Por que sua empresa deve rever sua gestão de despesas de viagens

A gestão de despesas corporativas é um processo trabalhoso, mas algumas empresas tendem a sofrer mais com este processo, por ainda realizarem muitas das atividades envolvidas manualmente.

Além disso, já existem meios de pagamento mais modernos para as despesas do que realizar adiantamentos ou fornecer um cartão de crédito corporativo.

Para entender melhor como uma empresa pode avançar e se tornar mais eficiente e competitiva eliminando alguns destes processos, leia o artigo a seguir.

O que pode estar errado na sua gestão de despesas hoje? 

Caso você reconheça alguns destes problemas, é melhor já ir se planejando para eliminá-los e finalmente, conseguir a redução de custos que sua empresa tanto almeja.

• Perda de produtividade: processos lentos de prestação de conta e conciliação de cartões estão roubando tempo dos seus colaboradores. Desta forma, eles ficam presos apresentando papéis como comprovantes e notas fiscais, justificando erros, cobrando o cumprimento da política de despesas, quando deveria estar claro;
• Prejuízos financeiros para a empresa e até mesmo seus colaboradores: com toda a lentidão destes processos manuais, os relatórios de despesas acabam, por vezes, sendo imprecisos. Há uma fatura de cartão corporativo e uma data exata para pagá-la sem juros. Às vezes, mesmo não tendo ainda uma resposta definitiva para alguns impasses no orçamento, o risco de fraude ou reembolso solicitado de maneira errada passa e a empresa paga o que não precisava. O colaborador pode acabar perdendo também seu reembolso por não ter apresentado da maneira correta seus comprovantes, embora tenha guardado todos; 
• Prejuízo para o clima organizacional: gestores e colaboradores entrando, constantemente, em conflitos de posicionamento devido às discrepâncias na conferência das faturas, já que esta discussão envolve quem vai tirar o valor de uma compra ou utilização de um serviço, por vezes, oneroso, do próprio bolso. As negativas, restituições de valor e penas aplicadas tendem a causar desentendimentos, frustrações e acusações; 
• Ética: dificuldade de controle e a possibilidade e o desvio de ética do colaborador ao usar os cartões secretamente para gastos pessoais.
• Descumprimento da política de despesas corporativas: ela pode até existir, mas seu acesso ser dificultado por sua apresentação enfadonha e propensão a interpretações subjetivas. Portanto, uma solução digital que faça a aplicação da política automaticamente em todas as despesas é tão importante. 

É hora de eliminar estes riscos. A VOLL Wallet pode te ajudar perfeitamente com estas questões. Continue a leitura para saber como ele pode transformar de forma surpreendente a gestão de despesas da sua empresa.

Gestão de despesas corporativas é com a VOLL Wallet

Maximize a eficiência na gestão das despesas corporativas da sua empresa com a VOLL Wallet, uma solução integrada e inteligente para controle total dos gastos.

Gestão de despesas corporativas com carteiras digitais

Com a VOLL Wallet, sua empresa pode fazer a gestão de despesas corporativas de forma dinâmica e inteligente através de carteiras digitais. Essa solução permite o controle total de todos os pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolso ou Pix.

Além disso, é possível administrar as faturas e criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.

Dessa forma, você terá controle efetivo dos gastos corporativos antes mesmo que eles aconteçam, evitando ultrapassar o orçamento.

Controle de orçamento em uma única plataforma

Com a VOLL Wallet, a sua empresa precisa apenas de uma plataforma. Personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com cargos, nível, departamento ou até mesmo por cada colaborador.

É possível bloquear ou exigir aprovação para gastos por categorias ou limites de valores específicos, garantindo o cumprimento das regras estabelecidas.

Além disso, a plataforma oferece fluxos de aprovação personalizados, proporcionando uma visibilidade clara para o colaborador do motivo de pagamentos fora da política.

Também conta com a tecnologia OCR+ para auditoria de comprovantes em tempo real, automatizando a gestão de despesas e aumentando a responsabilidade e compliance da empresa.

Cartão corporativo

Administre o uso de cartões corporativos de forma eficiente e integrada. É possível criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.

Isso proporciona um maior controle sobre as despesas corporativas, permitindo um controle detalhado dos gastos, evitando surpresas e garantindo o cumprimento do orçamento estabelecido.

Adiantamentos e reembolsos

Automatize o processo de adiantamentos e reembolsos. Essa funcionalidade elimina milhares de rotinas manuais de conferência, auditoria e pagamentos todos os meses, proporcionando mais eficiência e agilidade nos processos financeiros.

Dessa forma, os colaboradores podem solicitar adiantamentos de forma fácil e rápida e a empresa pode realizar os reembolsos de forma automática. Isso é possível porque o processo de prestação de contas acontece em tempo real, quando o colaborador está criando a solicitação.

Essa automação reduz erros e retrabalhos, além de garantir mais transparência e controle.

Política corporativas

Personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com as necessidades da empresa.

A inteligência artificial exclusiva da VOLL Wallet aplica automaticamente os controles personalizados antes e depois de todos os pagamentos, garantindo o cumprimento das políticas estabelecidas pela empresa.

Além disso, a plataforma torna as regras de despesas corporativas compreensíveis e acessíveis a cada pagamento, garantindo que os colaboradores estejam cientes das políticas e evitando gastos não autorizados.

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