Gestão de despesas corporativas
Neste artigo do blog VOLL, vamos explicar como fazer uma boa gestão da experiência do viajante corporativo em relação às rotinas de reembolso.
Para quem trabalha com gestão de viagens corporativas, sabe que o processo de reembolso de despesas é desgastante e cansativo, em especial para o colaborador. Por isso, é uma preocupação constante, tanto do mercado quanto das empresas, em otimizar essas rotinas.
As novas tecnologias favoreceram o surgimento de diversas soluções práticas que agilizam o processo como um todo, além de deixá-lo menos burocrático e manual. Entretanto, não se trata de apenas otimizar fluxos de trabalhos, mas de manter uma boa experiência para seus colaboradores que viajam a trabalho.
A maior preocupação tem sido manter a satisfação de seus colaboradores viajantes, a fim de mantê-los motivados e produtivos. Com isso, os benefícios vão muito além de economizar e cortar gastos. Ao promover uma melhor experiência de reembolso de despesas de viagens corporativas, a empresa aumenta o desempenho da equipe e retém talentos.
Neste artigo do blog VOLL, vamos explicar um passo a passo sobre como fazer uma boa gestão da experiência do viajante corporativo em relação às rotinas de reembolso. Continue a leitura para entender como a sua empresa pode começar a aplicar esses conceitos!
O que é e por que se preocupar com a experiência do colaborador?
A experiência do colaborador, também conhecida como “employee experience” (EX), vem ganhando relevância nos últimos anos no mundo corporativo. Basicamente, diz respeito ao que o colaborador assimila, em termos de percepções subjetivas, ao interagir com uma empresa, desde o momento de sua contratação até seu desligamento.
Nesta jornada, a cultura organizacional, suas normas e regulamentos, seus incentivos e benefícios, a remuneração salarial, desenvolvimento de carreira e apoio da liderança são fatores que desempenham um papel fundamental numa experiência positiva para o colaborador.
O colaborador que tem uma experiência positiva com a empresa em que trabalha irá trabalhar mais motivado, ser mais produtivo e estará menos disposto a trocar de emprego num curto período de tempo. Sendo assim, a empresa economiza retendo talentos e mantendo a produtividade do time em alta.
Em nosso artigo, escolhemos abordar sobre a experiência do colaborador a partir do aspecto de ferramentas e tecnologias que a empresa fornece para suas equipes desempenharem seu trabalho.
Viagens corporativas: gestão de despesas e reembolsos
Um dos processos mais desgastantes na gestão de viagens corporativas é a de reembolsos. Isso acontece porque envolve muitos processos manuais e muitas pessoas, o que pode levar ao erro humano, tornar as atividades cansativas e burocráticas. Esses processos vão desde: juntar notinhas fiscais, preencher planilhas, imprimir comprovantes, assinar, conferir, retificar despesas e aguardar a aprovação dos gastos para só então receber o reembolso.
Para a equipe que fiscaliza e aprova os reembolsos, nem sempre esses documentos chegam organizados e da maneira correta. Essas tarefas precisam ser desempenhadas com extremo cuidado e atenção, tornando alvo de estresse e nervosismo, o que pode gerar uma clima de tensão no departamento e pode ocorrer atritos entre os envolvidos.
Desta forma, quanto menos manual e dependente das pessoas for a gestão de despesas e reembolsos de um setor de viagens corporativas, menor será a insatisfação de seus colaboradores com este processo.
Um estudo realizado pela Universidade da Califórnia em 2019 constatou que “um colaborador feliz é, em média, 31% mais produtivo, três vezes mais criativo e vende 37% a mais em comparação com outros”.
Em contrapartida, uma das pesquisas do Global Business Travel Association (GBTA) mostrou que 71% dos viajantes corporativos consideram a sua experiência com viagens de negócios na hora de validar a sua satisfação com o emprego. Sendo assim, fica claro que ter uma gestão de despesas e reembolsos eficiente traz inúmeros benefícios para a empresa.
No mercado, há inúmeras soluções que surgiram nos últimos anos que facilitam essas rotinas. A seguir, vamos eleger alguns pontos a serem observados na hora de escolher qual a melhor solução para a sua empresa.
Como escolher uma ferramenta de gestão de despesas e reembolsos?
A gestão de despesas e reembolsos de viagens corporativas deve englobar o processo do começo ao fim, desde o planejamento da viagem até a prestação de contas pós viagem do colaborador viajante.
Desta forma, é essencial que a empresa opte por uma ferramenta capaz de integrar os processos em todos estes momentos e que seja compatível com softwares e sistemas já utilizados pelas equipes. Isso evita desgastes de implantação, assegura que seus funcionários irão realmente utilizar a ferramenta e permite maior controle sobre os resultados e relatórios.
Algumas ferramentas disponíveis no mercado abrangem apenas parte do processo, por isso, é importante que antes de contratar um serviço seja feita uma demonstração e que a equipe envolvida seja capaz de testá-la por um curto período de tempo.
Além disso, avalie se a ferramenta em questão está realmente eliminando processos manuais, agilizando certas rotinas burocráticas e otimizando o tempo gasto nas atividades.
Como a VOLL pode simplificar a gestão de despesas e reembolsos de sua empresa?
Maximize a eficiência na gestão das despesas corporativas da sua empresa com a VOLL Wallet, uma solução integrada e inteligente para controle total dos gastos.
Gestão de despesas corporativas com carteiras digitais
Com a VOLL Wallet, sua empresa pode fazer a gestão de despesas corporativas de forma dinâmica e inteligente através de carteiras digitais. Essa solução permite o controle total de todos os pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolso ou Pix.
Além disso, é possível administrar as faturas e criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.
Dessa forma, você terá controle efetivo dos gastos corporativos antes mesmo que eles aconteçam, evitando ultrapassar o orçamento.
Controle de orçamento em uma única plataforma
Com a VOLL Wallet, a sua empresa precisa apenas de uma plataforma. Personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com cargos, nível, departamento ou até mesmo por cada colaborador.
É possível bloquear ou exigir aprovação para gastos por categorias ou limites de valores específicos, garantindo o cumprimento das regras estabelecidas.
Além disso, a plataforma oferece fluxos de aprovação personalizados, proporcionando uma visibilidade clara para o colaborador do motivo de pagamentos fora da política.
Também conta com a tecnologia OCR+ para auditoria de comprovantes em tempo real, automatizando a gestão de despesas e aumentando a responsabilidade e compliance da empresa.
Cartão corporativo
Administre o uso de cartões corporativos de forma eficiente e integrada. É possível criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.
Isso proporciona um maior controle sobre as despesas corporativas, permitindo um controle detalhado dos gastos, evitando surpresas e garantindo o cumprimento do orçamento estabelecido.
Adiantamentos e reembolsos
Automatize o processo de adiantamentos e reembolsos. Essa funcionalidade elimina milhares de rotinas manuais de conferência, auditoria e pagamentos todos os meses, proporcionando mais eficiência e agilidade nos processos financeiros.
Dessa forma, os colaboradores podem solicitar adiantamentos de forma fácil e rápida e a empresa pode realizar os reembolsos de forma automática. Isso é possível porque o processo de prestação de contas acontece em tempo real, quando o colaborador está criando a solicitação.
Essa automação reduz erros e retrabalhos, além de garantir mais transparência e controle.
Política corporativas
Personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com as necessidades da empresa.
A inteligência artificial exclusiva da VOLL Wallet aplica automaticamente os controles personalizados antes e depois de todos os pagamentos, garantindo o cumprimento das políticas estabelecidas pela empresa.
Além disso, a plataforma torna as regras de despesas corporativas compreensíveis e acessíveis a cada pagamento, garantindo que os colaboradores estejam cientes das políticas e evitando gastos não autorizados.
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