Gestão de viagens corporativas de sucesso

Quando não temos um plano, a gestão de viagens corporativas pode parecer um desafio gigante.

São solicitações dos viajantes feitas de forma deliberada, pouco controle do dinheiro da empresa e dados de gastos e do perfil da viagem sempre espalhados. 

É por isso que os gestores estão sempre em busca de soluções e tecnologias para o controle da mobilidade e do transporte corporativo.

Pensando nisso, aproveitamos a nossa experiência no ramo para criar esse artigo que te ajudará a ser mais eficiente na gestão de viagens corporativas. Acompanhe!

A transformação digital no mercado da mobilidade corporativa

As empresas estão pensando cada vez mais em como usar a tecnologia para resolver problemas, e quando se trata de transporte corporativo, isso não é diferente. Com tecnologias práticas e inteligentes e a constante busca por bem-estar e qualidade de vida no trabalho, não existe mais espaço para processos antigos e manuais.

A mobilidade corporativa vem se tornando mais digital a cada dia, com sistemas informatizados de gestão, cobrança e compras. Criar experiências completas e centralizadas em uma única plataforma, como aplicativos móveis e computação em nuvem, permite alinhar expectativas e orçamentos, além de uma gestão muito mais prática e eficiente.

Viagem corporativa e mobile: a melhor combinação

Aplicativos desenvolvidos para mobile têm como principal vantagem a praticidade; seu sistema costuma ser mais simples e intuitivo, tornando a experiência de uso muito melhor. 

Se considerarmos uma viagem a negócio, por exemplo, os aplicativos mobile também saem na frente. Antigamente, era necessário chegar num hotel e ligar o notebook para ter acesso às ferramentas de trabalho. Hoje, temos tudo disponível na palma da mão, 24 horas por dia. 

Isso inclui serviços como fazer a reserva de um hotel ou solicitar um transporte de táxi ou Uber do aeroporto ou rodoviária até o local de destino. A VOLL é um sistema que une essas duas frentes numa só plataforma — mobile, claro.

Checklist da gestão de viagens corporativas

Entender o que procurar é a parte mais difícil de se começar um programa de gerenciamento de viagens. Por isso, vamos trazer esse checklist de referência que será bastante útil para você, dividido em 4 áreas principais de atuação. Confira:

1 – Implementação: quando se trata de implementar um programa de gerenciamento de viagens, devemos considerar 3 coisas: a simplicidade e hora de lançamento, os recursos de integração que o sistema oferece e a adoção do sistema por parte do viajante. No pior cenário, você fica preso a um sistema que leva muito tempo para funcionar, não se encaixa no seu acervo de tecnologia e sua equipe não saberá utilizá-lo. 

2 – Políticas e conteúdo: investir em recursos de política dinâmica, inventário variado com fontes simultâneas e uma tecnologia inteligente fará seu programa ser bem-sucedido. Pense em como você pode oferecer uma ótima experiência ao seu colaborador enquanto mantém as coisas sob controle em termos de custos com parâmetros dinâmicos predefinidos. 

3 – Visibilidade e escalabilidade: a única maneira de rastrear os gastos com viagens é ver quais são as despesas, saber quem está gastando com o quê e analisar as tendências de gastos para que se possa tomar as melhores decisões. A visibilidade oferece mais vantagem conforme você controla os custos. Assim, seu negócio cresce mais, e a plataforma deve permitir que você a escale no mesmo ritmo de crescimento da empresa. 

4 – Experiência do colaborador: depois de colocar as permissões e os parâmetros corretos no lugar, você deve confiar que seus colaboradores farão a coisa certa e saberão gerir o dinheiro da empresa. Por isso, incentive a alta adoção, tornando a experiência de uso mais fácil e flexível. Se preciso for, coloque as pessoas antes de políticas ou ferramentas rígidas e desatualizadas. 

Em viagens corporativas, as rotinas administrativas que mais surgem geram burocracia e frustração são as relativas a pagamentos. Isso acontece porque, mesmo diante de tantas inovações tecnológicas nesse setor, como apps de pagamento, PIX e carteiras virtuais, os reembolsos e as rotinas financeiras envolvidas na gestão de viagens costumam ser as mais problemáticas.

Se a empresa não utiliza uma plataforma centralizadora para sua gestão, sua visão torna-se fragmentada, o que dificulta a identificação de gargalos que poderiam ser evitados. É claro que isso resulta em mais gastos e menos produtividade.

A VOLL trouxe para o mercado uma solução, cujo principal objetivo é simplificar essas rotinas, unificando em uma única interface e plataforma tudo que a empresa precisa visualizar em sua rotina de viagens corporativas. Neste artigo do blog, explicamos como a a VOLL pode reduzir em até 30% dos custos em viagens corporativas e simplificar a gestão de reembolsos! Boa leitura.

O que é a solução da VOLL? 

A VOLL é uma solução que aplica inteligência e tecnologia no universo de viagens trazendo mais praticidade, agilidade e economia. A startup, membro do Cubo Itaú e da Wayra/Vivo, traz todos esses pontos para o mundo de viagens corporativas.

Em uma única plataforma, gestores e colaboradores viajantes podem planejar, executar, pagar e analisar uma viagem.

Como a VOLL pode melhorar a gestão de despesas e reembolsos na prática?

Com todos os processos integrados e apresentados em uma única tela, podemos dizer que contratar a VOLL é ter o controle da gestão de viagens corporativas na palma da mão, literalmente, através do aplicativo.

• Basta acessar a plataforma para ter as melhores ofertas do mercado à disposição – e o melhor, já filtradas pela sua política de viagem corporativa. Seu colaborador tem autonomia para planejar passagens, hospedagem, escolher companhias de mobilidade urbana e até alimentação, com a tranquilidade de que está tudo dentro do combinado com a empresa.
• Contratações, recibos e múltiplas formas de pagamento, tudo ali, centralizado e acompanhado por gestores em tempo real. Se os benefícios do antes e durante a viagem já ficaram claros, só nos resta dizer que a VOLL também oferece relatórios de viagens com os dados consolidados.
• Toda essa inovação e praticidade justifica a VOLL estar na rotina de mais de 300 mil usuários no Brasil e no exterior.

Como a VOLL pode melhorar a rotina do viajante? 

Centralizar todos os processos é um benefício unânime, mas seus funcionários poderão somar mais algumas vantagens:

• Fim das falhas de interpretação e comunicação da política de viagem corporativa. Como a plataforma VOLL já é customizada com a política da sua empresa, as orientações serão seguidas naturalmente pelos viajantes. 
• O colaborador tem mais autonomia para decidir seus fornecedores de viagem. Com a garantia de que tem acesso às melhores opções do mercado e a tranquilidade de que não enfrentará problemas com a política de viagem corporativa depois. 
• Menos tempo gasto com burocracia, mais foco no que importa. Sem a necessidade de se preocupar com a política e com a gestão de despesas e reembolso, sua equipe poderá focar no que realmente motivou a viagem.
• Equipe mais conectada. Todas essas mudanças experimentadas por gestores e funcionários criará uma relação menos desgastada, sem atritos e que fluirá muito melhor. Esse é o ponto de partida para que a equipe trabalhe melhor juntos e soluções comecem a surgir!

Como essas melhorias vão impactar no orçamento da empresa?

Já passamos pelas melhorias na rotina dos gestores, dos funcionários e agora chegamos ao tópico de maior relevância para a empresa: a redução de custos. 

A essa altura, você já deve ter percebido que a VOLL oferece uma solução inovadora em todos os sentidos, já que oferece benefícios para todos os envolvidos e ainda impacta positivamente no orçamento. Nesse tópico, então, vamos apenas organizar os 3 principais motivos que levam a esse resultado:

• Mais controle das contratações e despesas. A plataforma VOLL permite que os gestores acompanhem toda a movimentação feita durante o planejamento, execução e pagamento das viagens corporativas de forma centralizada, com a possibilidade de analisar os dados de forma mais precisa.
• Acesso garantido às melhores ofertas do mercado. Com o sistema da VOLL, gestores e colaboradores recebem as ofertas das maiores redes hoteleiras, companhias de mobilidade urbana e de passagens aéreas já filtradas pelo custo-benefício. Transparência que só uma travel tech inovadora pode oferecer, gerando praticidade e economia para sua empresa.
• Apenas uma plataforma para todas as necessidades. Sua empresa não precisará contratar e investir em diferentes plataformas para a gestão das viagens corporativas. Ter apenas uma solução traz não só praticidade, mas também a possibilidade de melhor negociação e redução de despesas. 
• Maior produtividade para a equipe. Menos tempo despedido com processos burocráticos para a gestão de despesas e reembolso = mais tempo para focar no que é realmente importante para a empresa. Ou seja, além de reduzir os gastos, a VOLL pode ajudar a aumentar o faturamento, já que você e seus funcionários terão mais tempo disponível para prospecção de novos clientes e contratos.  

Se essas informações fizeram sentido para você, compartilhe nas suas redes sociais para que a tecnologia que pode transformar a rotina de viagens corporativas chegue a mais pessoas. 

Até a próxima!