De acordo com uma pesquisa recente da GBTA (Global Business Travel Association), mais de 40% das empresas relatam que as falhas na gestão de viagens corporativas geram prejuízos financeiros e impactos na eficiência operacional.
Devido à complexidade envolvida no processo, que vai desde o planejamento até a execução das viagens, esses erros podem ocorrer inclusive entre profissionais experientes e, como resultado, as empresas precisam lidar com o desperdício de recursos, com o aumento de custos e até mesmo com a redução da produtividade dos colaboradores.
Por isso, listamos neste guia quais são os 10 erros mais comuns na gestão de viagens corporativas e o que os profissionais que atuam na área podem fazer para evitá-los.
A gestão de viagens corporativas é um conjunto de práticas relacionadas à administração de todos os aspectos relacionados a viagens de negócios.
O objetivo principal de gerir as viagens corporativas é garantir que elas atendam às necessidades da empresa sem que seu orçamento seja comprometido - tudo isso, claro, sem abrir mão da segurança e satisfação dos colaboradores.
A maior parte dos erros acontece por fatores como:
Deixar para organizar as viagens em cima da hora pode gerar custos mais altos com passagens e hospedagem, além de dificultar a agenda dos colaboradores. Segundo uma pesquisa realizada pela ABAV, erros no planejamento podem elevar os custos de uma viagem em até 30%. Planejar com antecedência ajuda a otimizar os recursos e garante que a viagem ocorra de forma tranquila e eficiente.
A falta de uma política de viagens corporativas gera insegurança e pode resultar em decisões inconsistentes sobre despesas, acomodações e transporte. Estudos apontam que empresas sem uma política definida gastam até 40% a mais com viagens corporativas, o que reforça que ter diretrizes definidas ajuda a manter a padronização e controle nos processos.
Sem um sistema eficiente para monitorar as despesas de viagens, as empresas podem enfrentar custos inesperados ou excessivos. De acordo com um levantamento da Global Business Travel Association (GBTA), o controle inadequado de custos leva a um aumento de até 25% nas despesas com viagens. Isso pode ser evitado com a implementação de um sistema de gestão integrada, que permita o acompanhamento das despesas em tempo real.
Gerir viagens manualmente ou sem o suporte de plataformas especializadas pode levar a falhas no acompanhamento, extravios de informações e perda de controle. A falta de ferramentas digitais é apontada como uma das principais causas de ineficiência, com empresas gastando até 15% mais do que o necessário devido ao uso de processos manuais. Plataformas digitais de gestão de viagens ajudam a centralizar dados e a garantir mais eficiência no processo.
Erros como o extravio de comprovantes de despesas ou falta de documentação para reembolsos são comuns quando não há um controle adequado. Estudos mostram que 50% das empresas enfrentam problemas financeiros por falta de organização no armazenamento de documentos. Isso pode ser evitado com sistemas que organizam e armazenam os documentos de forma segura e acessível.
Não disponibilizar opções flexíveis de transporte pode gerar desconforto para os colaboradores e aumentar os custos das viagens. Pesquisas indicam que 20% dos custos de viagens podem ser reduzidos quando há flexibilidade na escolha do transporte. Sempre que possível, oferecer alternativas de transporte e analisar a viabilidade de cada uma pode otimizar as viagens.
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Colaboradores sem um treinamento adequado sobre como seguir a política de viagens da empresa e gerenciar seus próprios deslocamentos podem causar confusão e erros. Empresas com programas de treinamento para viajantes corporativos conseguem reduzir erros em até 35%.
Focar apenas nos custos e na logística pode afetar o bem-estar dos colaboradores. Viagens longas ou mal planejadas podem gerar desconforto, prejudicando o desempenho no trabalho. Segundo a GBTA, o desgaste físico e mental de viagens mal planejadas afeta a produtividade de até 45% dos colaboradores. O bem-estar deve ser um ponto de consideração no planejamento das viagens.
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Não ter visibilidade sobre os deslocamentos durante as viagens pode resultar em falhas no controle de jornada ou na tomada de decisões importantes em tempo hábil. Estudos indicam que empresas com controle de visibilidade em tempo real reduzem em 20% os custos operacionais relacionados a viagens.
Não avaliar os resultados das viagens corporativas e não analisar os dados de custos e produtividade pode prejudicar a melhoria contínua do processo. De acordo com a Aberdeen Group, empresas que realizam auditorias regulares nas viagens economizam até 12% por ano em custos. Realizar auditorias regulares e análises pós-viagem é essencial para identificar falhas e implementar melhorias.
Saiba mais em: Relatórios de despesas (RDV): como estruturar e analisar.
A falta de comunicação entre as equipes envolvidas na gestão de viagens corporativas pode gerar falhas no processo. Estudos apontam que 18% das falhas operacionais nas viagens estão relacionadas à comunicação ineficaz entre departamentos. Ter um alinhamento claro entre as equipes de RH, compras e gestão de viagens ajuda a evitar confusões e a melhorar a coordenação.
Ignorar práticas sustentáveis nas viagens corporativas pode gerar impactos negativos tanto financeiramente quanto em termos de imagem da empresa. Segundo a GBTA, 34% dos viajantes preferem empresas que adotam práticas sustentáveis. A adoção de alternativas de transporte ecológicas e a escolha de hospedagens com certificações ambientais são ações importantes a serem consideradas.
A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e desenvolveu uma solução integrada que otimiza o controle de viagens corporativas, facilitando desde a reserva até a prestação de contas desses deslocamentos.
Utilizando uma tecnologia exclusiva, a VOLL oferece vantagens como:
Centralização das informações: Nosso sistema permite armazenar todos os dados da viagem em um único lugar, evitando a desorganização e facilitando o acesso rápido às informações.
Planejamento e controle do orçamento: A plataforma também possibilita a previsão de custos e permite o planejamento antecipado, o que ajuda a evitar surpresas financeiras.
Gestão de despesas: Com a VOLL, é possível controlar as despesas em tempo real e garantir que todos os gastos estejam dentro do orçamento estipulado pela empresa. Além disso, a plataforma também facilita o processo de reembolso de despesas.
Monitoramento de viagens: Os gestores podem acompanhar a viagem em tempo real para ter total visibilidade sobre a agenda e o status de cada deslocamento.
Automação de processos: A automação de processos reduz a burocracia e elimina erros comuns na gestão manual de viagens, garantindo mais eficiência e precisão no controle das viagens corporativas.
Adequação à política da empresa: Os gestores também podem personalizar as funcionalidades e opções disponíveis de acordo com a política de viagens da empresa.
Com essas e outras diversas funcionalidades, os gestores de viagens corporativas conseguem reduzir riscos financeiros, melhorar a previsibilidade orçamentária e dedicar mais tempo ao planejamento estratégico, em vez de apenas focar na otimização de custos a curto prazo.
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