Quando não temos um plano, a gestão de viagens corporativas pode parecer um desafio gigante.
São solicitações dos viajantes feitas de forma deliberada, pouco controle do dinheiro da empresa e dados de gastos e do perfil da viagem sempre espalhados.
É por isso que os gestores estão sempre em busca de soluções e tecnologias para o controle da mobilidade e do transporte corporativo.
Pensando nisso, aproveitamos a nossa experiência no ramo para criar esse artigo que te ajudará a ser mais eficiente na gestão de viagens corporativas. Acompanhe!
As empresas estão pensando cada vez mais em como usar a tecnologia para resolver problemas, e quando se trata de transporte corporativo, isso não é diferente. Com tecnologias práticas e inteligentes e a constante busca por bem-estar e qualidade de vida no trabalho, não existe mais espaço para processos antigos e manuais.
A mobilidade corporativa vem se tornando mais digital a cada dia, com sistemas informatizados de gestão, cobrança e compras. Criar experiências completas e centralizadas em uma única plataforma, como aplicativos móveis e computação em nuvem, permite alinhar expectativas e orçamentos, além de uma gestão muito mais prática e eficiente.
Aplicativos desenvolvidos para mobile têm como principal vantagem a praticidade; seu sistema costuma ser mais simples e intuitivo, tornando a experiência de uso muito melhor.
Se considerarmos uma viagem a negócio, por exemplo, os aplicativos mobile também saem na frente. Antigamente, era necessário chegar num hotel e ligar o notebook para ter acesso às ferramentas de trabalho. Hoje, temos tudo disponível na palma da mão, 24 horas por dia.
Isso inclui serviços como fazer a reserva de um hotel ou solicitar um transporte de táxi ou Uber do aeroporto ou rodoviária até o local de destino. A VOLL é um sistema que une essas duas frentes numa só plataforma — mobile, claro.
Entender o que procurar é a parte mais difícil de se começar um programa de gerenciamento de viagens. Por isso, vamos trazer esse checklist de referência que será bastante útil para você, dividido em 4 áreas principais de atuação. Confira:
1 – Implementação: quando se trata de implementar um programa de gerenciamento de viagens, devemos considerar 3 coisas: a simplicidade e hora de lançamento, os recursos de integração que o sistema oferece e a adoção do sistema por parte do viajante. No pior cenário, você fica preso a um sistema que leva muito tempo para funcionar, não se encaixa no seu acervo de tecnologia e sua equipe não saberá utilizá-lo.
2 – Políticas e conteúdo: investir em recursos de política dinâmica, inventário variado com fontes simultâneas e uma tecnologia inteligente fará seu programa ser bem-sucedido. Pense em como você pode oferecer uma ótima experiência ao seu colaborador enquanto mantém as coisas sob controle em termos de custos com parâmetros dinâmicos predefinidos.
3 – Visibilidade e escalabilidade: a única maneira de rastrear os gastos com viagens é ver quais são as despesas, saber quem está gastando com o quê e analisar as tendências de gastos para que se possa tomar as melhores decisões. A visibilidade oferece mais vantagem conforme você controla os custos. Assim, seu negócio cresce mais, e a plataforma deve permitir que você a escale no mesmo ritmo de crescimento da empresa.
4 – Experiência do colaborador: depois de colocar as permissões e os parâmetros corretos no lugar, você deve confiar que seus colaboradores farão a coisa certa e saberão gerir o dinheiro da empresa. Por isso, incentive a alta adoção, tornando a experiência de uso mais fácil e flexível. Se preciso for, coloque as pessoas antes de políticas ou ferramentas rígidas e desatualizadas.
Em viagens corporativas, as rotinas administrativas que mais surgem geram burocracia e frustração são as relativas a pagamentos. Isso acontece porque, mesmo diante de tantas inovações tecnológicas nesse setor, como apps de pagamento, PIX e carteiras virtuais, os reembolsos e as rotinas financeiras envolvidas na gestão de viagens costumam ser as mais problemáticas.
Se a empresa não utiliza uma plataforma centralizadora para sua gestão, sua visão torna-se fragmentada, o que dificulta a identificação de gargalos que poderiam ser evitados. É claro que isso resulta em mais gastos e menos produtividade.
A VOLL trouxe para o mercado uma solução, cujo principal objetivo é simplificar essas rotinas, unificando em uma única interface e plataforma tudo que a empresa precisa visualizar em sua rotina de viagens corporativas. Neste artigo do blog, explicamos como a a VOLL pode reduzir em até 30% dos custos em viagens corporativas e simplificar a gestão de reembolsos! Boa leitura.
A VOLL é uma solução que aplica inteligência e tecnologia no universo de viagens trazendo mais praticidade, agilidade e economia. A startup, membro do Cubo Itaú e da Wayra/Vivo, traz todos esses pontos para o mundo de viagens corporativas.
Em uma única plataforma, gestores e colaboradores viajantes podem planejar, executar, pagar e analisar uma viagem.
Com todos os processos integrados e apresentados em uma única tela, podemos dizer que contratar a VOLL é ter o controle da gestão de viagens corporativas na palma da mão, literalmente, através do aplicativo.
Centralizar todos os processos é um benefício unânime, mas seus funcionários poderão somar mais algumas vantagens:
Já passamos pelas melhorias na rotina dos gestores, dos funcionários e agora chegamos ao tópico de maior relevância para a empresa: a redução de custos.
A essa altura, você já deve ter percebido que a VOLL oferece uma solução inovadora em todos os sentidos, já que oferece benefícios para todos os envolvidos e ainda impacta positivamente no orçamento. Nesse tópico, então, vamos apenas organizar os 3 principais motivos que levam a esse resultado:
Se essas informações fizeram sentido para você, compartilhe nas suas redes sociais para que a tecnologia que pode transformar a rotina de viagens corporativas chegue a mais pessoas.
Até a próxima!