Quais são as fases de estruturação de um plano de mobilidade corporativa?

Muitas empresas já possuem uma política, normativa ou um plano de mobilidade corporativa. Neste documento, constam as informações e orientações que norteiam o uso de transporte pelos colaboradores, enquanto estão em atividades que exigem trânsito, viagem ou deslocamentos.

Estes planos normalmente incluem as respostas para as perguntas:

• Posso utilizar o transporte pela empresa? (Quem)
• Em que situações posso utilizar o transporte pela empresa? (Quando)
• De que maneira devo solicitar o transporte pela empresa? (Como)
• Em caso de dúvidas ou necessidades de esclarecimentos, a quem devo recorrer? (Suporte)

Naturalmente, uma política estruturada em múltiplas ferramentas para solicitar, acompanhar e gerenciar os custos com a mobilidade de funcionários amplia o campo de visão de quem administra estes investimentos, prejudicando análises e tomadas de decisão assertivas.

Na visão do colaborador, ter que se orientar para uma operação de mobilidade difusa dificulta o uso de transporte — o qual, no entendimento estratégico de gestão administrativa, precisa ser algo simples, eficiente e com o menor custo possível.

Se a sua empresa ainda não tem um normativa estruturada para o uso de transporte por seus colaboradores, sugerimos estruturar um plano de mobilidade. A tarefa envolve muitas ações e análises; por este motivo, nossa sugestão é estruturá-la em etapas. Assim, você consegue dar a atenção e manter o foco para cada item do projeto.

Para colocar em prática a gestão da mobilidade de forma efetiva, sugerimos que alguns passos sejam seguidos. As principais fases do seu plano de mobilidade corporativa são apresentadas e detalhadas aqui, neste artigo.

Cada uma é de suma importância para o projeto e deve ser configuradas em ordem, para êxito da implantação e entregas. São elas: Preparação, Diagnóstico, Elaboração, Implementação e Monitoramento.

Parte integral desta estruturação, a Comunicação do plano deve ser transversal e estar presente em todas as cinco fases.

Fase 1: Preparação

A primeira fase do plano de mobilidade corporativa tem como objetivo mapear as necessidades, condições de aplicação e interesses envolvidos na implantação e na execução do planejamento. Desta forma, é importante percorrer as seguintes ações, neste momento da estruturação do seu plano de mobilidade corporativa:

• Identificar necessidades.
• Sensibilizar a diretoria.
• Mapear atores envolvidos.
• Formar comitê gestor.
• Definir gestor de mobilidade e equipe técnica envolvida.

Nesta etapa, a Comunicação exerce um papel importante no início do processo. Seus principais objetivos, neste momento, devem ser:

• Mostrar para a diretoria (ou para os tomadores de decisão envolvidos na gestão de transporte, viagens ou mobilidade da sua empresa) a importância do engajamento dos colaboradores envolvidos na estruturação do plano de mobilidade.
• Definir responsáveis pela comunicação.

Fase 2: Diagnóstico

Sua empresa pertence a um segmento de negócio específico, e também tem uma cultura e perfil próprios. Não é porque você trabalha em uma organização do segmento bancário que necessariamente você irá se comportar, no que tange a mobilidade de seus colaboradores, da mesma maneira como os demais bancos do mercado.

Variações de localização da matriz, perfil de abordagem comercial, estruturação do organograma e, inclusive, o momento de mercado (expansão, consolidação, recuperação etc.) impactam diretamente no raio-x de sua gestão de mobilidade, que precisa ser apurado nesta etapa do plano de mobilidade corporativa.

Por estes motivos, esta fase é de extrema importância, pois ela irá ditar as prioridades e pontos de atenção das próximas.

• Levantar ações realizadas.
• Conhecer estrutura e políticas da empresa.
• Análise da dados (big e small data).
• Levantar oferta de transporte e de serviços no entorno.
• Realizar pesquisa com colaboradores.

A Comunicação desta fase, igualmente com na anterior, tem um papel estratégico e precisa se atentar às ações que estimulem o engajamento iterativo dos envolvidos:

• Comunicar a importância da pesquisa aos colaboradores.
• Divulgar os resultados do diagnóstico.

Fase 3: Elaboração

Com o diagnóstico elaborado, esta fase destina-se ao planejamento de mobilidade da empresa. Neste momento, é muito importante garantir que as variáveis envolvidas neste plano tenham sido consideradas (e.g. perfil de uso de transporte, motivos de uso de transporte, localizações — não se esqueça de considerar se sua empresa faz uso de transporte fora do país — e necessidades de deslocamento de diferentes equipes da organização).

• Analisar resultados do diagnóstico.
• Definir objetivos, estratégias, ações, metas e indicadores.
• Levantar orçamento disponível.
• Elaborar plano de ação com prazos.

As ações de comunicação nesta etapa são também importantes, pois compartilham o objetivo mais latente de engajamento de todos os administradores, gestores e utilizadores de transporte pela empresa. Lembre-se de:

• Definir plano de comunicação.
• Elaborar materiais de comunicação.
• Sensibilizar funcionários sobre a importância da mobilidade para os negócios da empresa.

Fase 4: Implementação

A definição dos objetivos, atrelada às necessidade apuradas nas primeiras fases do projeto, precisam sair do papel. E é nesta fase em que o estudo, planejamento e expectativas tomam forma.

Na implementação, é comum que ajustes de percurso precisem ser realizados. Não se preocupe se alguma modificação precisar ser feita; neste momento, adaptações que beneficiem a entrega final do projeto e seus resultados e entregas são muito bem-vindas.

Seus objetivos, neste momento, devem ser:

• Estabelecer parcerias com especialistas em implantação de planos de mobilidade corporativa.
• Implementar plano de ação.
• Realizar a gestão da implementação.

Novamente, todo o envolvimento e engajamento estimulados nas fases anteriores deve tomar forma neste momento. Mesmo durante a implementação do plano de mobilidade corporativa, é preciso evidenciar as pequenas vitórias; cada passo dado é de suma importância para a entrega maior e assim os colaboradores envolvidos precisam enxergá-lo.

• Comunicar ações implementadas.
• Divulgar e premiar bons resultados.

Fase 5: Monitoramento

O monitoramento contempla a análise de metas, indicadores e efetividade das ações implantadas, além de possíveis revisões do plano. Após a completa implantação das medidas do plano, a empresa pode criar um programa permanente de Gestão da Mobilidade Corporativa — ou Gestão da Demanda de Viagens (GDV).

• Analisar medidas implantadas.
• Acompanhar metas e indicadores.
• Verificar necessidade de revisão do plano.
• Elaborar relatório/report.
• Criar um programa permanente.

Os objetivos da Comunicação, neste momento, devem ser:

• Divulgar indicadores e metas alcançadas.
• Informar eventuais revisões e alterações no plano.

Precisa de ajuda para criar o seu plano de gestão de mobilidade? Entre em contato com a VOLL, para te auxiliarmos: contato@govoll.com.

Este artigo foi criado a partir da referência de um material produzido pela EY em parceria com a Mobilize Brasil, disponível na íntegra neste link.