Saiba tudo sobre a relação entre gestão de viagens e tecnologia

A era digital trouxe uma série de mudanças no mundo dos negócios, incluindo na maneira como as viagens corporativas são gerenciadas.

Diante disso, as empresas estão cada vez mais buscando soluções capazes de aliar eficiência, segurança e experiências positivas para seus colaboradores.

O universo das viagens corporativas tem experimentado uma verdadeira revolução graças à inovação e à tecnologia, com soluções como inteligência artificial, IoT e machine learning. São muitas ondas de inovação, e é preciso uma atenção perene para conhecer e avaliar o potencial de impacto positivo de cada uma delas.

Neste artigo, abordaremos o impacto da tecnologia na gestão de viagens corporativas e como essa vertente tem transformado o setor.

Os desafios da gestão de viagens corporativas

A gestão de viagens corporativas envolve tudo que se relaciona ao processo de se deslocar ou viajar a negócios pela empresa, incluindo planejamento, reservas, controle de custos, reembolsos e políticas de viagem. 

Nesse contexto, o gestor de viagens corporativas tem papel fundamental, sendo responsável por tarefas como elaboração e implementação das políticas de viagem, monitoramento e otimização do orçamento, realização de reembolsos e pagamentos, negociação com fornecedores e produção de relatórios sobre as viagens realizadas.

São muitas atividades, não é mesmo? Controlar todos os processos nem sempre é fácil, afinal, é preciso gerenciar toda a experiência de ponta a ponta, buscando reduzir a burocracia e a demora. No entanto, nem sempre as empresas oferecem soluções robustas para a realização dessas tarefas.

A etapa de reembolsos, por exemplo, costuma ser dificultada pela ausência de sistemas de acompanhamento e prestação de contas durante e depois da viagem. Problemas no acesso a relatórios e dados terceirizados também dificultam a melhoria dos processos, pois é a partir deles que será possível aprender com viagens anteriores para aprimorar as próximas.

É preciso contar com ferramentas para agregar as informações importantes de cada etapa, para que seja possível tomar as melhores decisões. Felizmente, a tecnologia pode (e deve) ser uma grande aliada.

Impactos da tecnologia na gestão de viagens

De forma geral, um dos grandes impactos está na automação de processos. Rotinas manuais de conferência, validação de cadastros e operação de viagens, por exemplo, ficaram para trás. 

A implementação de sistemas inteligentes permite automatizar atividades como auditoria em reservas, emissão de passagens e relatórios, proporcionando maior eficiência e permitindo que os gestores de viagem foquem em questões estratégicas.

A tecnologia possibilita, também, o monitoramento e a análise de dados em tempo real, permitindo a identificação de tendências e padrões de comportamento para tomar decisões embasadas em informações atualizadas.

Tudo isso torna a rotina mais ágil e minimiza a possibilidade de erros humanos, garantindo a qualidade e a precisão das informações e, dessa forma, contribuindo diretamente para a redução de custos e o aumento da produtividade.

Além dos impactos internos, é importante considerar como isso reverbera para o contexto externo: investir em tecnologia pode garantir a sustentabilidade do negócio, trazendo um diferencial competitivo. 

Afinal, segundo a Pesquisa Anual de Viagens Corporativas 2023 da ALAGEV, 95% das empresas utilizam uma TMC (Travel Management Company, ou empresa de gestão de viagens), ou uma Travel Tech, ou ambas para realizar sua gestão de viagens corporativas.

Portanto, ao deixar a tecnologia de lado, sua empresa pode se tornar ultrapassada e perder oportunidades benéficas para as finanças.

Exemplos práticos de tecnologias aplicadas à gestão de viagens

Inteligência artificial, Internet das Coisas, machine learning… a tecnologia oferece uma infinidade de aplicações, porém, é possível listar alguns exemplos práticos comuns dentro do contexto das viagens corporativas. Confira a seguir:

• Pagamentos digitais com segurança garantida por meio da tecnologia blockchain;

• Automação de fluxos de aprovação de reembolsos que estão em conformidade com a política da empresa;

• Análise automatizada de dados para personalização de viagens, identificação de inconformidades e redução de custos;

• Tecnologias de monitoramento e gestão de riscos;

• Chatbots e assistentes virtuais para prestar suporte em tempo real;

• IA para otimizar itinerários com base em preferências e orçamentos;

• Ferramentas de categorização, controle e análise automatizada de despesas;

• Tecnologias de geolocalização para aumentar a segurança dos viajantes;

• Integração de diferentes sistemas via API para otimizar a gestão de viagens;

• Análise preditiva de custos e tendências por meio de inteligência artificial;

• Tecnologias de reconhecimento de imagem para verificação de despesas, analisando e validando recibos.

Áreas de aplicação da tecnologia na gestão de viagens

Anteriormente, vimos exemplos gerais. Para facilitar sua compreensão, selecionamos algumas aplicações da tecnologia divididas por setores. Acompanhe:

Reservas e compras

No âmbito das reservas e compras, chatbots equipados com capacidades de IA estão sendo utilizados para fornecer assistência em reservas de forma eficiente e personalizada. 

Além disso, a análise preditiva está sendo aplicada na compra de passagens, ajudando a identificar o momento ideal para adquirir bilhetes aéreos a preços mais baixos.

Gestão de despesas

A gestão de despesas é outra área beneficiada pela automação. Os sistemas podem processar e aprovar automaticamente relatórios de despesas, economizando tempo e aumentando a precisão das aprovações.

Atendimento ao cliente

No atendimento ao cliente, os assistentes virtuais, funcionando 24/7, estão transformando o suporte ao cliente, oferecendo respostas imediatas e suporte contínuo, independentemente do fuso horário.

Segurança e conformidade

Em termos de segurança e conformidade, a tecnologia de aprendizado de máquina é utilizada para análises de dados, avaliando riscos e garantindo a aderência às políticas corporativas de viagem.

Agora que você já possui um entendimento mais claro de como a tecnologia pode ser aplicada de fato, abordaremos alguns benefícios para, então, ajudar você na implementação dentro da sua empresa.

Benefícios da tecnologia para as viagens corporativas

Já ficou claro que as soluções tecnológicas podem transformar a gestão de viagens corporativas e toda a experiência do viajante e do gestor, de ponta a ponta. Vamos detalhar alguns dos principais benefícios da aplicação da tecnologia:

Personalização e comodidade

As tecnologias emergentes têm permitido uma maior personalização das viagens corporativas. Algoritmos são utilizados para entender as preferências e necessidades de cada colaborador — o que, por consequência, oferece uma experiência de viagem mais confortável.

Essa personalização não apenas melhora a experiência geral, mas também pode aumentar a satisfação e a produtividade durante a viagem.

Comunicação e suporte em tempo real

Muitas ferramentas proporcionam acesso a informações atualizadas sobre itinerários, voos, acomodações e outros detalhes importantes da viagem, além de oferecer suporte em tempo real. Além disso, chatbots com inteligência artificial facilitam a comunicação e resolução de dúvidas com agilidade. 

Rastreamento e monitoramento

Algumas ferramentas permitem que as empresas saibam a localização exata dos colaboradores, garantindo sua segurança e possibilitando a tomada rápida de decisões em caso de emergência.

O monitoramento em tempo real também permite que as empresas identifiquem possíveis riscos e ameaças, como eventos climáticos extremos, instabilidades políticas ou outras situações que possam afetar a segurança dos viajantes.

Além disso, os gestores de viagem podem tomar medidas proativas para garantir o bem-estar de seus funcionários. E, claro, sem precisar agir de forma reativa, visto que a tecnologia também permite ações proativas de duty of care.

Conformidade com políticas de viagem

A adoção de soluções tecnológicas na gestão de viagens corporativas também facilita a implementação e monitoramento de políticas e o cumprimento das normas e regulamentações aplicáveis. Isso assegura que os colaboradores estejam alinhados com os padrões e diretrizes da empresa, mesmo quando em viagem.

A utilização de tecnologia também contribui para a transparência e a prestação de contas. Os colaboradores e gestores podem acompanhar e auditar os gastos e atividades relacionadas às viagens, garantindo a integridade e a eficácia dos processos de compliance.

Análise de dados

Através de ferramentas analíticas e algoritmos, é possível identificar tendências, padrões e oportunidades de melhoria, o que contribui para otimizar a gestão de viagens e reduzir custos.

A análise de dados também pode auxiliar na identificação de fornecedores e parceiros que ofereçam os melhores serviços e preços, contribuindo para a otimização de recursos e a maximização do retorno sobre o investimento.

Como implementar a tecnologia na sua empresa?

Quer implementar tecnologias de automação na gestão de viagens? Preparamos um passo a passo simples, mas eficaz, para nortear sua mudança:

1. Comece avaliando suas necessidades específicas e identifique áreas nas quais essas tecnologias podem trazer melhorias significativas;

2. Selecione ferramentas e parceiros adequados para garantir que as soluções se alinhem com os objetivos da empresa;

3. Analise a integração com os sistemas já existentes, garantindo que as novas tecnologias complementem e aprimorem os processos atuais;

4. Invista no treinamento da equipe, assegurando que os funcionários estejam bem equipados para utilizar as novas ferramentas com eficiência;

5. Por fim, tenha em mente que esse tipo de mudança traz muitos impactos. Por isso, o monitoramento contínuo e os ajustes cíclicos são necessários para manter a eficácia das soluções.

Qual a melhor tecnologia para otimizar a gestão de viagens corporativas?

Até aqui, você entendeu profundamente os impactos e benefícios da tecnologia na gestão de viagens corporativas e sabe como aplicá-la. Mas ainda resta uma dúvida: qual a melhor tecnologia disponível no mercado para solucionar os principais desafios dessa área?

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