Gerenciamento de projetos para estruturar um programa de gestão de mobilidade eficiente

Se você já é a pessoa responsável pela gestão do programa de mobilidade na empresa, ou se tem interesse em se tornar um gestor de transporte corporativo, esta sessão de artigos contém dicas preciosas.

Todos nós sabemos que profissionais de sucesso possuem um amplo leque de habilidades que permitem com que leituras de cenários sejam feitas de forma mais ágil, decisões sejam tomadas com maior precisão, pessoas e equipes sejam envolvidas em um contexto de melhoria contínua (ou mudança) de maneira mais natural e saudável, e, sem nos delongarmos com os exemplos, propostas de inovação sejam colocadas com maior frequência e propriedade.

Nosso objetivo, neste conjunto de artigos, não é apontar as competências mandatórias para um profissional de gestão de mobilidade de alto valor. Diferentemente disso, nosso interesse é trazer algumas destas facetas que, por experiência e observação de mercados globais, tendem a contribuir para uma performance incrível de quem se desafia diariamente a gerenciar o programa de mobilidade de uma corporação.

Antes de começarmos

Para começar, sugerimos uma leitura complementar do nosso Guia Definitivo de Mobilidade Corporativa. Nele, você encontra os passos para criar um programa de mobilidade na sua empresa, caso ainda não exista algo estruturado que seja ou funcione como uma diretriz de transporte corporativo.

Com este conteúdo já visto, podemos começar por uma habilidade de suma importância: a gestão de projetos. Vem com a gente!

Gerenciamento de projetos: de olho no resultado

De forma simples, gestão de projetos é a disciplina que trabalha a sinergia entre recursos, métodos e entregas (ou resultados) de qualquer atividade dentro ou fora do escopo organizacional. Na língua coloquial, é um entendimento claro da dependência entre processos e objetivos, e como estes termos se apresentam em um fluxo de trabalho.

No dia a dia, você precisará lidar com muitos agentes no processo de gestão de mobilidade: colaboradores de uso de transporte recorrente, gestores e líderes internos, diretoria, conselhos, fornecedores e órgãos reguladores etc.

A lista é extensa e nada melhor do que fazer um panorama organizado de todos estes artífices, para não se perder nos impactos e entregas esperadas por e para cada um deles. (Os gestores de mobilidade sabem como ter que gerir todas estas expectativas e necessidades é uma tarefa muito desafiadora.)

Uma forma interessante de começar é justamente listando todos os atores de uma gestão de mobilidade, desenhando uma matriz de principais ações, grupos de impacto direto e expectativas. O mapeamento de persona, neste caso, ajuda muito também. Temos uma dica ótima sobre como você pode fazê-lo utilizando o mapa do ser empático — uma técnica aplicada no design thinking —, neste link aqui.

Além de um mapeamento de quem é responsável pela entrega de cada parte dos projetos inseridos no programa de mobilidade (considerando uma gestão que tem impacto de diferentes agentes), é fundamental fazer uma análise de possíveis riscos para cada entrega.

Para esta avaliação, o gestor de mobilidade precisa estar preparado (isso significa que é preciso fazer previsões de acordo com probabilidades de ocorrências, e também planos contingenciais para mitigas os percalços gerados por cada uma delas) para saber a que — plataformas, equipamentos, canais, recursos — e a quem recorrer — interna e externamente — em caso de algo sair do previsto.

Ferramentas úteis (e gratuitas) para facilitar o dia a dia

Existem dezenas de ferramentas para gestão de projetos. Dos mais básicos aos super sofisticados. Fizemos uma curadoria dos que achamos que podem contribuir para o dia a dia de quem é responsável pela gestão de mobilidade: Trello e Miro.

O Trello é um grande painel de atividades que permite uma visualização em etapas. Como um funil, a plataforma permite que você crie status ou etapas em forma de colunas. Além disso, é possível se comunicar com os envolvidos dentro de cada tarefa (aqui, chamadas de “cards”). Todo o histórico fica na tarefa, que pode ser vinculada ou associada a outra dentro do quadro.

Agora, para desenhar processos, o nome que nos vem à mente é o Miro. Um grande quadro branco interativo, o Miro é ótimo para sessões de brainstorming e também para desenhar fluxos de trabalho (os didáticos workflows). A comunicação entre o time também pode ser feita diretamente dentro do portal, facilitando a centralização de toda interação do projeto.

Claro que você vai conseguir um resultado sensacional se mapear todos os processos de mobilidade da empresa em uma planilha do Excel ou em um arquivo compartilhado do Word. Estas ferramentas básicas do Pacote Office têm um potencial inimaginável, se utilizadas e compartilhadas de maneira correta.

No entanto, tanto o Trello quanto o Miro são sistemas virtuais que, além de terem uso bastante simples, podem ser facilmente acompanhados também pelo celular através de seus rápidos aplicativos (nós ouvimos um “amém”?). Por serem virtuais — você ainda pode baixá-los como programas no seu computador, se quiser, mas o uso pela web é tão eficiente quanto —, todos do time podem acessá-lo simultânea e interativamente, facilitando a comunicação para quem trabalha de forma remota.

Metodologias de gestão de projetos úteis para a organização do programa de mobilidade da empresa

Se na sua empresa você pode contar com um profissional que seja da área de gestão de projetos, não perca a oportunidade de trocar algumas ideias sobre metodologias e ferramentas básicas que são utilizadas no gerenciamento de entregas. Espere que técnicas como o desenho de fluxos de trabalho, metodologia de melhoria contínua (PDCA) ou de entregas de valor (sprint) surjam neste bate-papo.

Aproveite para fazer anotações e se inteirar de como esta competência pode te ajudar no seu dia a dia. Afinal, o que não faltarão são projetos para você estruturar e organizar a gestão de mobilidade da empresa.

O que vem por aí?

No próximo artigo, vamos trazer uma competência que complementa a gestão de projetos. Aproveite o intervalo (o texto sairá já na próxima semana) para praticar algumas dicas que trouxemos aqui e compartilhar com a gente o que você tem tido de resultados.