Como preparar sua equipe para uma viagem corporativa?

As viagens corporativas se tornaram uma prioridade estratégica para muitas empresas. Segundo dados internos da VOLL, por exemplo, o número de passagens emitidas para viagens corporativas nacionais cresceu 72% em 2024, comparado ao ano anterior.

Além de otimizar recursos e reduzir custos, é fundamental que o gestor de viagens proporcione a melhor experiência possível aos colaboradores. Portanto, ele deve preparar a equipe para assegurar o sucesso da viagem.

Siga a leitura e descubra, com dicas práticas, como preparar seus colaboradores para viajar em nome da empresa.

O que são e como funcionam as viagens corporativas?

Uma viagem corporativa refere-se ao deslocamento de funcionários a trabalho, representando a empresa para cumprir compromissos e atividades profissionais.

Essas viagens podem ser feitas tanto dentro do país quanto para o exterior, e são essenciais para criar redes de contato e impulsionar o crescimento da empresa.

Negócios com alta demanda de viagens costumam ter uma área voltada à gestão dessa frente, centralizando o planejamento, organização e controle de todas as atividades relacionadas às viagens de negócios. 

O principal objetivo de um gestor de viagens é garantir que os deslocamentos sejam realizados de forma econômica, segura e sempre dentro das políticas estabelecidas pela empresa, atendendo às necessidades dos viajantes e maximizando o retorno sobre o investimento.

Na prática, esse profissional é responsável por definir as diretrizes e políticas de viagens, negociar contratos com fornecedores, efetuar reservas, gerenciar o orçamento e garantir a conformidade com as regulamentações internas e externas.

Dicas práticas: como preparar viajantes corporativos?

Durante uma viagem corporativa, o funcionário está representando a empresa em outro local, frente a diferentes clientes e parceiros. Por isso, é fundamental que ele esteja preparado para atuar de acordo com as regras e culturas da sua organização.

Nesse processo, é papel do gestor de viagens ou do líder imediato orientar o viajante para garantir que ele tenha todas as informações necessárias para o sucesso da viagem, além de evitar situações adversas.

Para isso, selecionamos alguns assuntos que devem fazer parte da preparação e capacitação dos colaboradores que irão embarcar em uma viagem corporativa. Acompanhe:

1. Políticas e procedimentos de viagem

O conhecimento sobre as regras e procedimentos internos da empresa é um dos pontos mais importantes para repassar ao viajante. Para isso, realize um treinamento para detalhar os principais pontos da política de viagens, evitando condutas contrárias e garantindo respaldo à empresa.

2. Despesas e reembolsos

Apesar de ser parte da política de viagens, a gestão de despesas e reembolsos merece atenção à parte no momento de preparar sua equipe. 

Deixe claro quais são as despesas reembolsáveis e não reembolsáveis, o processo de solicitação de reembolso, os limites de gastos por categoria e qualquer outra informação relevante que impacte financeiramente a viagem.

3. Roteiro e agenda

A logística de viagens envolve a coordenação de muitos detalhes, cumprindo todos os compromissos estabelecidos no tempo disponível — afinal, muitas vezes, não há a possibilidade de estender a duração da viagem.

O gestor de viagens ou líder imediato pode auxiliar os viajantes na elaboração de um roteiro otimizado, analisando o deslocamento no destino, a distância entre compromissos e o tempo médio de cada reunião.

Dessa forma, o tempo será aproveitado da melhor forma possível, evitando atrasos ou imprevistos que podem impactar o sucesso da viagem.

4. Documentação

Muitas pessoas têm uma viagem corporativa como sua primeira viagem internacional. Por isso, disponibilize uma lista detalhada sobre todos os documentos necessários para o embarque, destacando exigências específicas do destino, como vistos ou comprovantes de vacinação.

5. Gestão de crises e riscos

As viagens corporativas são suscetíveis a alguns riscos, como cancelamentos de voos, problemas de saúde, questões de segurança e outros imprevistos. Um treinamento sobre gerenciamento de riscos pode preparar a equipe para lidar corretamente com essas situações, priorizando a segurança e o bem-estar dos colaboradores.

6. Sensibilização cultural

Para empresas que operam globalmente, é importante que os viajantes estejam cientes das diferenças culturais que podem impactar as viagens.

A sensibilização cultural pode ajudar a equipe a evitar mal-entendidos e garantir que os colaboradores se sintam confortáveis e respeitados. Por isso, invista tempo preparando os viajantes para compreender melhor o local de destino.

7. Bagagem

Ao emitir as passagens, informe claramente o colaborador se ele tem direito a despachar bagagem ou apenas a levar mala de mão.

Disponibilize um checklist para facilitar a organização listando itens essenciais, como:

• Documentos pessoais (passaporte, RG ou CNH);

• Bilhetes do voo, cartões de embarque, comprovantes de hospedagem, vacinação e seguro viagem (se necessário);

• Cartões de crédito ou débito corporativos ou pessoais;

• Roupas formais para os compromissos e casuais para momentos de descanso;

• Itens de higiene pessoal e medicamentos de uso contínuo;

• Materiais institucionais, documentos da empresa, brindes e cartões de visita;

• Equipamentos como notebook ou tablet, carregadores, fones de ouvido, adaptadores de tomada, pen drive ou HD externo, projetor portátil ou outros dispositivos de apresentação.

Além disso, informe os limites de tamanho e peso da bagagem conforme a tarifa adquirida. Essas informações são simples, mas valiosas, especialmente para colaboradores que viajarão de avião pela primeira vez.

8. Oratória e negociação

Caso o objetivo da viagem seja realizar uma apresentação importante, capacitar os colaboradores sobre oratória e desenvolvimento de pitch pode ser uma boa prática. 

Para viagens voltadas à conquista de novos clientes ou parceiros, a empresa pode oferecer treinamentos específicos sobre negociação, abordando as habilidades e técnicas necessárias para representar a organização com sucesso.

9. Ferramentas e tecnologias

O viajante deve conhecer as ferramentas oficiais da empresa para uso durante a viagem, incluindo sistemas de reservas online, aplicativos de mobilidade e plataformas de gestão de despesas e relatórios.

Instrua a equipe de forma eficiente sobre como utilizá-las, garantindo que todas as etapas do processo de viagem sejam executadas de maneira adequada e otimizada.

Esse passo pode ser simplificado ao centralizar todas as informações e serviços de viagem em um único aplicativo, como a VOLL.

Com soluções completas de gestão de viagens, mobilidade e despesas, a VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, e proporciona um controle completo e simplificado para viajantes e gestores em um só lugar.

O app VOLL oferece uma tecnologia própria e exclusiva, desenvolvida para que sua empresa gerencie todas as etapas de viagem com eficiência e sem burocracia.

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