Duty of Care nas viagens corporativas: o guia definitivo

A expressão “Duty of Care” já faz parte do seu vocabulário de gestor de viagens?

Traduzido ao pé da letra, significa “dever de cuidado“. Mas na prática, o que isso significa para você e sua equipe de trabalho? E mais, o que isso representa para seus viajantes?

Duty of Care é a obrigação que as empresas têm de proteger a segurança, o bem-estar e a saúde de seus colaboradores, especialmente quando estão em viagens corporativas.

Dessa forma, esse dever de cuidado é um elemento central na gestão eficaz de viagens e pode representar a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma viagem de negócios.

Neste extenso guia, vamos dissecar o Duty of Care e sua essencialidade nas viagens corporativas. Prepare-se para uma jornada de aprendizado e descoberta!

O Papel do Duty of Care em Viagens Corporativas

Ao planejar uma viagem de negócios, muitos fatores devem ser levados em consideração. Desde a logística do transporte até o conforto do alojamento, cada detalhe conta. Mas há um aspecto que supera todos os outros em importância: a segurança e bem-estar do viajante. 

Como gestor de viagens, é sua responsabilidade garantir que seus viajantes estejam seguros e protegidos durante todo o tempo que estiverem fora.

Este dever de cuidado estende-se a todas as partes da viagem, incluindo, mas não se limitando a: planejamento de viagem, transporte, alojamento, alimentação e, especialmente, em situações de emergência.

Como o Duty of Care Afeta a Satisfação do Funcionário

O Duty of Care não é apenas uma questão legal e moral, mas também uma ferramenta poderosa para melhorar a satisfação e a lealdade do funcionário. Isto é, quando um colaborador sente que sua empresa se preocupa com seu bem-estar, ele se sente mais valorizado e comprometido.

Além disso, um programa de Duty of Care eficaz pode evitar problemas legais e danos à reputação da empresa. Sendo assim, em caso de um incidente durante uma viagem de negócios, a empresa pode ser responsabilizada se não tiver tomado todas as precauções razoáveis para proteger o funcionário.

Desmistificando o Duty of Care

Entender o Duty of Care vai além de simplesmente perceber a sua importância – é necessário saber como colocá-lo em prática. Assim, o Duty of Care eficaz passa por estabelecer políticas claras de viagem e segurança.

Estas devem incluir procedimentos para situações de emergência, como desastres naturais ou problemas de saúde.

O treinamento adequado para os colaboradores é igualmente importante. Antes de viajar, eles precisam estar cientes dos possíveis riscos associados ao destino e saber como agir em caso de emergência.

Além disso, ter um sistema de rastreamento eficaz é fundamental. Saber onde estão os colaboradores a qualquer momento é crucial para que a empresa possa prestar assistência imediata, caso seja necessário.

Aspectos do Duty of Care

Agora que já demos um panorama sobre o Duty of Care, vamos mergulhar mais fundo.

Os viajantes corporativos também precisam estar mentalmente preparados para lidar com o estresse que pode surgir durante a viagem, seja ele causado por atrasos nos voos, dificuldades de comunicação em um país estrangeiro, ou até mesmo a sensação de solidão que pode surgir ao estar longe de casa por períodos prolongados.

Saúde Física

A saúde física é um dos aspectos cruciais do Duty of Care. Inclui garantir que o viajante esteja bem preparado para a viagem, com vacinas adequadas e um kit de primeiros socorros. Empresas como a Johnson & Johnson priorizam a saúde física, fornecendo check-ups regulares antes das viagens.

Segurança Pessoal

A segurança pessoal é outro aspecto vital. Inclui orientações de segurança, rastreamento de localização e acesso a assistência 24/7. Grandes empresas, como a Apple, investem pesado em tecnologia para rastreamento e segurança pessoal.

Saúde Mental

O Duty of Care também abrange a saúde mental. As organizações precisam oferecer apoio aos funcionários que enfrentam estresse, ansiedade ou depressão. A Siemens, por exemplo, tem um programa dedicado ao bem-estar mental de seus viajantes corporativos.

Aspectos Jurídicos

Cada país tem suas leis e regulamentos. O Duty of Care também exige que as organizações estejam cientes e cumpram todas as normas jurídicas aplicáveis. A PwC mantém uma equipe jurídica para lidar com questões jurídicas relacionadas a viagens corporativas.

Foco na Segurança

Ao implementar o Duty of Care, a segurança deve ser uma prioridade. Isso inclui preparação adequada antes da viagem, como sessões de treinamento de segurança e garantir que todos os requisitos de viagem, como vistos e vacinas, estejam em dia. Durante a viagem, os viajantes devem ter fácil acesso a assistência em caso de emergências.

Ferramentas para Implementar o Duty of Care

Existem várias ferramentas e serviços disponíveis para ajudar as empresas a implementar efetivamente o Duty of Care. Estes podem incluir aplicativos de rastreamento de viagens, serviços de assistência em viagens, treinamentos de segurança para os viajantes, entre outros.

É importante que a escolha dessas ferramentas seja adaptada às necessidades específicas de cada empresa. Por exemplo, uma empresa que envia frequentemente seus colaboradores para destinos de alto risco pode precisar de um nível de assistência e suporte mais robusto do que uma que realiza a maioria de suas viagens de negócios em áreas de baixo risco.

Como Implementar o Duty of Care: Exemplos e Casos de Sucesso

A implementação eficaz desse princípio no cotidiano organizacional pode se mostrar desafiadora, porém, ao seguirmos alguns passos podemos simplificar esse processo.

Conhecendo Seu Público

A implementação eficaz do Duty of Care, princípio que define o dever das empresas de garantir a segurança e bem-estar de seus colaboradores durante viagens corporativas, inicia-se com o conhecimento aprofundado do público ao qual se destina. Este não é apenas um primeiro passo, mas a pedra fundamental na estruturação de políticas de cuidado eficazes e realmente centradas nos usuários.

Em uma organização com uma gama diversificada de colaboradores, cada indivíduo terá necessidades e comportamentos distintos quando se trata de viagens corporativas. Alguns podem ser experientes globetrotters, acostumados a navegar por aeroportos e adaptar-se a diferentes fusos horários. Outros podem ser menos experientes ou até mesmo ansiosos com a ideia de viajar, necessitando de suporte adicional.

É importante identificar, por exemplo, se a maioria dos colaboradores viaja frequentemente para regiões de alto risco. Nesse caso, a implementação de políticas de segurança mais rígidas torna-se uma necessidade incontornável. Para esses viajantes, treinamentos focados em questões de segurança, informações detalhadas sobre o local de destino e medidas preventivas podem fazer uma grande diferença.

Como podemos conhecer essas nuances e necessidades variáveis? A chave está em investir em pesquisas internas e análises de dados.

Pesquisas anônimas podem ser realizadas para coletar feedback direto dos colaboradores sobre suas experiências de viagem, preocupações e sugestões. Certamente, isso pode ser complementado pela análise de dados de viagens passadas para identificar padrões, tendências e áreas de risco.

A análise dessas informações pode desvendar insights valiosos sobre os desafios enfrentados pelos colaboradores durante as viagens e as áreas em que o Duty of Care pode ser reforçado. Portanto, esse conhecimento do público não é apenas um primeiro passo, mas um processo contínuo que deve acompanhar a evolução da empresa e de suas necessidades de viagem.

Treinamentos e Preparação

Ademais, uma das estratégias mais eficazes para garantir o bem-estar dos colaboradores em viagens corporativas é investir em sua preparação adequada. Esta é uma área na qual o Google, reconhecido mundialmente por sua cultura de inovação e cuidado com os funcionários, brilha como um exemplo.

A preparação, em sua essência, visa equipar os colaboradores com o conhecimento e as habilidades necessárias para lidar com uma variedade de situações que possam encontrar durante suas viagens. Isto pode incluir, mas não está limitado a, treinamentos de primeiros socorros, informações detalhadas sobre o destino, e orientações de segurança.

O treinamento de primeiros socorros, por exemplo, pode preparar colaboradores para lidar com emergências médicas, enquanto informações detalhadas sobre o destino podem ajudá-los a entender melhor a cultura local, leis, e potenciais riscos, facilitando a adaptação e a tomada de decisões informadas.

Monitoramento Contínuo

O monitoramento contínuo dos colaboradores durante as viagens corporativas é uma medida essencial de Duty of Care, e é aqui que a Shell, a multinacional de petróleo e gás, estabelece o padrão de excelência.

A implementação de sistemas avançados de rastreamento e comunicação permite que a Shell tenha uma visão clara e atualizada da localização de seus colaboradores. Este monitoramento constante não só dá à empresa uma ideia precisa do bem-estar de seus colaboradores, mas também facilita a rápida comunicação e ação em caso de emergência.

Assistência 24/7

A disponibilidade de uma linha de assistência 24/7 é um elemento vital para um eficaz Duty of Care em viagens corporativas. Afinal, incidentes não ocorrem apenas no horário comercial, e podem acontecer em qualquer lugar, a qualquer hora, exigindo uma resposta rápida e efetiva.

Essa linha de assistência pode abordar uma variedade de questões – desde emergências de saúde e segurança até dúvidas logísticas ou suporte a viagens. Por exemplo, um colaborador pode ficar doente no meio da noite em um fuso horário diferente, ou pode ter perdido um voo e precisa de ajuda para reorganizar seus planos de viagem.

Um serviço de assistência 24/7 pode oferecer suporte rápido e eficaz em tais situações, garantindo que o colaborador tenha a orientação e o apoio necessários para lidar com o incidente. Além disso, sabendo que existe um recurso de assistência disponível a qualquer momento, os colaboradores podem se sentir mais seguros e apoiados durante suas viagens.

No entanto, a implementação de um serviço de assistência 24/7 eficaz exige um compromisso significativo de recursos. Requer a disponibilidade de uma equipe de suporte competente e treinada, sistemas robustos de gerenciamento de chamadas e uma rede de fornecedores de serviços locais que possam ser mobilizados quando necessário. 

Isso também pode envolver a criação de protocolos claros para lidar com diferentes tipos de incidentes.

Apoio à Saúde Mental

A saúde mental dos colaboradores é um aspecto crucial do Duty of Care. As viagens corporativas, embora possam proporcionar oportunidades inovadoras e experiências enriquecedoras, também podem trazer consigo uma série de desafios psicológicos. O estresse da viagem, a pressão dos compromissos de trabalho, a solidão de estar longe de casa, e o ajuste a diferentes culturas e fusos horários podem levar a problemas de saúde mental.

Nesse cenário, as organizações precisam dar um passo à frente para garantir que o apoio psicológico adequado seja disponibilizado para os colaboradores em viagem.

Pode ser na forma de uma linha de apoio disponível 24/7 para os colaboradores que precisam falar com alguém quando estão lutando com questões de saúde mental enquanto estão fora.

O apoio à saúde mental pode até mesmo se estender após a viagem, com sessões de descompressão para ajudar os colaboradores a processar suas experiências e readaptar-se à vida no escritório.

Não é apenas a coisa certa a fazer do ponto de vista humanitário, mas também faz sentido comercial. Colaboradores que se sentem apoiados em suas necessidades de saúde mental são mais propensos a se sentir satisfeitos, engajados e leais à empresa. 

Além disso, eles são mais capazes de desempenhar suas funções efetivamente, contribuindo assim para o sucesso geral da organização.

Revisão e Melhoria Constante

A implementação do Duty of Care não é um evento único, mas um processo contínuo que exige atenção constante para manter sua eficácia. É vital estar sempre em busca de oportunidades para melhorar e aperfeiçoar as políticas e práticas existentes.

Revisões regulares das políticas e procedimentos de Duty of Care podem ajudar a identificar lacunas ou áreas de melhoria. As mudanças nas circunstâncias dos negócios, nos destinos de viagem ou no perfil de risco dos colaboradores podem exigir ajustes nas práticas atuais. Da mesma forma, as mudanças na legislação ou nas normas da indústria podem exigir atualizações na política de Duty of Care.

O feedback dos colaboradores que viajam é outra fonte inestimável de informação para melhorar o Duty of Care. Eles são os principais beneficiários dessas políticas e têm uma visão direta de sua eficácia. Através de pesquisas regulares, reuniões de feedback e canais de comunicação abertos, as organizações podem ganhar insights valiosos sobre o que está funcionando bem e o que precisa ser melhorado.

As melhorias podem variar desde pequenos ajustes nos procedimentos existentes até grandes mudanças nas políticas de viagem. Independentemente do escopo da mudança, o objetivo é sempre o mesmo: garantir que os colaboradores estejam seguros e apoiados em suas viagens a trabalho.

O Papel da VOLL na Implementação do Duty of Care

Na VOLL, entendemos a importância do Duty of Care e ajudamos nossos clientes a implementá-lo de maneira eficaz. Nós fornecemos informações atualizadas sobre condições de segurança em destinos de viagem, auxiliamos na criação de políticas de viagens corporativas sólidas e oferecemos suporte 24/7 aos colaboradores durante suas viagens.

Implementar o Duty of Care não é apenas uma obrigação legal, mas também um investimento no bem-estar de seus funcionários.

O Duty of Care bem implementado pode fazer uma enorme diferença no bem-estar dos colaboradores em viagens. Com a abordagem correta e o exemplo de grandes empresas, você pode criar um ambiente seguro e acolhedor para seus colaboradores.

Lembre-se, na VOLL estamos sempre prontos para auxiliar na implementação eficaz do Duty of Care. Entre em contato conosco para saber mais!

Até a próxima! 😉