Gestão de viagens corporativas: como implantar uma de sucesso

Quando não temos um plano, a gestão de viagens corporativas pode parecer um desafio gigante.

São solicitações dos viajantes feitas de forma deliberada, pouco controle do dinheiro da empresa e dados de gastos e do perfil da viagem sempre espalhados. 

É por isso que os gestores estão sempre em busca de soluções e tecnologias para o controle da mobilidade e do transporte corporativo.

Pensando nisso, aproveitamos a nossa experiência no ramo para criar esse artigo que te ajudará a ser mais eficiente na gestão de viagens corporativas. Acompanhe!

A transformação digital no mercado da mobilidade corporativa

As empresas estão pensando cada vez mais em como usar a tecnologia para resolver problemas, e quando se trata de transporte corporativo, isso não é diferente. Com tecnologias práticas e inteligentes e a constante busca por bem-estar e qualidade de vida no trabalho, não existe mais espaço para processos antigos e manuais.

A mobilidade corporativa vem se tornando mais digital a cada dia, com sistemas informatizados de gestão, cobrança e compras. Criar experiências completas e centralizadas em uma única plataforma, como aplicativos móveis e computação em nuvem, permite alinhar expectativas e orçamentos, além de uma gestão muito mais prática e eficiente.

Viagem corporativa e mobile: a melhor combinação

Aplicativos desenvolvidos para mobile têm como principal vantagem a praticidade; seu sistema costuma ser mais simples e intuitivo, tornando a experiência de uso muito melhor. 

Se considerarmos uma viagem a negócio, por exemplo, os aplicativos mobile também saem na frente. Antigamente, era necessário chegar num hotel e ligar o notebook para ter acesso às ferramentas de trabalho. Hoje, temos tudo disponível na palma da mão, 24 horas por dia. 

Isso inclui serviços como fazer a reserva de um hotel ou solicitar um transporte de táxi ou Uber do aeroporto ou rodoviária até o local de destino. A VOLL é um sistema que une essas duas frentes numa só plataforma — mobile, claro. 

Checklist da gestão de viagens corporativas

Entender o que procurar é a parte mais difícil de se começar um programa de gerenciamento de viagens. Por isso, vamos trazer esse checklist de referência que será bastante útil para você, dividido em 4 áreas principais de atuação. Confira:

1 – Implementação: quando se trata de implementar um programa de gerenciamento de viagens, devemos considerar 3 coisas: a simplicidade e hora de lançamento, os recursos de integração que o sistema oferece e a adoção do sistema por parte do viajante. No pior cenário, você fica preso a um sistema que leva muito tempo para funcionar, não se encaixa no seu acervo de tecnologia e sua equipe não saberá utilizá-lo. 

2 – Políticas e conteúdo: investir em recursos de política dinâmica, inventário variado com fontes simultâneas e uma tecnologia inteligente fará seu programa ser bem-sucedido. Pense em como você pode oferecer uma ótima experiência ao seu colaborador enquanto mantém as coisas sob controle em termos de custos com parâmetros dinâmicos predefinidos. 

3 – Visibilidade e escalabilidade: a única maneira de rastrear os gastos com viagens é ver quais são as despesas, saber quem está gastando com o quê e analisar as tendências de gastos para que se possa tomar as melhores decisões. A visibilidade oferece mais vantagem conforme você controla os custos. Assim, seu negócio cresce mais, e a plataforma deve permitir que você a escale no mesmo ritmo de crescimento da empresa. 

4 – Experiência do colaborador: depois de colocar as permissões e os parâmetros corretos no lugar, você deve confiar que seus colaboradores farão a coisa certa e saberão gerir o dinheiro da empresa. Por isso, incentive a alta adoção, tornando a experiência de uso mais fácil e flexível. Se preciso for, coloque as pessoas antes de políticas ou ferramentas rígidas e desatualizadas. 

Nós temos um Guia Definitivo para a Transformação Digital da Viagem a Trabalho, onde abordamos cada tópico com mais profundidade ainda. 

Com essa dicas, você já pode começar a implantar uma gestão de viagens corporativas de sucesso, conte com a VOLL para ajudar neste objetivo!