Expense Management: o que é e como aplicar num guia completo

No atual cenário empresarial, em constante evolução, o expense management é um aspecto crucial para manter a rentabilidade e garantir o sucesso a longo prazo. O expense management, no entanto, é frequentemente descuidado, o que pode levar a ineficiências, gastos excessivos e queda da produtividade.

Apesar de ser essencial para manter a rentabilidade e garantir o sucesso de uma empresa a longo prazo, o expense management é frequentemente descuidado e pode levar a ineficiências, gastos excessivos e queda da produtividade.

A gestão de despesas contribui para o crescimento e a sustentabilidade de uma empresa e ainda permite que os gestores tenham uma visão clara dos gastos e possam tomar decisões embasadas em dados concretos. Além disso, ajuda no aumento da lucratividade e na melhoria da saúde financeira da empresa.

Neste guia, listamos alguns dos principais tipos de despesas corporativas e seus meios de pagamento, ao mesmo tempo que exploramos a importância do expense management e como implementá-lo na sua empresa de forma eficiente. Confira!

O que é uma despesa corporativa?

Despesa corporativa é o nome que se dá a qualquer gasto que o colaborador faz enquanto está a serviço da empresa.

Quais são os tipos de despesas corporativas?

Alguns exemplos de tipos de despesas com as quais as empresas devem arcar são:

• Passagens aéreas e transporte: Inclui custos de passagens aéreas para viagens nacionais e internacionais, além de transporte terrestre como aluguel de carros, táxis, serviços de transporte por aplicativo e transporte público.

• Hospedagem: Diárias em hotéis ou acomodações de aluguéis de curto prazo e outras taxas relacionadas, como uso de Wi-Fi, estacionamento e serviços de quarto.

• Alimentação: Refere-se aos custos de refeições durante a viagem, bem como despesas relacionadas a jantares de negócios ou eventos sociais.

• Inscrições e taxas de eventos: Taxas de inscrição para participar de conferências, seminários, workshops, treinamentos, entre outros.

• Comunicações: Custos de roaming internacional, chamadas telefônicas e acesso à internet.

• Seguros de viagem: Para a cobertura de cancelamentos, emergências médicas e outros imprevistos durante a viagem.

Quais são os meios de pagamento para despesas corporativas?

Alguns dos meios de pagamento mais utilizados pelas empresas são:

• Cartão de crédito corporativo: Permite que empresas paguem despesas dos funcionários com uma linha de crédito. Oferece taxas de juros mais baixas e programas de milhagem, mas pode ser difícil de controlar.
• Faturamento: Usado para despesas com fornecedores e viagens, onde uma fatura é enviada à empresa. Permite pagamento posterior, mas pode incluir taxas de administração de agências, sendo menos vantajoso para quem deseja evitar esses custos.
• Reembolso: Método manual para cobrir despesas de trabalho. Geralmente, requer que o departamento financeiro verifique os comprovantes e notas fiscais e depende da organização dos funcionários para coletar e apresentar a documentação necessária para o reembolso corporativo.
• Adiantamento: Envolve a aprovação prévia de valores para uso pelos funcionários, sem necessidade de desembolso pessoal. A desvantagem desse meio de pagamento é que a auditoria é difícil, pois há pouco controle sobre os gastos, e riscos como atrasos na prestação de contas e uso indevido.
• Sistema de gestão de despesas corporativas: Também é possível utilizar sistemas específicos para a gestão de despesas, o que ajuda a garantir maior conformidade com as políticas da empresa. É a forma mais simples de unificar os gastos e ainda produzir relatórios mais detalhados.

O que é expense management? E para que serve?

Expense management refere-se à prática de controlar, registrar e analisar as despesas de uma empresa.

O objetivo principal da gestão de despesas corporativas é garantir que os recursos financeiros sejam utilizados de forma eficiente. Isso significa evitar desperdícios, identificar oportunidades de redução de custos e direcionar os investimentos para as áreas que trazem maior retorno para a empresa.

Por que é importante fazer a gestão de despesas corporativas? 

O gerenciamento de despesas é fundamental para garantir a saúde financeira de uma empresa. Além disso, o expense management proporciona benefícios como:

• Melhoria da rentabilidade: Ao monitorar e analisar as despesas, as empresas podem identificar áreas de gastos excessivos e encontrar maneiras de reduzir custos desnecessários.

• Cumprimento de políticas e regulamentações: Um sistema de expense management bem implementado ajuda as empresas a garantir que estejam em conformidade com as políticas internas e regulamentações externas, como regras fiscais e de auditoria.

• Mais informações para a tomada de decisões: Com relatórios detalhados e análises de dados, você pode identificar tendências de gastos, avaliar o ROI de várias iniciativas e tomar decisões mais informadas sobre onde alocar recursos.

• Redução de riscos: Ao gerir analisar as despesas geradas, a empresa pode identificar possíveis fraudes, inconformidades financeiras, ineficiências operacionais e desperdícios. Dessa forma, reduz o risco de sofrer com prejuízos e problemas futuros.

Como implementar o expense management? 

Para implementar um sistema de expense management eficiente, as empresas devem considerar os seguintes passos:

Estabeleça uma política de despesas corporativas

As empresas devem criar políticas claras sobre despesas, incluindo regras para viagens corporativas, reembolsos, entretenimento e outros gastos.

 Além disso, é importante manter uma constante revisão e atualização dessas políticas para acompanhar as mudanças no mercado e garantir que a empresa esteja sempre alinhada com as melhores práticas de gestão financeira.

Faça a revisão periódica e o monitoramento das despesas

As empresas devem analisar regularmente as despesas para identificar tendências, gastos excessivos e áreas de melhoria.

Além disso, um monitoramento contínuo das despesas permite que as empresas identifiquem rapidamente problemas e tomem medidas corretivas.

Estabeleça um orçamento para cada categoria de despesa

Defina limites de gastos para cada departamento e categoria de despesas, alinhados com as metas e a estratégia da empresa. 

Depois de estabelecido, esse orçamento deve ser compartilhado com os colaboradores, que precisam estar cientes sobre os limites de gasto e em quais categorias se enquadram.

Treine seus colaboradores

Para garantir o sucesso da implementação de um sistema de expense management, é essencial treinar os colaboradores sobre as políticas, procedimentos e ferramentas utilizadas. 

Ao mesmo tempo, é importante que eles tenham um certo nível de autonomia para que se sintam valorizados e motivados.

Automatize os processos

A automatização dos processos de expense management pode reduzir os erros manuais, acelerar a aprovação e o reembolso de despesas, e facilitar a análise de dados. 

Os sistemas de expense management podem ajudar as empresas a controlar e analisar as despesas de forma eficiente, pois, permitem um controle total de despesas em uma única plataforma, aplicando automaticamente seus controles personalizados antes e depois de todos os pagamentos.

Como otimizar a gestão de despesas corporativas da minha empresa?

A gestão de despesas corporativas geralmente envolve diversos sistemas, relatórios e pedidos a serem processados, além de vários departamentos de uma empresa.

Para garantir a eficiência da gestão de todos os gastos gerados, os gestores podem contar com um sistema de expense management, que, como já mencionamos neste artigo, ajuda a garantir maior conformidade com as políticas da empresa.

A VOLL Wallet é a única solução que permite o controle e a gestão completa de meios de pagamentos, reembolsos, adiantamentos e cartões corporativos integrados a um sistema de prestação de contas em tempo real. 

Através de uma plataforma prática e intuitiva, você acompanha todas as despesas corporativas, limites e políticas de despesas da sua empresa em tempo real, ao mesmo tempo que automatiza os pedidos de reembolso e o fluxo de aprovação.

Você também pode definir orçamentos para cada carteira e alocar valores para colaboradores, equipes ou grupos específicos. Além disso, é possível selecionar quais meios de pagamento podem ser utilizados para pagar cada tipo de despesa e até oferecer um cartão ou pix corporativo virtual para cada colaborador.

Por isso, chega de perder tempo com conciliação de cartão de crédito e revisando manualmente os relatórios de despesas corporativas e correndo o risco de deixar passar aquelas que realmente necessitam de uma análise mais detalhada.

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