Para quem trabalha com gestão de viagens corporativas, sabe que o processo de reembolso de despesas é desgastante e cansativo, em especial para o colaborador. Por isso, é uma preocupação constante, tanto do mercado quanto das empresas, em otimizar essas rotinas.
As novas tecnologias favoreceram o surgimento de diversas soluções práticas que agilizam o processo como um todo, além de deixá-lo menos burocrático e manual. Entretanto, não se trata de apenas otimizar fluxos de trabalhos, mas de manter uma boa experiência para seus colaboradores que viajam a trabalho.
A maior preocupação tem sido manter a satisfação de seus colaboradores viajantes, a fim de mantê-los motivados e produtivos. Com isso, os benefícios vão muito além de economizar e cortar gastos. Ao promover uma melhor experiência de reembolso de despesas de viagens corporativas, a empresa aumenta o desempenho da equipe e retém talentos.
Neste artigo do blog VOLL, vamos explicar um passo a passo sobre como fazer uma boa gestão da experiência do viajante corporativo em relação às rotinas de reembolso. Continue a leitura para entender como a sua empresa pode começar a aplicar esses conceitos!
A experiência do colaborador, também conhecida como “employee experience” (EX), vem ganhando relevância nos últimos anos no mundo corporativo. Basicamente, diz respeito ao que o colaborador assimila, em termos de percepções subjetivas, ao interagir com uma empresa, desde o momento de sua contratação até seu desligamento.
Nesta jornada, a cultura organizacional, suas normas e regulamentos, seus incentivos e benefícios, a remuneração salarial, desenvolvimento de carreira e apoio da liderança são fatores que desempenham um papel fundamental numa experiência positiva para o colaborador.
O colaborador que tem uma experiência positiva com a empresa em que trabalha irá trabalhar mais motivado, ser mais produtivo e estará menos disposto a trocar de emprego num curto período de tempo. Sendo assim, a empresa economiza retendo talentos e mantendo a produtividade do time em alta.
Em nosso artigo, escolhemos abordar sobre a experiência do colaborador a partir do aspecto de ferramentas e tecnologias que a empresa fornece para suas equipes desempenharem seu trabalho.
Um dos processos mais desgastantes na gestão de viagens corporativas é a de reembolsos. Isso acontece porque envolve muitos processos manuais e muitas pessoas, o que pode levar ao erro humano, tornar as atividades cansativas e burocráticas. Esses processos vão desde: juntar notinhas fiscais, preencher planilhas, imprimir comprovantes, assinar, conferir, retificar despesas e aguardar a aprovação dos gastos para só então receber o reembolso.
Para a equipe que fiscaliza e aprova os reembolsos, nem sempre esses documentos chegam organizados e da maneira correta. Essas tarefas precisam ser desempenhadas com extremo cuidado e atenção, tornando alvo de estresse e nervosismo, o que pode gerar uma clima de tensão no departamento e pode ocorrer atritos entre os envolvidos.
Desta forma, quanto menos manual e dependente das pessoas for a gestão de despesas e reembolsos de um setor de viagens corporativas, menor será a insatisfação de seus colaboradores com este processo.
Um estudo realizado pela Universidade da Califórnia em 2019 constatou que “um colaborador feliz é, em média, 31% mais produtivo, três vezes mais criativo e vende 37% a mais em comparação com outros”.
Em contrapartida, uma das pesquisas do Global Business Travel Association (GBTA) mostrou que 71% dos viajantes corporativos consideram a sua experiência com viagens de negócios na hora de validar a sua satisfação com o emprego. Sendo assim, fica claro que ter uma gestão de despesas e reembolsos eficiente traz inúmeros benefícios para a empresa.
No mercado, há inúmeras soluções que surgiram nos últimos anos que facilitam essas rotinas. A seguir, vamos eleger alguns pontos a serem observados na hora de escolher qual a melhor solução para a sua empresa.
A gestão de despesas e reembolsos de viagens corporativas deve englobar o processo do começo ao fim, desde o planejamento da viagem até a prestação de contas pós viagem do colaborador viajante.
Desta forma, é essencial que a empresa opte por uma ferramenta capaz de integrar os processos em todos estes momentos e que seja compatível com softwares e sistemas já utilizados pelas equipes. Isso evita desgastes de implantação, assegura que seus funcionários irão realmente utilizar a ferramenta e permite maior controle sobre os resultados e relatórios.
Algumas ferramentas disponíveis no mercado abrangem apenas parte do processo, por isso, é importante que antes de contratar um serviço seja feita uma demonstração e que a equipe envolvida seja capaz de testá-la por um curto período de tempo.
Além disso, avalie se a ferramenta em questão está realmente eliminando processos manuais, agilizando certas rotinas burocráticas e otimizando o tempo gasto nas atividades.
Maximize a eficiência na gestão das despesas corporativas da sua empresa com a VOLL Wallet, uma solução integrada e inteligente para controle total dos gastos.
Com a VOLL Wallet, sua empresa pode fazer a gestão de despesas corporativas de forma dinâmica e inteligente através de carteiras digitais. Essa solução permite o controle total de todos os pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolso ou Pix.
Além disso, é possível administrar as faturas e criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.
Dessa forma, você terá controle efetivo dos gastos corporativos antes mesmo que eles aconteçam, evitando ultrapassar o orçamento.
Com a VOLL Wallet, a sua empresa precisa apenas de uma plataforma. Personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com cargos, nível, departamento ou até mesmo por cada colaborador.
É possível bloquear ou exigir aprovação para gastos por categorias ou limites de valores específicos, garantindo o cumprimento das regras estabelecidas.
Além disso, a plataforma oferece fluxos de aprovação personalizados, proporcionando uma visibilidade clara para o colaborador do motivo de pagamentos fora da política.
Também conta com a tecnologia OCR+ para auditoria de comprovantes em tempo real, automatizando a gestão de despesas e aumentando a responsabilidade e compliance da empresa.
Administre o uso de cartões corporativos de forma eficiente e integrada. É possível criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.
Isso proporciona um maior controle sobre as despesas corporativas, permitindo um controle detalhado dos gastos, evitando surpresas e garantindo o cumprimento do orçamento estabelecido.
Automatize o processo de adiantamentos e reembolsos. Essa funcionalidade elimina milhares de rotinas manuais de conferência, auditoria e pagamentos todos os meses, proporcionando mais eficiência e agilidade nos processos financeiros.
Dessa forma, os colaboradores podem solicitar adiantamentos de forma fácil e rápida e a empresa pode realizar os reembolsos de forma automática. Isso é possível porque o processo de prestação de contas acontece em tempo real, quando o colaborador está criando a solicitação.
Essa automação reduz erros e retrabalhos, além de garantir mais transparência e controle.
Personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com as necessidades da empresa.
A inteligência artificial exclusiva da VOLL Wallet aplica automaticamente os controles personalizados antes e depois de todos os pagamentos, garantindo o cumprimento das políticas estabelecidas pela empresa.
Além disso, a plataforma torna as regras de despesas corporativas compreensíveis e acessíveis a cada pagamento, garantindo que os colaboradores estejam cientes das políticas e evitando gastos não autorizados.
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