Gestão de risco em viagens corporativas: entenda!

Uma boa gestão de viagens corporativas cria um planejamento que prevê tudo que deve acontecer. Uma ótima, cria um planejamento que prevê tudo que pode acontecer. 

Sua empresa está se preparando para possíveis riscos e imprevistos que podem acontecer durante uma viagem? Este texto vai ajudá-lo(a) a ter mais clareza para responder a essa pergunta e também para aplicar a gestão de risco já na próxima viagem da sua empresa.

Vamos juntos? 

Começando pelo básico:

Por que a gestão de risco é importante?

Essa é uma prática que deveríamos adotar em tudo, mas na gestão de viagens corporativas ela é obrigatória. 

Analisar os possíveis riscos oferecidos a qualquer situação representa:

• Agir de forma legalmente responsável com os colaboradores – isso trará, além do cumprimento do compliance, uma relação de confiança e segurança que, certamente, impactará de forma positiva a produtividade. 
• Aumentar o controle financeiro – imprevistos exigem soluções imediatas que, por sua vez, quase sempre extrapolam o orçamento custando mais do que realmente deveriam. Imagine, então, isso sendo resolvido à distância durante uma viagem corporativa?  Aplicar a gestão de risco da forma correta é usar os recursos da empresa estrategicamente. 
• Garantir que o objetivo da viagem seja alcançado – afinal, essa é a grande missão de todos os envolvidos, não é mesmo? Pensar antecipadamente em tudo que pode acontecer e se preparar para mitigar os impactos é agir de forma coerente com as metas da companhia.  

Agora que você provavelmente já está convencido de que praticar a gestão de riscos é fundamental, vamos ao próximo tópico:

Como identificar os riscos de uma viagem corporativa? 

Para facilitar o processo de levantamento de possíveis riscos em uma viagem a trabalho, vamos classificá-los em 3 grupos:

• Riscos pessoais: esses são os riscos que envolvem diretamente o colaborador viajante, tais como: acidentes de avião ou carro, violências (como assaltos e sequestros), doenças que podem o acometer ou fenômenos naturais (terremoto, tsunami, etc).
• Riscos financeiros: todo e qualquer imprevisto que possa acontecer e impactar o orçamento, como: mala extraviada, voo cancelado, roubos, fraude, falhas na Política de Viagem Corporativa (especialmente no tópico de reembolsos de despesas), etc.
• Riscos de performance/conduta: todas as ações do colaborador que impactem em sua produtividade durante a viagem a trabalho podem, e devem, ser classificadas como um potencial risco. Por exemplo, se o funcionário passa mais tempo passeando do que cumprindo a agenda, se atrasa com frequência para os compromissos, não segue a Política de Viagem Corporativa, etc, ele está ameaçando o sucesso da viagem.

Dessa forma fica mais fácil entender e visualizar os riscos que podem impactar grande parte das viagens corporativas, não é? Então, agora é hora do próximo passo: 

Avalie a probabilidade e impacto dos riscos

Essa é uma etapa importante da gestão de riscos, pois vai trazer mais clareza para que você e sua equipe saibam: 

1. Em quais riscos devem focar, quais são as prioridades no plano de gestão.
2. Entender qual a melhor forma de agir em relação a cada risco

Por exemplo: uma queda de avião e a possibilidade de um atraso em voo não devem ser encarados da mesma forma. Um tem baixa probabilidade e alto impacto, enquanto o outro tem alta probabilidade e baixo impacto.

Vamos falar mais sobre as formas de lidar com os riscos no próximo tópico

Defina como vai lidar com cada risco identificado

Depois de elencar os riscos, você pode agir de 3 formas:

1. Eliminar o risco – encontrar uma solução ainda durante a fase de planejamento da viagem
2. Delegar a solução – por exemplo, contratando um seguro viagem, uma agência de viagem corporativa ou um recurso tecnológico para evitar fraudes, etc.
3. Aguardar para agir caso ocorra efetivamente – essa é uma conduta que pode ser assumida em casos de riscos classificados como de baixo impacto e probabilidade.

Cada viagem, destino e perfil de negócio oferece riscos diferentes e, por isso, precisa de uma avaliação individualizada. Porém, existem algumas medidas preventivas que evitam as ameaças mais comuns e, portanto, podem (e devem) ser adotadas por todas as empresas que prezam por uma boa gestão de riscos em viagens corporativas. 

É sobre isso que falaremos agora:

Tenha uma boa política de viagens corporativa 

Diversos riscos, especialmente os financeiros, podem ser evitados quando se tem uma política de viagem clara, objetiva e, principalmente, acessível a todos os colaboradores.

Por exemplo, quanto mais conciso estiver o tópico de despesas e reembolsos, menor a chance de falhas de comunicação gerarem gastos excessivos ou fraudes que possam comprometer o orçamento.

Garanta que o compliance seja aplicado nas viagens corporativas 

Esse tópico vai na mesma linha de investir em acordos que assegurem que toda e qualquer atividade da companhia esteja dentro das leis e coerente aos valores da empresa. 

Sugerimos, portanto, que você revise o compliance no que diz respeito às leis trabalhistas, contratação de serviços, processos financeiros e imagem da empresa diante do mercado, garantindo que seja abordado e aplicado corretamente na gestão de viagens corporativas. (caso queira ler mais sobre o assunto, confira o texto que trouxemos aqui no blog clicando no link acima ?)

Tenha uma gestão presente e atenta em cada viagem

Garanta que a companhia esteja no controle da viagem para aumentar as chances de antever algo que ofereça risco. Algumas sugestões práticas de como fazer isso:

1. Estude o destino: contexto político, climático, etc. Tudo pode ajudar na gestão de riscos. Analise e compartilhe o que for necessário com o colaborador que vai embarcar
2. Monitore as notícias relacionadas ao destino, antes e durante a viagem – deixe no radar para agir com mais rapidez caso necessário.

E aí, gostou da reflexão? Caso esse texto tenha te ajudado a entender melhor a gestão de riscos em viagens corporativas, compartilhe no LinkedIn para ajudar sua rede também. Ser um portador de conteúdo relevante é sempre uma boa ideia. 

Até a próxima!