte, táxi corporativo e cooperativas locais, garantindo eficiência, controle e melhor experiência para mais de 12 mil funcionários.
Em 2023, a VOLL e o Itaú foram reconhecidos no 1º Prêmio Anual da Alagev pelo maior case de sucesso de inovação em gestão de viagens e mobilidade da história do mercado brasileiro. O prêmio foi entregue no LACTE – maior evento do setor na América Latina.
O troféu Você Inspira reforça o destaque da VOLL como uma das maiores agências de viagens corporativas do Brasil, sendo a principal catalisadora da inovação na gestão de viagens das maiores empresas do país.
Qualidade de atendimento, capacidade de inovar e presteza nos resultados foram critérios avaliados que concederam à VOLL o prêmio principal do ano pela associação.
A Afya, maior grupo de tecnologia e educação médica do Brasil, conquistou uma redução de mais de 2.500 chamados e economizou 1.800 horas de trabalho com a VOLL.
A centralização em um único sistema também trouxe praticidade e segurança, eliminando a necessidade de quatro sistemas separados para a política, prestação de contas, adiantamento, mobilidade e viagens.
Com mais de 10 mil colaboradores, a empresa ganhou praticidade e segurança na gestão de viagens, otimizando processos de pagamentos e prestação de contas.
Sua organização também pode conquistar resultados incríveis com a VOLL. Conheça nossas soluções e agregue mais inteligência e inovação na sua gestão de viagens!