Boas práticas para gestão de viagens corporativas em grandes empresas

As viagens corporativas são essenciais para expandir mercados e conectar grandes empresas a clientes, fornecedores e parceiros estratégicos ao redor do mundo, além de ter grande impacto econômico: em 2024, de acordo com o Levantamento de Viagens Corporativas da Fecomercio SP, as viagens corporativas atingiram a movimentação recorde de R$ 131 bilhões.

Para que os deslocamentos ocorram com segurança e tranquilidade, garantindo que os objetivos de negócio sejam alcançados, é importante que a equipe de gestão de viagens da empresa aplique as melhores práticas com base nas tendências do mercado, reduzindo custos e otimizando processos.

Siga a leitura para se aprofundar no assunto e entender como estruturar a gestão de viagens da sua empresa!

Como funciona a gestão de viagens corporativas?

A gestão de viagens corporativas, também chamada de travel management, abrange a administração e a otimização de todos os deslocamentos profissionais de uma empresa, desde o planejamento até a prestação de contas pós-viagem.

Em companhias de grande porte, a gestão eficiente das viagens corporativas não só impacta diretamente os custos, mas também no cumprimento de normas de compliance, na segurança dos funcionários e na experiência do viajante.

Nesse contexto, destaca-se o papel do gestor de viagens, ou travel manager. Esse profissional coordena e supervisiona todos os aspectos das viagens corporativas, indo muito além da simples reserva de passagens e hospedagens. Ele deve ter uma visão estratégica e atuar de forma integrada com diversas áreas da empresa.

Etapas da gestão de viagens corporativas em grandes empresas

A gestão de viagens corporativas em grandes empresas requer processos estruturados, devido ao volume de deslocamentos e à complexidade das operações. As principais etapas desse processo incluem:

1. Planejamento e aprovação

O processo geralmente começa com a solicitação de viagem feita por um colaborador ou departamento, detalhando propósito, destino, datas e orçamento.

A aprovação, feita por gestores e diretores, avalia a necessidade da viagem considerando o retorno sobre investimento (ROI), o custo-benefício e o alinhamento com a estratégia corporativa.

2. Organização e logística

Essa etapa inclui as reservas de transporte e hospedagem, além da elaboração de um itinerário detalhado para garantir que o viajante esteja bem informado.

A coordenação de transportes terrestres, reuniões, eventos corporativos e outras atividades também é essencial para garantir o sucesso da viagem.

3. Gestão de custos

Em grandes empresas, os custos com viagens podem ser significativos. Por isso, a gestão financeira e o controle orçamentário são fundamentais. 

Para isso, as empresas estabelecem políticas de viagem rigorosas, que definem limites de gastos e critérios de reembolso, garantindo que todos os deslocamentos estejam alinhados com a política financeira corporativa. 

O departamento financeiro pode participar ativamente dessa etapa para garantir que as despesas estejam dentro dos parâmetros estabelecidos.

4. Suporte durante a viagem

Oferecer suporte contínuo aos colaboradores durante a viagem é essencial para garantir produtividade e segurança.

O gestor de viagens deve estar sempre disponível para resolver qualquer imprevisto, fornecer orientações e garantir que todas as políticas da empresa sejam seguidas. 

5. Prestação de contas pós-viagem

Após o retorno da viagem, é hora de apresentar relatórios detalhados de despesas, acompanhados de recibos e justificativas. 

Além disso, é importante avaliar o retorno sobre o investimento da viagem, identificando oportunidades de melhoria e otimização para que os recursos sejam utilizados de maneira estratégica.

Como gerenciar viagens corporativas em grandes empresas

Viagens de negócios exigem planejamento, estratégias e a aplicação de ferramentas eficazes para serem realizadas de maneira eficiente. 

Confira dicas fundamentais para otimizar o gerenciamento de viagens corporativas na sua empresa:

Tenha uma política de viagens bem definida

A política de viagens corporativas é o documento que estabelece as diretrizes a serem seguidas pelos colaboradores da empresa durante viagens a trabalho. 

Para desenvolvê-la, defina critérios claros sobre como as viagens devem ser planejadas e realizadas, incluindo limites de orçamento, regras de categorias de serviços e procedimentos padronizados.

A política deve ser comunicada claramente a todos os colaboradores e estar disponível para consulta de maneira simples, para que todos saibam os procedimentos e as regras a seguir.

Aprofunde seu conhecimento com o artigo “Como criar uma política de viagens corporativas: o guia definitivo”!

Negocie tarifas e parcerias estratégicas

Devido ao alto volume de viagens, grandes empresas podem obter condições vantajosas por meio de negociações estratégicas.

Busque tarifas corporativas e descontos exclusivos com fornecedores, como companhias aéreas, redes de hotéis e locadoras de veículos. 

Em alguns casos, é possível firmar contratos a longo prazo para garantir parcerias sustentáveis e duradouras.

Para encontrar os melhores fornecedores, sua empresa deve realizar o chamado bid de viagens corporativas. Saiba mais sobre o assunto no artigo completo sobre bid!

Defina e acompanhe indicadores

Utilizar KPIs (indicadores de desempenho) na gestão de viagens corporativas traz diversos benefícios para a empresa. 

Essas métricas permitem avaliar a eficiência das viagens, controlar custos, melhorar a experiência dos colaboradores e garantir o cumprimento das políticas internas. 

Além disso, a análise dos KPIs fornece insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas e a otimização da gestão de viagens.

Alguns exemplos de indicadores importantes para grandes empresas são custo médio por viagem, índice de conformidade com a política, percentual de economia com negociações e tempo médio de aprovação de viagens.

Cuide da experiência do viajante

Busque atender preferências individuais dos viajantes na adaptação da política interna, na prestação de serviços e na garantia de uma experiência positiva e segura. 

Além disso, o duty of care deve ser uma prioridade nesse gerenciamento dentro de grandes empresas, proporcionando total segurança e bem-estar para o viajante. 

Assim, sua empresa aumenta a retenção de talentos e a produtividade do funcionário durante a viagem.

Promova conformidade e segurança

Grandes empresas precisam garantir que suas viagens estejam em conformidade com normas internas e regulamentações externas. 

Para isso, é fundamental assegurar que todas as práticas de gestão de viagens estejam alinhadas com o compliance da empresa. Afinal, essa frente envolve leis trabalhistas, contratação de serviços e parceiros, processos financeiros e, claro, um colaborador representando sua empresa diante do mercado durante um deslocamento.

Além disso, realize uma gestão de riscos eficiente, com procedimentos rígidos de segurança e planos de ação para situações de emergência.

Otimize a gestão de despesas

Em grandes empresas, o controle de custos relacionados a viagens corporativas é essencial para otimizar o orçamento e evitar desperdícios. 

Para isso, implemente um sistema de rastreamento de despesas de viagens que permita acompanhar os gastos em tempo real e ajustar as políticas conforme necessário. Busque sistemas que ofereçam relatórios detalhados para facilitar a identificação de gargalos e possibilidades de economia.

Além disso, realize auditorias frequentes para identificar padrões de comportamento e realizar ajustes na política de viagens.

Automatize processos

A automatização agiliza diversos processos das viagens a trabalho, facilitando a rotina de gestores e viajantes. 

Sua empresa pode começar automatizando reembolsos de despesas, controle automático de políticas de viagem ou geração de relatórios para acompanhamento de indicadores, por exemplo.

Tenha um gestor de viagens interno e uma agência especializada

Para garantir uma gestão completa, grandes empresas costumam contar com um gestor de viagens interno e uma agência de viagens corporativas especializada.

Ao delegar a coordenação operacional para a agência, o gestor ganha mais tempo no dia a dia para atuar de maneira estratégica. 

Além disso, ao terceirizar a reserva de serviços, a empresa pode acessar tarifas exclusivas e contar com suporte 24/7 diretamente da agência.

Essa combinação permite que a empresa mantenha o controle interno enquanto se beneficia da eficiência operacional de especialistas externos, garantindo mais agilidade, economia e segurança.

Conheça a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina

A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, é a melhor solução para otimizar a gestão de viagens e despesas de grandes empresas.

Com uma tecnologia própria totalmente inovadora, a VOLL garante uma experiência personalizada e atendimento 100% humano aos viajantes e gestores, auxiliando na redução de custos e na automatização de processos.

Alguns dos recursos oferecidos são:

• Personalização de políticas conforme cargos, nível, departamento ou por colaborador.

• Controle total de pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolsos ou Pix.

• Cobertura global de serviços, incluindo opções de companhias aéreas, hotéis, táxis, apps de mobilidade e locação de veículos.

• Dashboards personalizados e relatórios estratégicos.

• Atendimento especializado 24/7 em diversos canais e idiomas.

• Fluxos de aprovação personalizados.

Grandes empresas como Itaú, McDonald’s, iFood, Vivo e Nubank já utilizam a solução para gerenciar suas viagens. Confira algumas histórias de sucesso:

Estácio: economia de 27% no ticket médio

Com mais de 500 mil alunos e presença em 23 estados e no Distrito Federal, a Estácio é uma das maiores instituições de ensino superior do Brasil.

A parceria com a VOLL resultou em uma redução de 27% no ticket médio das viagens, além de ganhos em eficiência administrativa e financeira. A empresa também reduziu os processos administrativos para menos de oito por mês, trazendo mais agilidade e melhorando a experiência dos viajantes.

Pepsico: 40% de redução de custos com transporte corporativo

A PepsiCo enfrentava desafios na gestão de transporte devido à ampla distribuição geográfica de seus colaboradores, e alguns serviços contratados previamente não atendiam todas as localidades.

A expectativa inicial com a VOLL era uma economia de 20%, mas os resultados superaram as projeções: a equipe foi surpreendida com 38% de redução comparados aos anos anteriores, e esse recorde logo foi superado, chegando a atingir 43% de economia. 

A centralização da mobilidade corporativa permitiu a integração de apps de transporte, táxi corporativo e cooperativas locais, garantindo eficiência, controle e melhor experiência para mais de 12 mil funcionários.

Itaú: conquista do prêmio 1º Prêmio Anual Alagev

Em 2023, a VOLL e o Itaú foram reconhecidos no 1º Prêmio Anual da Alagev pelo maior case de sucesso de inovação em gestão de viagens e mobilidade da história do mercado brasileiro. O prêmio foi entregue no LACTE – maior evento do setor na América Latina.

O troféu Você Inspira reforça o destaque da VOLL como uma das maiores agências de viagens corporativas do Brasil, sendo a principal catalisadora da inovação na gestão de viagens das maiores empresas do país.

Qualidade de atendimento, capacidade de inovar e presteza nos resultados foram critérios avaliados que concederam à VOLL o prêmio principal do ano pela associação. 

Afya: redução de mais de 2.500 chamados

A Afya, maior grupo de tecnologia e educação médica do Brasil, conquistou uma redução de mais de 2.500 chamados e economizou 1.800 horas de trabalho com a VOLL. 

A centralização em um único sistema também trouxe praticidade e segurança, eliminando a necessidade de quatro sistemas separados para a política, prestação de contas, adiantamento, mobilidade e viagens.

Com mais de 10 mil colaboradores, a empresa ganhou praticidade e segurança na gestão de viagens, otimizando processos de pagamentos e prestação de contas.

Agora é a vez da sua empresa!

Sua organização também pode conquistar resultados incríveis com a VOLL. Conheça nossas soluções e agregue mais inteligência e inovação na sua gestão de viagens!