Gestão de viagens corporativas: o guia completo

Já parou para pensar que uma viagem corporativa, ou até mesmo o menor dos deslocamentos a trabalho, movimenta diversas áreas de uma empresa? RH, financeiro, logística, administrativo… são diferentes frentes e objetivos envolvidos. 

Para que tudo funcione, é necessário ter uma boa organização e otimização dos processos. E é exatamente esse o papel da gestão de viagens corporativas. 

Esse texto foi feito para você que deseja entender, de forma sucinta e esclarecedora, o que é, quais as principais funções e qual é a importância dessa gestão para a empresa – seja você gestor de RH, financeiro, um colaborador viajante ou apenas uma pessoa curiosa sobre o assunto.

O que é gestão de viagens corporativas?

É o conjunto de práticas, normas e orientações que visam coordenar tudo que diz respeito a deslocamentos corporativos dentro de uma empresa. Alguns pontos para entendermos melhor:

• Colaboradores viajantes, questões administrativas, financeiras e legislativas relacionadas a viagens a trabalho são responsabilidades desse departamento. 
• Toda essa regulamentação deve estar registrada na política de viagens corporativas– o documento base da gestão de viagens a trabalho. Falaremos mais sobre essa parte indispensável a seguir. 
• Essa área é administrada por um gestor de viagens corporativas – toda empresa que tem em sua rotina viagens ou deslocamentos a trabalho deve investir neste cargo e em sua qualificação/atualização. 

Quais são as principais funções?

Agora, vamos conferir algumas das muitas atribuições deste departamento. 

• Elaborar e garantir a adesão à política de viagens corporativas – como já falamos antes, esse é o documento guia da gestão de viagens corporativas. Ele deve conter todas as informações relevantes para regulamentar os deslocamentos a trabalho, abordando os principais tópicos a seguir: 
  • Regras para contratação e compra de itens como passagens, hospedagem e transportes; 
  • O que pode ou não ser considerado e reembolsado como gasto corporativo; 
  • Limites de gastos para as despesas com as viagens 
  • Orientações para pedido de reembolsos ou aprovação de orçamentos;
  • Fluxo para aprovação de despesas e envio de relatórios de viagem, etc.

• Coordenar o planejamento das viagens- é função do gestor e sua equipe planejarem os deslocamentos corporativos, sempre buscando eficiência para a empresa e colaboradores. 
• Garantir o cumprimento dos processos de reembolso e pagamento de despesas – não só a regulamentação como também a execução e auditoria dos reembolsos são responsabilidade dessa gestão.
• Analisar os dados para buscar melhorias e otimizar os processos – o papel do gestor deve ser mais estratégico do que operacional. Ou seja, é esperado desse cargo o pensamento analítico e solucionador, especialmente no que diz respeito a melhorias para a empresa.
• Garantir a segurança e satisfação do colaborador viajante – sim, esse também é uma função da gestão de viagens corporativas e seus responsáveis. Um funcionário satisfeito traz mais produtividade para a companhia, portanto, essa é uma tarefa muito relevante.

Qual é sua importância para a empresa?

Antes de mais nada, precisamos ressaltar que a gestão de viagens corporativas deve existir em todas as empresas. Independentemente do porte, a companhia que implementá-la terá benefícios como:

• Redução de custos – a gestão de viagens corporativas tem um grande impacto financeiro, pois um bom planejamento e acompanhamento das viagens faz com que os recursos sejam usados de forma mais inteligente. Isso sem falar na redução significativa nas falhas e fraudes. 
• Menor rotatividade – as viagens corporativas têm um grande peso na decisão de um colaborador. Portanto, quando bem gerenciadas, garantem um engajamento maior do funcionário com a empresa e, consequentemente, uma redução na rotatividade da equipe. 
• Mais produtividade – com uma boa política, informativa e clara, os erros e desgastes reduzem drasticamente. Ou seja, os colaboradores e gestores gastam menos tempo com burocracia e falhas que podiam ser evitadas e mais tempo e energia no que é realmente importante para a empresa.
• Mais segurança – em todos os sentidos! Para os colaboradores viajantes e para o controle dos gastos.

Quais são os maiores desafios? 

Existem 3 principais desafios que acontecem na maioria das gestões de viagens corporativas. São eles: 

• • Burocracia e processos desestruturados – são muitas etapas e tarefas envolvidas no planejamento, execução, pagamento e análise de uma viagem corporativa. É preciso sempre priorizar a organização para que o processo funcione da forma correta, sem gerar desgastes na equipe e danos para a empresa.
  • Falta de comprometimento com a política – quando um colaborador não segue as regras estabelecidas, seja por falta de clareza na comunicação da gestão ou de atenção, ele mesmo e a empresa podem ter prejuízos. Por isso, é fundamental garantir a boa adesão à política de viagens corporativas. Clique para conferir como!
  • Falta de controle sob os custos e gastos – qualquer deslize no acompanhamento das etapas pode significar prejuízos financeiros para a empresa. A seguir, vamos falar sobre como otimizar a gestão e evitar que isso aconteça!

Como otimizar a gestão de viagens corporativas?

• Ouvir e falar com os colaboradores – não deixar as análises apenas nos relatórios só trará benefícios e melhorias para os processos. Um bom gestor aprende com as viagens passadas e planeja melhor as futuras.
• Ter todas as etapas sob controle – o gestor deve centralizar o processo, do planejamento à execução e pagamento, para ter uma visão macro e mais estratégica.
• Investir em tecnologia – descomplicar e automatizar tudo que for possível vai trazer mais praticidade e produtividade para a rotina de todos os envolvidos.

Você sabia que já existe uma plataforma que centraliza todas as etapas e automatiza a gestão de viagens corporativas? Desenvolvida pela VOLL, essa é a solução ideal para gestores e colaboradores viajantes que querem mais praticidade e eficiência. 

E aí, esse foi ou não o guia definitivo? Se você gostou do conteúdo, compartilhe em seu LinkedIn para esclarecer as dúvidas que já foram suas e podem ser de mais alguém na sua rede de contato ? 

Nos vemos na próxima leitura!