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13/01/2022
Por: Amanda Doimo

Gestão da experiência do colaborador com viagens e reembolsos: Como fazer?

Para quem trabalha com gestão de viagens corporativas, sabe que o processo de reembolso de despesas é desgastante e cansativo, em especial para o colaborador. Por isso, é uma preocupação constante, tanto do mercado quanto das empresas, em otimizar essas rotinas. 

As novas tecnologias favoreceram o surgimento de diversas soluções práticas que agilizam o processo como um todo, além de deixá-lo menos burocrático e manual. Entretanto, não se trata de apenas otimizar fluxos de trabalhos, mas de manter uma boa experiência para seus colaboradores que viajam a trabalho

A maior preocupação tem sido manter a satisfação de seus colaboradores viajantes, a fim de mantê-los motivados e produtivos. Com isso, os benefícios vão muito além de economizar e cortar gastos. Ao promover uma melhor experiência de reembolso de despesas de viagens corporativas, a empresa aumenta o desempenho da equipe e retém talentos.

Neste artigo do blog VOLL, vamos explicar um passo a passo sobre como fazer uma boa gestão da experiência do viajante corporativo em relação às rotinas de reembolso. Continue a leitura para entender como a sua empresa pode começar a aplicar esses conceitos!

O que é e por que se preocupar com a experiência do colaborador?

A experiência do colaborador, também conhecida como “employee experience” (EX), vem ganhando relevância nos últimos anos no mundo corporativo. Basicamente, diz respeito ao que o colaborador assimila, em termos de percepções subjetivas, ao interagir com uma empresa, desde o momento de sua contratação até seu desligamento.

Nesta jornada, a cultura organizacional, suas normas e regulamentos, seus incentivos e benefícios, a remuneração salarial, desenvolvimento de carreira e apoio da liderança são fatores que desempenham um papel fundamental numa experiência positiva para o colaborador. 

O colaborador que tem uma experiência positiva com a empresa em que trabalha irá trabalhar mais motivado, ser mais produtivo e estará menos disposto a trocar de emprego num curto período de tempo. Sendo assim, a empresa economiza retendo talentos e mantendo a produtividade do time em alta

Em nosso artigo, escolhemos abordar sobre a experiência do colaborador a partir do aspecto de ferramentas e tecnologias que a empresa fornece para suas equipes desempenharem seu trabalho. 

Viagens corporativas: gestão de despesas e reembolsos

Um dos processos mais desgastantes na gestão de viagens corporativas é a de reembolsos. Isso acontece porque envolve muitos processos manuais e muitas pessoas, o que pode levar ao erro humano, tornar as atividades cansativas e burocráticas. Esses processos vão desde: juntar notinhas fiscais, preencher planilhas, imprimir comprovantes, assinar, conferir, retificar despesas e aguardar a aprovação dos gastos para só então receber o reembolso. 

Para a equipe que fiscaliza e aprova os reembolsos, nem sempre esses documentos chegam organizados e da maneira correta. Essas tarefas precisam ser desempenhadas com extremo cuidado e atenção, tornando alvo de estresse e nervosismo, o que pode gerar uma clima de tensão no departamento e pode ocorrer atritos entre os envolvidos.

Desta forma, quanto menos manual e dependente das pessoas for a gestão de despesas e reembolsos de um setor de viagens corporativas, menor será a insatisfação de seus colaboradores com este processo

Um estudo realizado pela Universidade da Califórnia em 2019 constatou que “um colaborador feliz é, em média, 31% mais produtivo, três vezes mais criativo e vende 37% a mais em comparação com outros”. 

Em contrapartida, uma das pesquisas do Global Business Travel Association (GBTA) mostrou que 71% dos viajantes corporativos consideram a sua experiência com viagens de negócios na hora de validar a sua satisfação com o emprego. Sendo assim, fica claro que ter uma gestão de despesas e reembolsos eficiente traz inúmeros benefícios para a empresa

No mercado, há inúmeras soluções que surgiram nos últimos anos que facilitam essas rotinas. A seguir, vamos eleger alguns pontos a serem observados na hora de escolher qual a melhor solução para a sua empresa.

Como escolher uma ferramenta de gestão de despesas e reembolsos?

A gestão de despesas e reembolsos de viagens corporativas deve englobar o processo do começo ao fim, desde o planejamento da viagem até a prestação de contas pós viagem do colaborador viajante. 

Desta forma, é essencial que a empresa opte por uma ferramenta capaz de integrar os processos em todos estes momentos e que seja compatível com softwares e sistemas já utilizados pelas equipes. Isso evita desgastes de implantação, assegura que seus funcionários irão realmente utilizar a ferramenta e permite maior controle sobre os resultados e relatórios. 

Algumas ferramentas disponíveis no mercado abrangem apenas parte do processo, por isso, é importante que antes de contratar um serviço seja feita uma demonstração e que a equipe envolvida seja capaz de testá-la por um curto período de tempo. 

Além disso, avalie se a ferramenta em questão está realmente eliminando processos manuais, agilizando certas rotinas burocráticas e otimizando o tempo gasto nas atividades. 

Como a VOLL pode simplificar a gestão de despesas e reembolsos de sua empresa?

A VOLL é uma solução que aplica inteligência e tecnologia no universo de viagens trazendo mais praticidade, agilidade e economia. A startup, membro do Cubo Itaú e da Wayra/Vivo, traz todos esses pontos para o mundo de viagens corporativas. Em uma única plataforma, gestores e colaboradores viajantes podem planejar, executar, pagar e analisar uma viagem. Com todos os processos integrados e apresentados em uma única tela, podemos dizer que contratar a VOLL é ter o controle da gestão de viagens corporativas na palma da mão, literalmente, através do aplicativo.

A essa altura, você já deve ter percebido que a VOLL oferece uma solução inovadora em todos os sentidos, já que oferece benefícios para todos os envolvidos e ainda impacta positivamente no orçamento. Nesse tópico, então, vamos apenas organizar os 3 principais motivos que levam a esse resultado:

  • Mais controle das contratações e despesas. A plataforma VOLL permite que os gestores acompanhem toda a movimentação feita durante o planejamento, execução e pagamento das viagens corporativas de forma centralizada, com a possibilidade de analisar os dados de forma mais precisa.
  • Acesso garantido às melhores ofertas do mercado. Com o sistema da VOLL, gestores e colaboradores recebem as ofertas das maiores redes hoteleiras, companhias de mobilidade urbana e de passagens aéreas já filtradas pelo custo-benefício. Transparência que só uma travel tech inovadora pode oferecer, gerando praticidade e economia para sua empresa.
  • Apenas uma plataforma para todas as necessidades. Sua empresa não precisará contratar e investir em diferentes plataformas para a gestão das viagens corporativas. Ter apenas uma solução traz não só praticidade, mas também a possibilidade de melhor negociação e redução de despesas.
  • Maior produtividade para a equipe. Menos tempo despedido com processos burocráticos para a gestão de despesas e reembolso = mais tempo para focar no que é realmente importante para a empresa. Ou seja, além de reduzir os gastos, a VOLL pode ajudar a aumentar o faturamento, já que você e seus funcionários terão mais tempo disponível para prospecção de novos clientes/contratos.

Talvez agora você queira ver esses benefícios na prática, não é? Te convidamos a conferir como o maior grupo de educação médica do país revolucionou sua mobilidade e também a agendar uma demonstração.

Até a próxima!

Categorias: Gestão

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